So werden Sie Standardprozesse los – Mit Managed Services den SAP-Betrieb auslagern

SAP ist in vielen Unternehmen für die Ausführung der wesentlichen Geschäftsprozesse unabdingbar. Es zu managen wird jedoch immer komplexer. Viele Entscheider überlegen daher, den SAP-Betrieb an einen spezialisierten Dienstleister auszulagern. Das Ziel: Schneller und flexibler werden und Fachabteilungen sowie Kunden IT-seitig besser bedienen.

Es stellen sich einige Fragen. Wie sollten Unternehmen das Auslagern eigentlich angehen? Welche Managed-Services-Lösung ist die richtige? Was bedeutet der Umstieg auf SAP HANA bis 2025 eigentlich für den SAP-Betrieb?

IT-Leiter müssen heute nicht mehr nur für einen reibungslosen Betrieb der technischen Infrastruktur sorgen, sondern auch Business Enabler sein. Sie haben die Aufgabe, ein effizientes, flexibles IT-Umfeld zu schaffen, welches das Unternehmen optimal in seiner Entwicklung und im Wettbewerb unterstützt. IT ist heute die Grundlage für alle Geschäftsprozesse. Eine zentrale Rolle dabei spielt SAP. Das ERP-System unterstützt bei der Abwicklung und Optimierung der Geschäftsprozesse. Dabei haben IT-Verantwortliche ihr SAP-System im Laufe der Jahre meist immer wieder erweitert, um veränderte Anforderungen zu erfüllen. 

So erfordern zum Beispiel Zukäufe, die Eröffnung neuer Filialen oder auch neue rechtliche Vorgaben Anpassungen im SAP-System und in der Regel auch Anpassungen im Rechenzentrum. Dadurch hat sich mit der Zeit in vielen Unternehmen ein komplexes Konstrukt entwickelt.

Gute Gründe für ein Auslagern von SAP. Diese komplexen SAP-Systeme zu managen, kostet Zeit, benötigt Know-how und bindet personelle Ressourcen. Doch in vielen IT-Abteilungen ist all dies rar gesät. Kleine Teams kommen kaum noch hinterher, den laufenden Betrieb aufrechtzuerhalten und sich um die Optimierung der Systeme zu kümmern. Gleichzeitig müssen sie den wachsenden Anforderungen der Fachabteilungen gerecht werden, denn diese wünschen sich schnell geeignete IT-Lösungen, um das Geschäft voranzutreiben. 

Auch der sich anbahnende Wechsel auf SAP HANA ist für viele Unternehmen ein Anlass, ihren SAP-Betrieb zu überdenken. 2025 stellt SAP den Support für die Business Suite ein. Spätestens dann müssen Kunden auf SAP S/4HANA umsteigen.

Der Umstieg auf SAP HANA ist ein Quantensprung und gleicht einem Neubeginn. Es bietet sich an, diesen gleich mit einem Auslagern zu verbinden. Denn zum einen ist die Migration eine komplexe Herausforderung, die spezialisiertes Know-how voraussetzt. Zum anderen benötigt SAP HANA umfangreiche Ressourcen, die Unternehmen oft erst kostspielig aufbauen müssten.

So profitieren Unternehmen von einer Auslagerung. Wenn der SAP-Betrieb ausgelagert wird, müssen Unternehmen selbst keine Hardware kaufen, sondern nutzen die Ressourcen des Providers. Dadurch profitieren sie von einer besseren Skalierbarkeit und gewinnen an Flexibilität. Außerdem müssen sie keine eigenen Mitarbeiter für den Betrieb abstellen und kein Know-how aufbauen. So gewinnen sie Freiraum, um sich um Innovationen und die Anforderungen der Fachabteilungen zu kümmern.

Ein spezialisierter Dienstleister kennt zudem die gängigen Stolpersteine beim Auslagern und bei Migrationen und weiß, wie er Probleme effizient lösen kann. Migrationen auf SAP HANA wickelt er souverän ab, da er sie schon oft durchgeführt hat und mit den Best Practices vertraut ist. Zudem bringt ein Service Provider mehr Sicherheit, wenn es darum geht, rechtliche Vorgaben wie die KRITIS-Verordnung einzuhalten.

Standardlösung oder maßgeschneidertes Konzept? Beim Auslagerungskonzept stehen Unternehmen vor der Wahl: Standard- oder Individuallösung? Es gibt SAP-Service-Provider, die standardisierte Branchenlösungen anbieten, zum Beispiel für Finanzdienstleister oder den Handel. Das hat den Vorteil, dass Unternehmen damit kostengünstig ihre gängigen Prozesse abbilden können. Andererseits schränkt eine solche Standardlösung ein. Möchte ein Unternehmen sein System anpassen, etwa weil neue Vertriebsstellen hinzukommen und sich das Warensystem ändert, muss es dafür komplett neue Services dazu buchen. Das verursacht zusätzliche Kosten und die Standardlösung könnte teurer werden als ein individuelles Konzept. 

Die größte Flexibilität gewinnen Unternehmen mit einer Individuallösung. Der Provider passt diese dann genau an die Prozesse des Kunden an. Das hat jedoch auch seinen Preis. Welcher Weg am Ende günstiger ist, hängt vom Einzelfall ab. Als Faustregel für das beste Preis-Leistungs-Verhältnis gilt: So viel Standardisierung wie möglich und so viel Individualisierung wie nötig. Im Idealfall sollte man daher einen SAP-Service-Provider wählen, der sowohl Standard- als auch Individuallösungen anbietet.

Was sollte man auslagern und wie funktioniert die Migration? Prädestiniert für eine Auslagerung ist der SAP-Basisbetrieb, denn er ist weitgehend standardisiert und trägt selbst noch nicht unmittelbar zur Wertschöpfung bei. Er sorgt für die Infrastruktur und stellt den »Verkehrsfluss« für die Applikationen sicher. Damit schafft er die Grundlage für die Wertschöpfung, die auf Applikationsebene stattfindet. Läuft der Basisbetrieb performant und reibungslos, sind dies beste Voraussetzungen für den Geschäftserfolg.

Jedes SAP-Auslagerungsprojekt beginnt mit einer auf die Kundenbedürfnisse abgestimmten Beratung und Planung. Anschließend folgt eine individuell gestaltete Testphase, während der das System optimiert wird. Erst wenn ein Proof of Concept erfolgreich abgeschlossen ist, geht die neue Lösung produktiv. Der Provider übernimmt den Betrieb, sorgt für Hochverfügbarkeit und überwacht das System rund um die Uhr an sieben Tagen die Woche. In einem individuellen Monitoring erhält der Kunde nicht nur monatliche Berichte zum Systemzustand, sondern auch Empfehlungen, wie er seine SAP-Landschaft weiter verbessern kann.

Fazit. SAP-Auslagerung ist keine isolierte IT-Entscheidung, sondern eine unternehmerische Entscheidung. Es geht dabei nicht primär um Technik, sondern darum, die Voraussetzungen für den Unternehmenserfolg zu verbessern. Wer seinen SAP-Betrieb in die Hände eines spezialisierten Service Providers legt, schafft dies in doppelter Hinsicht. Er kann sich einer professionellen, zuverlässigen und rechtlich einwandfreien Infrastruktur sicher sein – und gewinnt den Freiraum, Innovationen voranzutreiben.


Zoran Olujic,
Business Unit Manager
bei Axians IT Solutions
www.axians.de

 

 

Illustration: © Apple‘s Eyes Studio, atm2003 /shutterstock.com

 

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