Die private Nutzung von Smartphones, Apps und Messengern führt dazu, dass Mitarbeiter auch in ihrem beruflichen Umfeld zunehmend die Mechanismen direkter, cloubbasierter Echtzeitkommunikation anwenden wollen. Eine natürliche Entwicklung, da diese Kommunikationsformen vor allem auch im Unternehmenskontext effizienzsteigernd sowie kreativitätsfördernd sind und Mitarbeiter beim Meistern ihrer täglichen Herausforderungen unterstützen und entlasten. Schatten-IT ist somit Alltag in Unternehmen weltweit. Eine nicht vermeidbare Entwicklung, die viele Unternehmen jedoch bekämpfen anstatt ihr konstruktiv zu begegnen.
Wie also damit umgehen, wenn sich Mitarbeiter zunehmend eigene IT-Strukturen schaffen? Wim Stoop, Senior Product Marketing Manager bei Jive Software, erklärt wie Unternehmen sich den Herausforderungen der sich wandelnden internen Kommunikation stellen und das Potenzial der veränderten Kommunikationsformen effektiv nutzen anstatt diese sinnlos zu bekämpfen.
Kommunikation 2.0 & Schatten-IT – gelebte Normalität
Seit es IT gibt, gibt es auch Schatten-IT. Und es wird sie auch immer geben. Denn alleine das Weiterleiten einer Geschäfts-E-Mail auf den privaten E-Mail-Account, die Nutzung von WhatsApp unter Kollegen oder des eigenen Smartphones am Arbeitsplatz lassen sich bereits unter den Begriff Schatten-IT subsummieren.
Viele Unternehmen sehen die Entwicklung von Schatten-IT-Strukturen als große Bedrohung an. Sie haben Angst vor, Sicherheitslücken, entstehenden Datensilos, erodierendem Datenschutz sowie Kostensteigerungen und Effizienzverlust. Nicht zu unrecht: Laut einer Forrester-Studie ist bereits fast die Hälfte (43 Prozent) aller Software- und Technologieeinkäufe eines Unternehmens der Schatten-IT zuzuordnen: Mitarbeiter beschaffen sich nicht selten Lösungen selbst und Unternehmen müssen die dafür entstandenen Kosten übernehmen.
Aber wie kommt es zu dieser Entwicklung der ungenehmigten Wucherung unternehmensinterner IT-Strukturen? Sie resultiert schlicht und ergreifend aus der Tatsache, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern nicht die ihren Gewohnheiten entsprechende IT-Infrastruktur bieten. Passende Lösungen sind für Mitarbeiter nur einen Klick entfernt. Warum also lange warten, anstatt sich selbst schnell das benötigte Tool zu installieren? Vor allem cloudbasierte und SaaS-Lösungen sind schnell eingerichtet.
Da verwundert auch nicht, dass laut einer IDC-Umfrage Fachabteilungen von rund 70 Prozent der befragten Unternehmen selbst tätig werden und sich die notwendigen Lösungen eigenständig beschaffen. Insbesondere Software für Kommunikations- sowie Kollaborationszwecke werden ohne Wissen der IT-Verantwortlichen und entsprechende Erlaubnis oder Vorkehrungen genutzt. Und wo Firewalls und Passwortabfrage den Download für Mitarbeiter verhindern, entsteht Frustration und Resignation.
Risiken für die Sicherheit, Chancen für einen Wandel
Auch wenn Schatten-IT allgegenwärtig und oft vom Mitarbeiter nicht böswillig ins Unternehmen gebracht ist, gibt es natürlich Risiken. Eines der größten Probleme ist die Gewährleistung von Sicherheit.
Die ungeschützte und wahllose Integration von Anwendungen untergräbt Unternehmens- sowie Sicherheitsrichtlinien, verletzt eventuell Lizenzrechte und wird zum handfesten Sicherheitsrisiko bei etwaigen Hackerangriffen.
