Wertschöpfung in Unternehmen hängt davon ab, inwieweit Mitarbeiter ihr volles Potenzial ausschöpfen und nutzen können. Auch wenn ihr Können von vielen Faktoren abhängt, müssen sie zuallererst in der Lage sein dürfen, die eigene Arbeitsumgebung ihren Bedürfnissen anzupassen. Können Sie selbstständig über Technologien, Arbeitsplatzkultur und die Wahl des Arbeitsortes entscheiden, werden Mitarbeiter konzentrierter arbeiten sowie effektiver kommunizieren und zusammenarbeiten.
Kommunikation am Arbeitsplatz ist allerdings komplex und dominiert durch Lärm und Störungen. Eine Studie des Sound-Experten Jabra zeigt, dass täglich 24 Minuten der produktiven Zeit dadurch verloren gehen. Knapp 80 Prozent der befragten Mitarbeiter sagen, dass sich Krach und Unterbrechungen negativ auf ihre Produktivität auswirken. Wie negativ sich Störungen konkret auf die Produktivität auswirken, haben Wissenschaftler der University of California untersucht. Immerhin rund 20 Minuten dauert es, bis sich Wissensarbeiter nach einer Unterbrechung wieder voll auf ihre ursprüngliche Aufgabe konzentrieren können. Gerade Mitarbeiter mit beratender Tätigkeit und viel Kundenkontakt fühlten sich durch Ablenkungen von ihrer Arbeit besonders gestört. Immerhin muss dieser Personenkreis häufig wichtige strategische Entscheidungen treffen und sehr fokussiert arbeiten.
Durch den Einsatz neuer Technologien können Unternehmen die Leistungsfähigkeit ihrer Mitarbeiter verbessern. Das Paradoxe an dieser Situation ist, dass sich trotz erweiterter Kommunikationsmöglichkeiten die Erreichbarkeit verschlechtert. Für produktive Zusammenarbeit genügt es nicht, neue Tools und Technologien zu implementierten. Mitarbeiter müssen diese auch annehmen und somit sinnlose Meetings und E-Mail-Ping-Pong zu lebhaften, problemlösenden Arbeitssitzungen machen.
Eine absolut positive Auswirkung auf die Effizienz hatte laut Jabra-Studie übrigens in fast 50 Prozent aller Fälle das Hören von Musik. Die produktivsten Mitarbeiter hören sogar täglich mehr als 3,3 Stunden Musik. Auch hier kommt es darauf an, dass neben der passenden Technik eine Kultur existiert, in der jeder Mitarbeiter sein persönliches Anti-Stress-Programm im Headset verfolgen darf. Beide Punkte sind entscheidend für die Produktivität des Unternehmens – egal ob die Playlist mit aufpeitschendem Techno oder beruhigender Klassik gefüllt ist.
Headset: Eine aktive Geräuschunterdrückung mit integriertem Busylight, das rot leuchtet, wenn man nicht gestört werden möchte, reduziert Lärm und Unterbrechungen.
Treiber für Unified Communications. Abgesehen von der höheren Effizienz beim Telefonieren und der gesteigerten Leistungsfähigkeit sind Headsets und mobile Konferenzlösungen ein wichtiger Faktor für die Implementierung von UC-Lösungen. Über die Hälfte der IT-Entscheider glaubt, dass spezielle Geräte eine entscheidende Rolle für die erfolgreiche Mitarbeiterakzeptanz von Unified-Communications-Lösungen (UC) spielen. Eine aktive Geräuschunterdrückung mit integriertem Busylight, das rot leuchtet, wenn man nicht gestört werden möchte, reduziert Lärm und Unterbrechungen. Auch die Flexibilität am Arbeitsplatz kann die Leistung erhöhen. Womöglich ist ein telefonisch besprochenes Thema komplex und eine persönliche Rückfrage beim Kollegen unbedingt erforderlich. Oder aber es befinden sich Zusatzinformationen in Unterlagen, die am anderen Ende des Raumes deponiert worden sind. In solchen Fällen ist es hilfreich, wenn der Hörer nicht vom Ohr genommen werden muss beziehungsweise das Headset aufbleiben darf. Die Lösung sind schnurlose Headsets mit einer hohen Empfangsreichweite.
Mobile Freisprechlösung für Meetings: Professionelle, intuitive, UC-kompatible Freisprechlösungen für Konferenzgespräche in Tagungsräumen. Die Verbindung mit smarten Geräten und Laptops wird über USB, Bluetooth und 3,5-mm-Klinkenstecker binnen weniger Sekunden hergestellt.
Geht es um die Kundenzufriedenheit, zeigt sich, dass zwar viele Unternehmen mittlerweile Chat-Bots und andere Lösungen mit künstlicher Intelligenz vorschieben. Das Leistungsvermögen dieser elektronischen Helfer ist beeindruckend. Dennoch zeigen fast alle Untersuchungen zur Kundenzufriedenheit entweder eine Stagnation oder sogar ein Absinken. Fakt ist:
Wenn es um komplexe Themen und Lösungswege geht, die nicht mit Standardprozessen abzubilden sind, ist die direkte Kommunikation über gesprochene Sprache allen anderen Formen deutlich überlegen.
Auch bei der internen Kommunikation von Mitarbeitern kann der schnelle und unkomplizierte Austausch über UC die Produktivität und Zufriedenheit erhöhen. Noch immer verbringen Wissensarbeiter rund ein Drittel ihrer Arbeitszeit mit interner E-Mail-Kommunikation. Dabei ließe sich wohl die Mehrheit der in endlosen E-Mail-Diskussionen abgehandelten Themen in einem direkten Gespräch schnell und elegant zu einem guten Ergebnis führen.
Drei einfache Kommunikationsregeln. Auch in dieser Hinsicht ist UC beziehungsweise die Kommunikation per Headset oder Konferenzlösung die bessere Wahl. Schließlich vermittelt der direkte Austausch über feine Nuancen Stimmungen. Mimik und Gestik übermitteln wichtige Zwischentöne, gleichzeitig werden über die Sprachmelodie Gefühle transportiert. Schon mit dem Befolgen von drei einfachen Regeln ist deshalb viel gewonnen: »Keine E-Mail, wenn Sie stattdessen anrufen können«, »kein normaler Anruf, wenn ein Video-Chat funktioniert« und »kein Video-Chat, wenn ein persönliches Gespräch möglich ist«. Damit ist klar, dass es nicht nur auf eine technische Lösung ankommt, sondern auch auf eine Firmenkultur, in der das direkte Feedback gefordert und gefördert wird.
Holger Reisinger,
Senior Vice President bei
Jabra Business Solutions
Bilder: © g-stockstudio/shutterstock.com, Jabra
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