System für kritische Kommunikation: Bei Gefahr perfekt kommunizieren

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Die Sicherheit der Mitarbeiter ist für Organisationen von oberster Priorität. Für die Sicherheit zu sorgen kann sich als schwierige Aufgabe herausstellen, besonders dann, wenn Sie nicht vorbereitet sind. Um Ihre Mitarbeiter bestmöglich vor potenziellen Gefahren schützen zu können, bedarf es einer Planung im Voraus als Vorbereitung auf mögliche Probleme. Sie müssen nicht nur ein Verständnis dafür entwickeln, welchen möglichen Gefahren Ihre Mitarbeiter ausgesetzt sein könnten. Sie müssen sich zudem auch bewusst werden, wie Sie sämtliche Informationen hinsichtlich der Gefahr selbst und der Gefährdung für Ihre Mitarbeiter kommunizieren werden.

Im Folgenden sehen Sie eine Reihe von Fragen, die Sie sich bei der Planung Ihrer Kommunikationsstrategie in Bezug auf potenzielle Mitarbeitergefährdungen stellen sollten:

  • Wer benötigt Informationen über die potenzielle Gefahr?
  • Auf welchen Kommunikationswegen (E-Mail, Textnachricht usw.) können die erforderlichen Informationen am besten übermittelt werden?
  • Welche Kanäle oder Geräte könnten bei unterschiedlichen Gefahren nicht verfügbar beziehungsweise am besten verfügbar sein?
  • Welche Einschränkungen bestehen?
  • Wer sollte die »Quelle« für Notfallnachrichten sein?

 

Wenn es um die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter geht, müssen Sie sich in erster Linie um drei Gruppen kümmern. Diejenigen, die sich aktuell im Büro befinden, diejenigen, die auf dem Weg zum oder vom Büro sind, und diejenigen, die außerhalb des Büros arbeiten – unabhängig davon, ob sie geschäftlich unterwegs sind oder im Homeoffice arbeiten. Die letzte Gruppe verursacht oft die meisten Probleme, da diese Mitarbeiter am schwersten zu erreichen sind.

 

Sind Sie auf die Arbeitsplatzmobilität vorbereitet?

In Bezug auf Mitarbeitersicherheit gewinnt Arbeitsplatzmobilität zunehmend an Bedeutung, da jederzeit ein Teil Ihrer Belegschaft möglicherweise außerhalb des Bürogebäudes arbeitet. Daher muss beim Thema Mitarbeitersicherheit ein neuer Aspekt beachtet werden: Sie müssen sich nicht nur um die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter im Büro kümmern, sondern auch um die Sicherheit derjenigen, die sich außerhalb des Büros befinden. Wenn nicht alle Mitarbeiter ausreichend über Sicherheitsgefahren informiert werden, kann diesen Personen unnötig Schaden zugefügt werden, was schlussendlich die Auswirkungen auf Ihre Organisation vergrößert.

Kommunikation ist entscheidend, wenn es um die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter geht. Die Fähigkeit, Personen mithilfe von verschiedenen Kontaktmethoden über potenzielle Gefahren zu informieren, kann dabei helfen, sie vor Schäden jeglicher Art zu schützen. Es kann sich wirklich auszahlen, ein System für kritische Kommunikation zur Wahrung der Mitarbeitersicherheit zu nutzen. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie Anruflisten manuell abarbeiten mussten. Bei diesem veralteten Verfahren dauert es im Allgemeinen deutlich länger, bis die richtige Nachricht über eine potenzielle Gefahr auch die richtige Person erreicht. Im Folgenden erhalten Sie einige Informationen über Best Practices bei der kritischen Kommunikation zur Wahrung der Mitarbeitersicherheit:

 

Multimodale Kommunikation

Wenn sich ein Mitarbeiter in Gefahr befindet, besteht das Ziel nicht darin, das Gerät der Person zu erreichen, sondern die Person selbst. Dies gelingt am besten, wenn die Benachrichtigung über den von der Person bevorzugten Kommunikationspfad gesendet wird.

Wenn es um die Sicherheit von Mitarbeitern geht, gibt es nicht den einen Kommunikationspfad, mit dem Sie alle Ihre Kontakte erreichen. Ihre jüngeren Mitarbeiter reagieren möglicherweise am ehesten auf eine SMS-Nachricht oder eine Push-Benachrichtigung, während Ihre älteren Mitarbeiter womöglich eine E-Mail oder einen Telefonanruf bevorzugen. Zudem sollten Sie die Tageszeit beziehungsweise den Wochentag berücksichtigen – an einem Freitagabend ist es wahrscheinlicher, dass jemand auf eine Textnachricht als auf eine Arbeits-E-Mail antwortet, während an einem Montag eher das Gegenteil der Fall sein kann. Aus diesem Grund sollten Sie in der Lage sein, mit Ihren Mitarbeitern über möglichst viele Kontaktpfade zu kommunizieren.

Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Außendienstmitarbeiter haben, die sich in gefährlichen Situationen befinden. In diesem Zusammenhang möchten Sie das Mobilgerät der betreffenden Person auf möglichst vielen Wegen erreichen – SMS, Push- Benachrichtigung, E-Mail, Mobiltelefon usw. –, um sicherzugehen, dass die Person über eine potenzielle Gefahr informiert ist.

Ohne die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter über unterschiedliche Kontaktpfade zu erreichen, könnten Sie wertvolle Zeit bei dem Versuch verlieren, Ihre Mitarbeiter über potenzielle Gefahren zu informieren. Ein System für kritische Kommunikation, das diese Funktion bietet, ist für die Sicherheit von Mitarbeitern in der mobilen Gesellschaft von heute ausschlaggebend, in der alles und jeder ständig in Bewegung ist.

 

Wechselseitige Kommunikation mit Mitarbeitern

Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Dafür Sorge zu tragen, dass eine Nachricht über eine potenzielle Gefahr Ihre Mitarbeiter erreicht, ist nur ein Teil des Puzzles. Sie möchten auch Feedback erhalten, um herauszufinden, ob Ihre Mitarbeiter in Sicherheit sind oder ob sie Hilfe benötigen. Abfragenachrichten eignen sich hervorragend zur Wahrung der Mitarbeitersicherheit, da Sie in der Lage sind, eine Nachricht über eine Gefahr zu versenden und Ihren Mitarbeitern eine Reihe von möglichen Abfrageoptionen an die Hand zu geben, die sie dann an Sie zurücksenden. www.everbridge.com

 

Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel für die Verwendung von Abfrageoptionen zur Wahrung der Sicherheit von Mitarbeitern:

Nachricht: Der aktuelle Starkregen hat dazu geführt, dass der Fluss über die Ufer getreten ist und die Hauptstraße überflutet wurde. Befinden Sie sich in der Gegend?

Abfrageantworten:

  1. Ich befinde mich in der Gegend und benötige Hilfe.
  2. Ich befinde mich in der Gegend und benötige keine Hilfe.
  3. Ich befinde mich nicht in der Gegend.

 

Bei diesem Beispiel wurde eine extreme Wettersituation verwendet, aber diese Art der wechselseitigen Kommunikation kann bei sämtlichen Vorfällen von Vorteil sein und Ihnen dabei helfen, für die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter zu sorgen.

 

Nutzen von Message-Mapping/vorgefertigten Vorlagen

Die 3-3-30-Regel von Dr. Chandler

  • Nicht mehr als 3 Nachrichtenpunkte
  • 3 kurze Sätze
  • Der wichtigste Inhalt in den ersten 30 Wörtern

 

Wenn sich Mitarbeiter in einer Gefahrensituation befinden, kommt es auf jede Sekunde an. Je schneller sie eine Nachricht über die potenzielle Gefahr erreicht, desto besser. Eine bewährte Vorgehensweise zur Beschleunigung des Prozesses besteht darin, Message-Mapping und vorgefertigte Vorlagen zu verwenden. Ein entscheidender Vorteil dieser Strategie ist es, dass Sie durch das Verfassen von Nachrichten im Voraus sicherstellen können, dass Ihre Mitarbeiter Ihre kritischen Benachrichtigungen, Anweisungen und aktuellen Meldungen erhalten und diese auch verstehen. Dies ist ein wichtiger Faktor, schließlich kann es vorkommen, dass die Sender von Nachrichten bei einem Notfall in Panik geraten und zögerlich agieren. Dies führt dann zu unklaren Benachrichtigungen. Zudem kann das Leseverständnis der Empfänger auf das Niveau der 6. Klasse sinken. Wenn Sie Nachrichtenvorlagen im Vorfeld erstellen, können Sie diese beiden Faktoren ausschließen und sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter klare und informative Nachrichten zu potenziellen Gefahren erhalten. Im Folgenden sehen Sie einige Tipps, die für das Message-Mapping in Bezug auf potenzielle Gefahren von Vorteil sein können:

  • Planen Sie im Voraus für verschiedene Szenarien.
  • Befolgen Sie die 3-3-30-Regel von Chandler.
  • Halten Sie die Dinge in einer Krise möglichst unkompliziert.
  • Berücksichtigen Sie den gewählten Kommunikationspfad.
  • Führen Sie Tests, Schulungen und Problemlösungen durch.

 

Mithilfe von Message-Mapping und vorgefertigten Nachrichtenvorlagen können Sie bestimmte Variablen ausschließen, die Ihre Fähigkeit, klare und informative Benachrichtigungen an gefährdete Mitarbeiter zu senden, negativ beinträchtigen könnten.

