Sieben Ratschläge für das Reisekostenmanagement im Mittelstand

Cleveres Reisekostenmanagement

Stetig sind Unternehmen auf der Suche nach neuen Einsparpotenzialen. Besonders bei Geschäftsreisen kann der Mittelstand einsparen. Dabei brauchen Reisende beim Einsatz von cleveren Systemen nicht einmal auf den Komfort verzichten.

Das Unternehmensvorstände und Finanz-Chefs bei der Suche nach Einsparpotenzialen oftmals übersehen: Ausgaben für Geschäftsreisen sind in den meisten Organisationen der zweitgrößte, kontrollierbare Kostenblock – gleich nach Löhnen und Gehältern.

Laut den Ergebnissen des Marktforschungsinstituts PhoCusRight haben die Gesamtausgaben für Reisen von 2011 bis 2014 in Deutschland kontinuierlich zugenommen [1]. Ein Trend, der sich möglicherweise noch weiter fortsetzt. Wie können Unternehmen also clever bei den Reisekosten einsparen, ohne dass ihre Mitarbeiter auf Komfort verzichten müssen? Mit detaillierten Analysen und automatisierten Lösungen können Unternehmen ihre Reiserichtlinien an die Anforderungen der Mitarbeiter anpassen: So lässt sich nachvollziehen, wie effizient Arbeitnehmer ihre Reisekosten nutzen und wie vorteilhaft Verträge mit Fluglinien und Hotelanbietern ausgestaltet sind. Diese sieben Ratschläge bieten Einsparpotenzial:

1. Reisekostenrichtlinie erstellen und einhalten

Buchungen bei bevorzugten Anbietern, die Reduzierung nicht gewünschter Ausgaben und die schnelle, korrekte Freigabe von Reisekosten – all diese Bestandteile einer Reisekostenrichtlinie helfen, Geld zu sparen. Die Reisekostenrichtlinien werden dabei direkt in eine Komplettlösung zum Reisemanagement integriert und so in jedem Schritt des Geschäftsreiseprozesses automatisch angewandt – von der Reisebuchung bis hin zur Rückerstattung. Im Gesamtdurchschnitt deutscher Unternehmen besteht noch Aufholbedarf bei der Reisekostenrichtlinie als wichtigstem Instrument für Kosteneinsparungen: Laut VDR (Verband Deutsches Reisemanagement e.V.) gibt es hochgerechnet in nur knapp jedem zweiten deutschen Unternehmen (46 Prozent) ab zehn Mitarbeitern eine Reiserichtlinie.

2. Genaue Analyse der Ist-Ausgaben für Geschäftsreisen

Reisemanagement-Systeme bieten eine detaillierte grafische Analyse der Ausgaben für Geschäftsreisen. Die Auswertung der Daten kann dabei helfen, die Reisekostenrichtlinie begründbar aufzustellen oder zu verändern. Außerdem können auch die Informationen früherer Ausgaben schnell und einfach im System abgerufen werden, um Vergleiche anstellen zu können. Detaillierte Analysen – sowohl bei Planung und Buchung als auch bei der Reisekostenabrechnung, Freigabe und Zahlung – ermöglichen eine genaue Erfolgsmessung. Das haben viele Unternehmen nötig, denn laut aktueller Studie von Concur und techconsult überschreiten 40 Prozent der Unternehmen ihr geplantes Budget für Reisekosten.

