»Software Asset Management as a Service«: Nicht auslagern, ohne gerüstet zu sein

Outsourcing mit  Blindflug-Risiko

Im Markt für Software Asset Management (SAM) herrscht Goldgräberstimmung. Zahlreiche Dienstleister drängen mit »SAM-as-a-Service«-Angeboten auf den Markt, um Unternehmen diese komplexe Aufgabe abzunehmen. Die Nachfrage ist zweifellos vorhanden – allerdings bieten die Anbieter nicht immer das, wonach die Unternehmen suchen, so eine aktuelle Erhebung des Beratungsunternehmens microfin. Bei nüchterner Betrachtung sind die Services häufig noch weit von Commodity-Angeboten entfernt. Damit sind Unternehmen gut beraten, genau wie bei anderen IT-Auslagerungsprojekten zuerst gemeinsam mit Experten ihre »Sourcing-Readiness« zu prüfen. Nur so wird aus der erwarteten Entlastung für die interne IT kein Blindflug.

Immer mehr Unternehmen denken darüber nach, ihr Software Asset Management (SAM) oder Teile hiervon auszulagern. Sei es aufgrund der zuletzt immer häufiger durchgeführten Audits durch die Softwarehersteller oder auch im Rahmen von IT-Kostenoptimierungsprogrammen: Inzwischen haben nämlich viele Unternehmen erkannt, dass die Kosten für Lizenzen einen nicht unerheblichen Anteil an den Gesamt-IT-Kosten ausmachen. Oft handelt es sich um Millionenbeträge, nicht selten machen Ausgaben für Softwarelizenzen und Wartungen bis zu einem Drittel des gesamten IT-Budgets aus. Effektives Software Asset Management kann den nachhaltigen Beitrag zur Optimierung der Softwarekosten leisten. Daneben soll »SAM as a Service« dabei helfen, eigene Ressourcen zu schonen, die die SAM-Organisation binden würde.

Der Aufwand für Software Asset Management ist nämlich durchaus erheblich. SAM ist weit mehr als nur Lizenzmanagement, es definiert sich als Funktion für die zentrale Erfassung und dem Lifecycle-Management für alle beschaffte und eigenentwickelte Software eines Unternehmens. Wer SAM in die langfristige Unternehmensstrategie einbindet, unterstützt damit IT-Ziele wie eine Compliance-gerechte Softwarenutzung samt der Vermeidung von Unterlizenzierungen und damit verbundenen Strafzahlungen, mehr Transparenz über die Nutzung vorhandener Software und Lizenzen, und nicht zuletzt die Senkung der IT-Kosten bei der Softwarebeschaffung beziehungsweise Wartung.

In der Praxis der Unternehmens-IT fehlt es aber in der Regel an entsprechenden Experten in ausreichendem Umfang, die das notwendige Lizenz-Spezialwissen mitbringen. Die Herausforderung im Falle von SAM besteht darin, betriebswirtschaftliche, rechtliche und IT-Kompetenzen zu bündeln:

  • technische Einsatz- und Nutzungs-Szenarien für die zu verwaltende Software
  • Lizenzierungsmodelle der eingesetzten Softwareprodukte
  • Vertragswesen und Anbietermanagement
  • kaufmännische und technische Lizenzmanagement-Prozesse
  • Asset Management, insbesondere bei Inventarisierung und Bilanzierung
  • Rollen und Richtlinien im Lizenzmanagement

Vereinfachung mit komplexem Hintergrund. Vor diesem Hintergrund bietet sich eine Auslagerung des gesamten Prozesses oder Teile hiervon an einen Dritten geradezu an. Spezialisierte Dienstleister haben das erkannt und bieten neuerdings immer öfter »SAM as a Service Angebote« an. Eine Patentlösung? Kaum. Denn bei Licht betrachtet ist SAM längst nicht so standardisiert, dass das immer problemlos möglich wäre.

Zum aktuellen Zeitpunkt bietet ein Großteil der Anbieter schlicht nicht das an, wonach die Unternehmen suchen. Das hat eine Erhebung des Beratungsunternehmens microfin Mitte 2014 klar ergeben. Die Services sind derzeit noch weit von Commodity-Angeboten entfernt. Das drückt sich auch darin aus, dass ein Teil der Anbieter proprietäre Werkzeuge nutzen, die wiederum die eigenen Prozessmodelle vorsehen. Extreme Abhängigkeit der Unternehmen vom Dienstleister ist die Folge.

Alternativ bieten sich Mietmodelle als integraler Servicebestandteil an: Der Kunde erhält beispielsweise per Web-Client Zugriff auf ein SAM-Tool, für dessen Betrieb und Wartung der Dienstleister die Verantwortung übernimmt. In marktführenden Tools sind die einschlägigen Informationen der einzelnen Softwarehersteller in verschiedenen Bibliotheken und Katalogen hinterlegt, die die eigentliche »SAM-Intelligenz« in der Verarbeitung der technischen und kaufmännischen Lizenzdaten sicherstellen. In solchen Serviceszenarien sollte sich der Kunde in jedem Fall den Direktzugriff anbieten lassen. Werden nur die von dem Tool erzeugten Standard-Reports vom Dienstleister bereitgestellt, geht etwa die Möglichkeit der Stichprobenkontrolle genauso verloren wie die Möglichkeit auf hinterlegtes Know-how zurückzugreifen.