 

Anwendungsfälle

Jody Grizz, Continuity Program Coordinator bei LG&E and KU Energy hat vor Kurzem eine Reihe von Anwendungsfällen vorgestellt, die verdeutlichen, wie ein System zur kritischen Kommunikation dabei geholfen hat, bei bestimmten Vorfällen für die Sicherheit ihrer Außendienstmitarbeiter zu sorgen.

Gefährdungen durch Kunden

Als Versorgungsunternehmen schickt LG&E and KU Energy täglich Techniker zu Kunden, um Probleme vor Ort zu bearbeiten. Die meisten Kunden sind äußerst verständnisvoll, aber es gibt auch Kunden, die eine ernsthafte Gefahr für die Techniker darstellen. Laut Grizz hat das Unternehmen durchschnittlich pro Woche mit drei Gefährdungen durch Kunden zu tun. Dabei handelt es sich um Vorfälle, bei denen angedroht wird, bei Betreten des Grundstücks auf den Techniker zu schießen oder den Hund auf den Techniker loszulassen. In allen diesen Situationen müssen die Techniker schnellstmöglich darüber benachrichtigt werden, sodass sie nicht ohne ausreichenden Schutz, etwa durch die Polizei, das Grundstück des Kunden betreten. Wenn eine solche Warnung nicht rechtzeitig geschieht, kann dies zu einem unnötigen Schaden führen. Zudem zeigt dies gerade auch bei nicht gewerkschaftlich organisierten Mitarbeitern der Gewerkschaft, dass sich das Unternehmen um seine Mitarbeiter kümmert.

Extreme Wettersituationen

LG&E and KU Energy beschäftigt Techniker und andere Mitarbeiter, die regelmäßig im Freien arbeiten. Diese Mitarbeiter müssen daher über extreme Wettersituationen informiert werden. Wenn sich ein Gewitter anbahnt, das für Arbeiter an Stromleitungen lebensbedrohlich sein könnte, muss LG&E and KU Energy in der Lage sein, den betreffenden Arbeitern schnellstmöglich eine Nachricht zu übermitteln. Dies ist eine Situation, in der Abfragenachrichten sehr praktisch sind. So können Sie Ihren Technikern eine Nachricht über eine extreme Wettersituation senden und diese wiederum können eine Nachricht zurücksenden, um Ihnen zu bestätigen, dass sie die Benachrichtigung erhalten haben und dass sie sich nun außerhalb der Gefahrenzone befinden. www.everbridge.com

Wichtige Empfehlungen

Die Sicherheit von Mitarbeitern zu gewährleisten, sollte eines der Hauptziele einer Organisation sein. Unabhängig davon, ob es sich bei der Gefährdung um einen starken Sturm oder um möglichen Waffengebrauch handelt, Mitarbeiter sollten stets über alle möglichen Gefahren informiert werden. Eine der erfolgreichsten Strategien zur Wahrung der Sicherheit Ihrer Mitarbeiter ist es, ein System für kritische Kommunikation zu implementieren. Während einer potenziellen Gefahr ist es entscheidend, dass die richtige Person die richtige Nachricht rechtzeitig erhält. Im Folgenden finden Sie eine Reihe von zentralen Empfehlungen, die Sie beim Bereitstellen eines Systems für kritische Kommunikation zur Wahrung der Mitarbeitersicherheit beachten sollten:

  • Senden Sie Ihren Mitarbeitern Benachrichtigungen zu potenziellen Gefahren über mehrere Kommunikationspfade. Einige Mitarbeiter reagieren vielleicht gut auf Telefonanrufe, während andere Nachrichten per SMS bevorzugen. Es ist wichtig, dass Sie in der Lage sind, Nachrichten über alle möglichen Kontaktpfade zu versenden, sodass Sie die beste Chance haben, alle gefährdeten Mitarbeiter zu erreichen.
  • Sorgen Sie für eine wechselseitige Kommunikation mit Mitarbeitern, sodass Sie in der Lage sind, zu erfahren, ob sich diese noch in Gefahr befinden und Hilfe benötigen oder ob sie in Sicherheit sind.
  • Wenn sich ein Mitarbeiter in Gefahr befindet, zählt jede Sekunde. Um zu vermeiden, dass wertvolle Zeit verloren geht, empfiehlt es sich, Message-Mapping und vorgefertigte Nachrichtenvorlagen zu nutzen, sodass Sie sich im konkreten Gefährdungsfall Ihrer Mitarbeiter nicht darum kümmern müssen, die jeweiligen Inhalte zu verfassen, sondern einfach nur die Benachrichtigung senden können.
  • Die Möglichkeit, Mitarbeiter auch über Ihr Mobilgerät zu erreichen, ist von besonderer Bedeutung, schließlich können Sie nie genau wissen, wann eine Gefahr auftritt. Wenn Sie sich außerhalb Ihres Büros befinden, ist es wichtig, Ihre Mitarbeiter dennoch auf potenzielle Gefahren hinweisen zu können.

Andreas Deliandreadis, Senior Sales Director EMEA

www.everbridge.com

 

 

 


 

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