Was machen produktive Projektteams anders?

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Eine gemeinsame virtuelle Projektplattform kann das Team maßgeblich unterstützen und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben schaffen – nachdem die richtigen Rahmenbedingungen für erfolgreiche Teamarbeit durch Führungskräfte und Projektleiter gelegt worden sind.

Wälzt man die Fachliteratur zum Thema »Erfolgreiche Projektteams«, so scheint das Rezept für produktive Teamarbeit in Projekten einfach: Man stelle ein Team aus unterschiedlichen Charakteren mit komplementären Stärken zusammen und schwöre es auf ein gemeinsames Ziel ein. Wenn man dann noch dafür sorgt, dass die Teammitglieder sich gegenseitig unterstützen und viel kommunizieren, kann schon fast nichts mehr schief gehen.

Gerade in großen IT-Projekten erscheinen diese Empfehlungen aber häufig utopisch. Oft ist der tatsächliche Arbeitsaufwand in IT-Projekten am Anfang schwer schätzbar, so dass das Team während der Projektlaufzeit mehrfach erweitert werden muss, um Termine halten zu können. Der IT-Fachkräftemangel tut sein Übriges dazu und so kommt es häufig vor, dass Freelancer je nach Verfügbarkeit später zum Projektteam stoßen. In vielen Projekten werden die Neuankömmlinge schnell über ihre Arbeitspakete informiert und sollen dann umgehend mit der Bearbeitung beginnen, um möglichst wenig der ohnehin schon knappen Zeit zu vergeuden.

Nicht selten führt diese Vorgehensweise in der Praxis zu einer Gruppe von Einzelkämpfern, in der jeder für sich versucht, mit den zugewiesenen Arbeitspaketen zurechtzukommen. Teamzusammenhalt, gemeinsame Problemlösung und eine hohe Motivation wird man in solchen Gruppen jedoch vergebens suchen. Das kann am Ende dazu führen, dass Schnittstellen oder Module nicht zusammenpassen und Projektziele verfehlt werden.

Aktiv gegensteuern. Damit es erst gar nicht so weit kommt, können Projektleiter und das Team aktiv gegensteuern. Wichtig ist vor allem, ein gemeinsames Verständnis der Projektziele herzustellen. Teammeetings sollten also nicht nur dazu genutzt werden, den Status von Arbeitspaketen zu diskutieren, sondern auch, um dem Team den Sinn und die übergeordneten Ziele des Projektes vorzustellen. Falls regelmäßig neue Teammitglieder zum Team stoßen, muss mehrmals eine Besprechung im Stile eines Kick-off-Meetings angesetzt werden.

Dabei darf die Abstimmung zwischen Teammitgliedern niemals als Zeitverschwendung gewertet, sondern sollte bewusst ermutigt werden. Wenn die Routinekommunikation, etwa über den Status von Arbeitspaketen und die Aufgabenverteilung über eine Projektmanagement-Software geregelt wird, bleibt in Meetings Zeit für anspruchsvollere Kommunikationsaufgaben, zum Beispiel zur konstruktiven Lösung von Konflikten.

Generell ist die Unterstützung durch eine Projektmanagement-Software bereits bei Teams, die mehr als zwei Mitglieder haben, empfehlenswert. Die Grundlagen erfolgreicher Teamarbeit müssen jedoch auch ohne Softwareeinsatz funktionieren. Nur wenn Arbeitsabläufe und Verhaltensregeln im Team klar definiert sind, kann die Software gewinnbringend genutzt werden. Sie kann aber im Umkehrschluss auch eingesetzt werden, um einheitliche Standards im Projektteam festzulegen, beispielsweise für Freigabe-Workflows.