»Sourcing-Readiness«. Unternehmen, die über SAM as a Service nachdenken, müssen deshalb zunächst eine andere Hürde meistern: die mangelnde Transparenz in der Vergleichbarkeit der Angebote. Die Herausforderung liegt für die Nachfrager daher darin, den individuell passenden Anbieter zu finden. Dafür empfehlen sich Herangehensweisen und Methoden, die sich im IT-Outsourcing bewährt haben. »Sourcing-Readiness« lautet hier das Schlagwort. Das Ziel: eine fachlich und kaufmännisch belastbare Make-or-buy-Entscheidung zu treffen.

Die Sourcing-Readiness muss vor der Auswahl des geeigneten Anbieters eine unmissverständliche Auskunft über verschiedene SAM-Themenkomplexe im Unternehmen geben. Dazu gehören:

  • relevante Softwareprodukte, inklusive deren Lizenzmodelle und Metriken; da die Lizenzierungsverantwortung letztlich beim Kunden bleibt, muss der sich auch darauf verlassen können, dass der Dienstleister alle möglichen Stolperfallen kennt
  • Integrationsfähigkeit von SAM-as-a-Service-Angeboten in das Unternehmen: Je nach Reifegrad des Unternehmens müssen die SAM-as-a-Service-Angebote individuell angepasst werden können.
  • Management von Softwarevertragsdetails
  • Steuerungs- und Kontrollprozesse im Lizenzmanagement und die dazugehörigen Rollen
  • bedarfsgerechte System- beziehungsweise Toolfunktionen. Das Unternehmen muss sich darauf verlassen können, dass es nur für die Toolfunktionen bezahlt, die es auch tatsächlich benötigt; niemand will einen Porsche kaufen, wenn er nur den 1. Gang ausfahren kann.
  • Bereitstellung der technischen Lizenzrohdaten durch den IT-Provider unter Einsatz der jeweiligen Softwarehersteller spezifischen Agenten, falls der Betrieb der IT-Infrastruktur ebenfalls an einen externen Dienstleister ausgelagert ist.

Gleichzeitig lassen sich aus der ermittelten Sourcing-Readiness eindeutige Service Level Agreements für die Kontrolle und Steuerung des Dienstleisters ableiten und der bestmögliche SAM-as-a-Service-Anbieter auswählen – vorzugsweise im Rahmen eines gestrafften und somit aufwandsschonenden Wettbewerbsverfahrens. Auch dafür sind Sourcing-Experten prädestiniert. Daneben bringt die Sourcing-Readiness Kostenvorteile aufgrund der Nutzung von SAM-as-a-Service-Marktangeboten, die mit dem eigenen Standard kompatibel sind.

Für die meisten Unternehmen ist es sinnvoll und wirtschaftlich, vor einer Entscheidung über eine Auslagerung von SAM unabhängige Sourcing-Experten mit ins Boot zu holen. Nur sie haben auf dem aktuell noch unübersichtlichen Markt die Erfahrung, aus einem großen Angebot an Services den für das einzelne Unternehmen am besten passenden Anbieter zu finden. Sie helfen mit bewährten Methoden, die Sourcing-Readiness in Unternehmen zu ermitteln und herzustellen. Gleichzeitig bewahren sie Unternehmen vor der Auswahl des falschen Providers, die in zu hohen Kosten, unpassenden Prozessmodellen und starker Abhängigkeit münden kann. Denn idealerweise nutzen Unternehmen ein eigenständig entwickeltes Prozessmodell, und finden einen Anbieter, dessen Lösung in die SAM-Organisation des jeweiligen Unternehmens passt – und nicht umgekehrt.


autor_stefan_wendtStefan Wendt, Partner
microfin Unternehmensberatung GmbH
https://www.microfin.de/

 

Illustration: © Alentie/shutterstock.com 

 

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Unternehmensberatung microfin nutzt Best-Practice-Ansatz für Benchmarks im Software Asset Management

Im Software Asset Management (SAM) oder Lizenzmanagement wird in den meisten Unternehmen Geld verschenkt – oft sogar viel Geld. An dieser Tatsache kommt kein CIO vorbei. Die Schwierigkeit: Es gibt keine einzelne »beste« Methode für das Software Asset Management. Die microfin Unternehmensberatung setzt deshalb konsequent auf den Best-Practice-Ansatz. Mit einer speziell entwickelten Benchmark- und Optimierungsmethodik zeigt sie Unternehmen anhand eines Vergleichs mit den besten Methoden und Vorgehensweisen, an welchen Stellschrauben sie ansetzen müssen. Das Verfahren kommt dabei ganz ohne aufwendige vorherige Reifegradanalyse aus. Stefan Wendt, Partner bei microfin, erklärt: »Wir nehmen Rollenmodelle, Prozessbeschreibungen oder Toolfunktionen – je nach Kundenwunsch – unter die Lupe und analysieren und bewerten sie anhand von jeweils fünfzig Kriterien. Im Ergebnis profitieren unsere Kunden innerhalb weniger Tage von einem Marktvergleichswert, von einem schnellen Überblick über Schwachstellen und Gefahren sowie konkreten Optimierungspotenzialen in ihrer SAM-Organisation. Damit müssen Sie sich nicht nur auf theoretische Empfehlungen verlassen, sondern können vielfach bewährte und erfolgreiche Methoden nutzen.«

microfin ist ein auf Outsourcing und IT-Kostenoptimierung spezialisiertes Beratungsunternehmen, das IT-Verantwortliche seit über zehn Jahren dabei unterstützt, ihr Software Asset Management zu verbessern und dadurch Kosten einzusparen. Die über die Zeit entstandene Datenbasis für den Benchmark kann branchenübergreifend angewandt werden und wird ständig aktualisiert.

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