3. Berücksichtigung der Unternehmenskultur und Mitarbeitermotivation

Reisekostenrichtlinien variieren je nach Unternehmen beziehungsweise Branche. Deshalb müssen automatisierte Lösungen an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden. Ratsam ist zudem eine Zusammenstellung der wichtigsten Regeln und Vorgaben: So wissen alle Mitarbeiter, was erlaubt ist und woran sie sich halten müssen. Zudem sollten sie wissen, welche Ausgaben innerhalb des Ausgabenrahmens liegen und ob sie ihr Reiseverhalten eventuell ändern sollten. Concur arbeitet zum Beispiel mit einem sogenannten »Ampelsystem«: Bei grün kann die Reise problemlos gebucht werden, bei rot bedarf es der Freigabe des Vorgesetzten, bei gelb wird dieser lediglich über die Buchung informiert. Was in den USA bereits etabliert ist, wird in Zukunft auch in Deutschland an Bedeutung gewinnen – das Thema »Gamification« beim Geschäftsreisemanagement. Dabei werden Mitarbeiter dafür belohnt, wenn sie helfen, dem Unternehmen Geld zu sparen, indem sie zum Beispiel einen Flug zu Kosten buchen, die unterhalb eines Referenzbetrages für die Verbindung liegen. Ein Teil des ersparten Betrages können sie dann nach Wahl beispielsweise für ein Flug-Update, einen anderen Bonus oder für ein soziales Projekt einlösen.

4. Eine Geschäftsreise kann effizienter sein als unzählige Telefonkonferenzen

Mit einem effektiven Reisemanagement kann eine Geschäftsreise häufig mehr bewirken als ineffiziente Telefonkonferenzen, beim denen man sich nicht persönlich trifft. Zu viele Meetings behindern die Produktivität: Diese Meinung vertreten 65 Prozent der Befragten in einer vom Marktforschungsunternehmen YouGov durchgeführten Erhebung. Die größten Hürden sehen sie in veralteten Strukturen und festgefahrenen Hierarchien. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen ihre Meeting- und Reisestrategie überdenken und neu festlegen, wann welche Meetings wie stattfinden sollten. Statt zu viele Telefon- oder Internetkonferenzen anzusetzen, ist es in vielen Fällen sogar besser, in einem persönlichen Gespräch alle offenen Fragen zu klären und einen offenen Diskurs anzuregen.

5. Nutzung von Synergien mit Kollegen

Zahlreiche Systeme und Apps wie TripIt for Teams bieten Kollaborationsmöglichkeiten mit Kollegen. So können sich Mitarbeiter über die Reisen der Kollegen informieren und entsprechend denselben Flug wählen, das Taxi teilen oder unterwegs geschäftliche Angelegenheiten besprechen, was wiederum zur Kostenreduzierung führt.

6. Eine passende Infrastruktur schaffen

Prozessumstellungen sind nicht selten ein schwieriges und zeitaufwendiges Unterfangen. Deshalb sollten Unternehmen bei der Auswahl eines Anbieters für ein Reisemanagement-System auf das Verständnis für die unternehmensindividuellen Anforderungen, einfache Umsetzbarkeit und flexible Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden IT-Systemen achten. Auch die Unternehmensgröße gilt es zu berücksichtigen. Viele Lösungsanbieter haben für kleinere Unternehmen spezielle, einfach zu handhabende Produkte entwickelt.

7. Sicherheitsbedenken entkräften

Da für das Buchen von Reisen personenbezogene und teilweise auch sicherheitskritische Daten (zum Beispiel Kreditkartennummern) maschinell verarbeitet werden, sollten Entscheider bei der Auswahl eines Reisemanagement-Anbieters großen Wert auf die Systemsicherheit legen. Dadurch wird das Risiko eines Datendiebstahls minimiert und Mitarbeiter können bedenkenlos persönliche Daten zu Reisezwecken angeben.

Um ausreichende Sicherheit zu bieten, sollten Unternehmen und Dienstleister der Reiseindustrie strenge Sicherheitsstandards erfüllen und diese regelmäßig überprüfen und auditieren lassen. Der Aufbau von geeigneten Systemarchitekturen und der Einsatz anderer technischer Maßnahmen (zum Beispiel Antiviren-Programme und Datenverschlüsselungssoftware) sind beim Anbieter unerlässlich. Organisatorische Maßnahmen wie Zutrittsbeschränkungen und Videoüberwachung von DV-Systemen ergänzen diese. So wird der Datendiebstahl von vornherein vermieden.


autor_stefan_stilleDr. Stefan Stille ist
Senior Technical Consultant bei Concur

 

 

 

[1] Siehe PhoCusWrtight´s European Managed Travel Distribution: Market Sizing and Trends (S.20, Figure: 12)

Bild: © McCarony/shutterstock.com 

 

 

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