Große Datenmengen schnell erfassen, Informationen effizient verarbeiten, Geschäftsprozesse zentral steuern und dabei am besten noch Zeit sowie Geld sparen – all‘ das klingt aus Unternehmerperspektive wie ein unerfüllbarer Wunschtraum. Mittlerweile ist der aber schon in der Realität angekommen. Der fortschreitenden Digitalisierung haben Firmen mittlerweile eine echte »Wunderwaffe« zu verdanken, mit der alle Vorgänge von einer Datenbank aus gelenkt werden können. Die Rede ist von ERP (Enterprise Resource Planning).
Was macht ERP so besonders?
In erster Linie, dass es als Steuerorgan eines Unternehmens fungiert. Anstelle von zahlreichen, parallel laufenden Programmen tritt nun ein zentrales Tool in den Mittelpunkt. Dafür sammelt ERP kontinuierlich Unternehmensdaten, setzt diese zueinander in Beziehung und wertet sie schließlich aus. So können Betriebe mögliche Schwachstellen, etwa bei der Ressourcenplanung, schnell identifizieren und beheben. Das führt zu mehr Transparenz, was eine erhebliche Effizienzsteigerung durch verbesserte strategische Planungsmöglichkeiten zur Folge hat.
Was gibt es bei der Integration zu beachten?
Zuallererst sollte die Entscheidung für ERP gut geplant sein. Lösungen von der Stange sind keine Option. Zunächst ist es wichtig, einen auf die jeweiligen Unternehmensanforderungen spezialisierten Anbieter zu finden. In Zuge dessen besteht für Firmen wiederum die Pflicht, das eigene Unternehmen genau zu analysieren und die eigenen Bedürfnisse nachvollziehbar darzustellen. Verlässliche Anbieter verfügen außerdem über intensive Branchenkenntnisse, stehen für Rückfragen jederzeit zur Verfügung und bieten zudem Personalschulungen an, ohne die kein Ressourcentool erfolgreich implementiert werden kann. Von Vorteil ist es außerdem, wenn sich bereits etablierte Programme möglichst problemlos in das System integrieren lassen.
Wo kommt die Anwendung zum Einsatz?
Idealerweise in Unternehmenssegmenten, in denen viele verschiedene Daten zusammenlaufen, wie zum Beispiel:
Controlling: Kostenrechnung, Kalkulation oder Finanzplanung – Prozesse wie diese sind mit ERP schnell abgewickelt, was wichtige Zukunftsentscheidungen im Unternehmen erleichtert.
Personalwesen: Bei der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung oder der Verwaltung und Aktualisierung von Mitarbeiterdaten lässt sich mit den entsprechenden Funktionen massiv Zeit sparen.
Logistik: Warenannahme und Warenentnahme sind jederzeit im Blick. Falsch kalkulierte Lagerbestände gehören der Vergangenheit an.
Produktionsvorgänge: Absprachen zwischen Schichtleitern und der Logistik fallen weg, da ERP-Systeme durch intelligente Verknüpfung Prozesse oder Arbeitsabläufe überwachen, kontrollieren und steuern.
Welche Vor- und Nachteile gibt es?
Neben der grundlegenden Verbindung von Informationen und der damit verbundenen Transparenz- und Effizienzsteigerung, machen zusätzlich folgende Faktoren ERP-Systeme zu einem wahren Unternehmensgewinn:
- Verbesserte Kommunikation: Der zentrale Zugriff erleichtert die Verbreitung wichtiger Informationen, was sich sowohl auf interne als auch auf externe Unternehmensbeziehungen auswirkt.
- Kostensenkung: Fehlplanungen, riskante Investitionen oder unnötige Ausgaben lassen sich durch Transparenzsteigerung vermeiden.
- Fehlerbeseitigung: Die Suche nach der Nadel im Heuhaufen geht zu Ende, denn Daten und Dokumente landen immer dort, wo sie hingehören. Nachträgliche Korrekturen fallen ebenfalls weg.
- Kontinuierliche Anpassung: Kosten für ein komplett neues Tool oder wichtige Updates entfallen. Das System wächst quasi mit dem Unternehmen. Neue Geschäftszweige oder Funktionen können so problemlos integriert werden.
Daneben gibt es kleine Nachteile, mit denen Firmen häufig bei der Einführung neuer Anwendungen zu kämpfen haben:
- Zusätzliche Kosten durch benötigte Personalschulungen.
- Zeitlicher Mehraufwand in der Einführungsphase bis alle neuen Workflows standardisiert ablaufen.
- Möglichkeit von Hackerangriffen, da die Daten häufig auf externen Servern gespeichert werden.
Vor der letztendlichen Implementierung sollten Unternehmen beide Seiten im Vorfeld abwägen und daraufhin eine Entscheidung treffen. Weitere, hilfreiche ERP-Tipps können noch offene Fragen schnell beseitigen.
Digitale Lösungen werden zum Standard
Mit Blick in die Zukunft bleibt festzuhalten, dass für Betriebe, die im Zuge der Digitalisierung weiterhin wettbewerbsfähig bleiben wollen, über kurz oder lang kein Weg an einem ERP-System vorbeiführt. Alleine aus Gründen der Kosten- und Zeitersparnis sind sie ein echter Unternehmensvorteil, mit dem man die Konkurrenz am Ende überholt.
Peter Geier
www.erp-system.expert/
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