Außerdem sollte man dem Team immer wieder die Möglichkeit geben, gemeinsam die Maßnahmen zur Zielerreichung zu diskutieren. Auch das Herunterbrechen des Projektziels in Vorgänge und Meilensteine mit festem Fälligkeitsdatum funktioniert am besten, wenn das Team in die Diskussion einbezogen wird und eine Einschätzung abgeben kann, ob die Terminsetzung jeweils realistisch scheint. In der Folge fühlen sich die Teammitglieder diesem Termin auch deutlich mehr verpflichtet, als wenn sie ihn von oben aufgezwungen bekommen.

Aufgabenmanagement mit Kanban. Beim Aufgabenmanagement haben sich agile Ansätze bei vielen IT-Projektteams bewährt. Eine Möglichkeit ist die Teamorganisation mit Hilfe von Kanban. Eine klassische Kanban-Tafel, eine Art Aufgabenbrett, visualisiert den Arbeitsfluss in drei Spalten. Alle Beteiligten sehen auf einen Blick, welche Tätigkeiten anstehen, welche sich gerade in Bearbeitung befinden und welche bereits abgeschlossen sind. Die Besonderheit der Kanban-Methode besteht darin, dass Mitarbeiter sich Aufgaben aus der linken Spalte bis zu einem gewissen Grad selbst aussuchen dürfen. Dies sorgt für ein großes Maß an Selbst-organisation und Motivation.

Das Kanban-Board kann als Tafel im Büro aufgestellt werden oder virtuell in einer Projektmanagement-Software genutzt werden. Allgemein geht der Trend zu hybriden Ansätzen aus agilen Methoden und klassischem Projektmanagement mit Zeitplanung, da auch IT-Projekte selten ohne feste Termine wie Zwischenpräsentationen oder Endabnahmen beim Kunden auskommen.

Der Münchner Softwarehersteller InLoox bietet beispielsweise eine virtuelle Kanban-Tafel, mit der Teams ihre Aufgaben planen können. Arbeitspakete können aber zugleich Vorgängen in einem Gantt-Chart zugeordnet werden und erhalten damit einen definierten Zeithorizont. So gelingt der Brückenschlag zwischen agilem Vorgehen und einer terminierten Wasserfallplanung. Meilensteine bilden außerdem ein wichtiges Frühwarnsystem. Können sie nicht gehalten werden, wird frühzeitig klar, dass Handlungsbedarf im Projekt besteht.

In InLoox PM für Outlook können sich Projektleiter und Teammitglieder zusätzlich verschiedene Dashboards zusammenstellen, die Echtzeit-Analysen nach beliebigen Kriterien und Kennzahlen erlauben, zum Beispiel den Vergleich geplanter und tatsächlicher Fortschritte. So kann man ohne zusätzlichen Aufwand den Projektstatus verfolgen.

Auch die eindeutige Verteilung von Rollen, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten im Team fällt mit Hilfe professioneller Software leichter und wird für alle Kollegen transparent gemacht. So wird es für das Team einfacher, gegenüber Kunden souverän aufzutreten, weil immer klar ist, an welchen Kollegen man eine spezifische Nachfrage richten kann und an wen man ein Problem im Fall der Fälle eskalieren muss.

Auch einer ungleichen Verteilung der Arbeitslast können Projektleiter gezielt vorbeugen und so Unzufriedenheit und schwindende Motivation im Team vermeiden. Sie können beispielsweise gegensteuern, indem sie die Auslastung der Teammitglieder in der Software verfolgen. So sehen Sie auf Personen-, Team- und Abteilungsebene, welche Projektmitarbeiter überlastet sind und wer noch Kapazitäten frei hat.

Resümee. Zusammenfassend kann man sagen, dass die Rahmenbedingungen für erfolgreiche Teamarbeit durch Führungskräfte und Projektleiter gesetzt werden müssen, noch ehe man über softwaregestütztes Projektmanagement nachdenkt. Sind die Grundlagen jedoch geschaffen, kann eine gemeinsame virtuelle Projektplattform das Team maßgeblich unterstützen und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben schaffen.


autorin_sabine_pflegerSabine Pfleger, 
Unternehmenskommunikation,
InLoox

www.inloox.de

 

 

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