Auch wenn es in diesem Kontext zunächst absurd klingt, bietet Schatten-IT jedoch auch Chancen: Sie zeigt Unternehmen Defizite in der eigenen IT-Infrastruktur auf und fordert sie auf, die Bedürfnisse der Mitarbeiter nach anderen Lösungen zu stillen.
Sobald Mitarbeiter anfangen sich eigene Wege zu suchen, um die alltäglichen Herausforderungen bei ihrer Arbeit auf die für sie schnellste, effektivste oder einfachste Weise zu meistern, sollte sich die IT die Frage stellen: Arbeiten wir für und mit unseren Kollegen oder gegen sie? Schatten-IT kann also eine Chance für die interne Kommunikation sein, andere Wege einzuschlagen und neue Kommunikationsformen zuzulassen.
Ganz davon abgesehen, dass die neuen Kommunikationsformen eine signifikante Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter mit sich bringen und die Jobzufriedenheit erhöhen. So gaben rund 59 Prozent der für die Forrester-Studie befragten Mitarbeiter an, dass sie die benötigte Software selber kaufen, um effizienter und produktiver zu sein. Weitere 46 Prozent verwiesen darauf, dass diese Lösungen sie in ihrem Job zufriedener machen. 42 Prozent gaben an so Geschäftsprobleme einfacher zu lösen.
Unified Communications als Lösung?
Direkt vorweg: Es gibt weder eine allumfassende Lösung noch eine Software zur Vermeidung von Schatten-IT. Die Suche nach einer passenden Lösung ist genau die Herausforderung, die mit diesem Problem einhergeht. Um eine passende Lösung zu finden ist die beste Strategie, die man als Unternehmen verfolgen kann, der stetige Austausch mit der eigenen Belegschaft. Wie arbeiten die Mitarbeiter aktuell? Sind sie zufrieden mit den gegebenen IT-Angeboten? Was sind die Bedürfnisse der verschiedenen Abteilungen? Was machen Wettbewerber anders und vielleicht besser? Braucht die Marketingabteilung vielleicht andere Tools und Programme als der Vertrieb?
Wie die Umfrageergebnisse von IDC gezeigt haben, besteht besonders bei allem, was mit Kommunikation, Austausch und Zusammenarbeit zu tun hat ein erhöhtes Aufkommen von Schatten-IT. Eine Lösung in diesem Zusammenhang: Unified Communications (UC). Durch die Integration verschiedener Kommunikationstools in eine vereinheitlichte Anwendungsumgebung, die einen sicheren Zugriff von verschiedenen Geräten und Netzwerkumgebungen ermöglicht, kann man der ungewünschten Wucherung von IT-Strukturen entgegenwirken.
Insellösungen werden so in einheitliches Gewässer gebettet. Die Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern damit die Möglichkeit sich aus einer Vielzahl an Tools die Passenden für ihre Arbeit und täglichen Herausforderungen herauszusuchen und das in einer Umgebung, die unter Kontrolle der IT-Abteilung steht. Dies mindert etwaige Sicherheitsrisiken durch Schatten-IT sowie die Ausbreitung selbiger.
So geht’s: Fünf Tipps zur Implementierung von Unified Communications
UC ist für viele Unternehmen der Problemlöser beim Thema Schatten-IT. Bei der Implementierung entsprechender Lösungen gibt es jedoch einiges zu beachten:
- Mehr als nur Softwarekauf – UC braucht einen Plan
Mit dem reinen Kauf von Software ist es bei der erfolgreichen Implementierung einer UC-Lösung nicht getan. Vielmehr bedarf es einer strategischen Ausrichtung und einem entsprechenden Nutzungskonzept mit Zielvorgabe.
- Kosteneinsparungen vorerst sekundär
Die Anschaffung, Integration und Umstellung auf eine UC-Lösung ist erst mal mit erhöhten Kosten verbunden. Allerdings spart sie im Umkehrschluss auf lange Sicht auch Ressourcen ein. So können unvorhergesehene Kosten durch Schatten-IT mit UC aufs Minimale reduziert werden. Erhöhte Kosten für die Implementierung sollten daher nicht abschrecken.
- SaaS als Mittel der Wahl
Eine schnelle und weniger kostenintensive Option ist die Anschaffung einer UC-Lösung in Form von SaaS. Insbesondere für Unternehmen, die erste Schritte im Bereich UC machen ist SaaS das Mittel der Wahl, da es flexibler und schneller zu integrieren, aber auch wieder abzusetzen ist. Zudem sind SaaS-Lösungen nicht nur günstiger, sondern auch wesentlich sicherer als eigene Implementierungen. Denn die Anbieter von SaaS-Lösungen verfügen häufig über gewisse Zertifizierungen für unterschiedliche Tools und können diese dank ihrer Expertise schnell und vor allem auch sicher implementieren.
- Usability als Must-Have
Umständliche Menüs, langsame Ladezeiten, schlechte Handhabbarkeit und komplizierte Funktionen sind all das, was eine erfolgreiche UC-Lösung nicht auszeichnet. Damit die Mitarbeiter und damit die Endnutzer das Angebot auch nutzen und nicht wieder nach besseren Lösungen suchen, sollte dieses unbedingt so userfreundlich und leicht bedienbar wie eben möglich sein. Auch die Nutzung über verschiedene Geräte hinweg ist essenziell. Der stationäre PC und das Smartphone sind bei vielen Mitarbeitern in ihren Arbeitsprozessen im stetigen Wechsel im Einsatz. Daher unbedingt auf eine Lösung zurückgreifen, die sowohl mit einer hohen Usability überzeugt als auch eine geräteübergreifende Nutzung ermöglicht.
- Multifunktionales Angebot wählen
Einer der wichtigsten Punkte zur Vermeidung von Schatten-IT: Funktionsvielfalt. Unternehmen sollten unbedingt eine Lösung wählen, welche die Bedürfnisse der verschiedenen Nutzergruppen abdeckt. Ein One-size-fits-it-all-Ansatz ist hier fehl am Platze. Vielmehr sollte die Lösung die Option von Anpassung für verschiedene Nutzgruppen bieten sowie eine Personalisierungsfunktion.
Fazit
Der enorme Einfluss von Verbrauchertrends wie die Nutzung von Messaging-Diensten auf das grundlegende Kommunikationsverhalten spiegelt sich gerade auch in Unternehmen wieder. Kommunikation 2.0 – die cloudbasierte Echtzeitkommunikation wird von Mitarbeitern zunehmend in Unternehmen getragen. Oft auch in Form von Schatten-IT. Falsch wäre es jedoch dies als reines Risiko zu verstehen. Vielmehr sollte man auch die inhärenten Potenziale erkennen. So ist das Aufkommen von Schatten-IT immer auch ein Zeichen, dass interne Lösungen veraltet sind und die eigenen Mitarbeiter versuchen Innovationen anzutreiben. In Form von UC können diese Kommunikationstools Hand in Hand mit Unternehmens- und Sicherheitsrichtlinien gehen. Unternehmen können so bedarfsgerechte Tools für ihre Mitarbeiter bieten, was sich wiederum in einer gesteigerten Produktivität wiederspiegelt. Kommunikation 2.0 bedarf demnach einer IT 2.0, die auf die Bedürfnisse von Mitarbeitern eingeht und so auch das Thema Schatten-IT besser zu handhaben weiß.
Wim Stoop, Senior Product Marketing Manager, Jive Software
Jive Software ist Anbieter moderner Unternehmenslösungen für Kommunikation und Zusammenarbeit. Jive ermöglicht Mitarbeitern, Partnern und Kunden besser zusammenzuarbeiten. Foto: cc0 pixabay