Web-​basiertes E-​Recruiting: Digitales Bewerberportal schafft transparente Prozesse

Computer Aided Engineering (CAE) umfasst alle Varianten der Rechner-Unterstützung von Arbeitsprozessen in der Entwicklung. Verschiedene Formen der Simulation, die Entwicklung unterschiedlichster Prozesse und nicht zuletzt spezielle Software sind die Grundpfeiler professioneller CAE-Lösungen. Sie optimieren und beschleunigen die Produktentwicklung und reduzieren die Kosten. Damit ist CAE heute ein unverzichtbarer Bestandteil von Entwicklungsprozessen und Produktinnovation und aus vielen Industriebereichen gar nicht mehr wegzudenken. Um solche Lösungen anbieten zu können braucht es allerdings gut ausgebildete Ingenieure – aber auch Berufs- oder Quereinsteiger sind in diesem Arbeitsumfeld heiß begehrt. Sie zu finden, wird angesichts des Fachkräftemangels zu einer immer größeren Herausforderung. Technologische Unterstützung ist heute sehr wichtig, um qualifiziertes Personal für das eigene Unternehmen zu gewinnen. Das auf numerische Berechnung und Simulation spezialisierte Engineering-Unternehmen Tecosim hat dies erkannt und setzt daher beim Recruiting jetzt auf das webbasierte Bewerbermanagement-Tool von MHM HR.

screen (c) tecosim stellenportal

Die international agierende Tecosim-Gruppe hat ihre Unternehmenszentrale in Rüsselsheim und ist in Deutschland mit sechs Niederlassungen vertreten. Hinzu kommen Standorte in Großbritannien, Indien, Japan und Österreich. Ein Schwerpunkt der Tätigkeiten liegt auf der Automobilbranche. Darüber hinaus bietet das Unternehmen aber auch Lösungen in den anderen Mobilitätsbereichen sowie für die Branchen Energie, Industrie & Technik sowie Gesundheit an. Rund 440 Ingenieure arbeiten mit Hilfe von CAE an der Entwicklung von Produkten für unterschiedliche Einsatzfelder. Auf diese Weise wird in frühen Phasen der Produktentwicklung das Verhalten von Bauteilen unter verschiedenen Einflüssen abgebildet und ausgewertet. So lassen sich Prozesse transparenter gestalten und optimieren, gleichzeitig reduzieren sich die Entwicklungskosten.

Damit bietet Tecosim qualifizierten Ingenieuren, Naturwissenschaftlern oder technischen Quereinsteigern eine Vielzahl attraktiver Positionen. Um die offenen Stellen schnell und effizient zu besetzen, entschied sich das Unternehmen Ende 2014 dazu, das Bewerbungsmanagement zu optimieren. Gesucht wurde ein modernes Tool, das schnell einsatzbereit, einfach aufgebaut und zu bedienen ist, um effizient und kostensparend gute Mitarbeiter zu finden.

Bewerbungen werden digital

Vor der Einführung des Recruiting-Systems liefen bei Tecosim noch viele Arbeitsschritte manuell ab: »In speziell konfigurierten Excel-Tabellen dokumentierten wir die internen Arbeitsschritte. Anhand dessen konnte der jeweilige Status der verschiedenen Bewerbungen kontrolliert werden«, berichtet Sandra Bonow, Director Human Resources bei Tecosim. »Aufgrund der immer größeren Flut von Bewerbungen wurde das bisherige Verfahren jedoch zu zeit- und personalaufwändig. Zu diesem Zeitpunkt entschieden wir auch, einen Talentpool aufzubauen, in dem wir bei Bedarf passende Bewerber per Mausklick identifizieren können – dies war jedoch per Excel-Tabelle nicht umsetzbar.«

Von einer neuen Lösung für das Bewerber- und Talentmanagement erwartete das Unternehmen eine hohe Funktionalität sowie eine schnelle Verfügbarkeit im Alltagsgeschäft. Die Lösung sollte übersichtlich aufgebaut sein und die Arbeit vereinfachen – insbesondere für die Fachvorgesetzten, die sich neben der HR-Abteilung die Bewerberunterlagen ansehen. Denn diese arbeiten nicht tagtäglich mit der Lösung und benötigten daher ein Tool, in dem sie sich schnell zurechtfinden. »Darüber hinaus war für uns entscheidend, dass die Lösung den Prozess auch für die Bewerber so angenehm wie möglich macht«, erklärt Bonow. Der Komfort für die Kandidaten war Tecosim auch deshalb wichtig, um sich vom ersten Kontakt an auf die Bewerber zu fokussieren. »Der Markt für Ingenieure ist hart umkämpft. Umso wichtiger ist es, potenziellen Mitarbeitern den Bewerbungsprozess so einfach und angenehm wie möglich zu gestalten – ein Vorgang also, der ohne Komplexität und ohne eine Vielzahl von Formularen auskommt.«, sagt Sandra Bonow. »Denn allzu aufwändige Bewerbungsprozesse können sich schnell als Hürde erweisen und durchaus darüber entscheiden, ob sich eine Fachkraft bei uns oder woanders bewirbt.« Diese hohen Anforderungskriterien, mit denen Tecosim in den Auswahlprozess ging, wurden beileibe nicht von allen am Markt verfügbaren Produkten erfüllt, berichtet die Personaldirektorin über ihre Erfahrungen während der Marktevaluierung.

Nach kurzer Installationsphase in den Praxisbetrieb

Tecosim suchte zudem nach einer Lösung, die auch für den Mittelstand geeignet war. »Wir erhalten in der Regel wöchentlich zwischen 30 und 50 Bewerbungen, auf dieses Volumen sollte das neue Bewerbermanagement ausgerichtet sein«, so Bonow. Drei Lösungen kamen letztendlich in die engere Auswahl. Entscheidend waren auch die Gespräche mit Referenzkunden, die über ihre Erfahrungen mit den Lösungen berichteten und diese aus der Praxis heraus bewerteten. Der Zuschlag ging letztendlich an MHM HR, denn »uns hat das Produkt sehr gut gefallen, darüber hinaus waren die Referenzen exzellent«, begründet Sandra Bonow die Entscheidung.

Mitte Januar 2015 erfolgte die Vertragsunterzeichnung. Nach einer kurzen Installationsphase ging bei Tecosim knapp zehn Wochen später die erste Bewerbung über »MHM eRecruiting« ein. »Wir wurden in allen Installationsphasen vom MHM-Technikerteam sehr gut betreut. Unsere Fragen wurden zeitnah und kompetent beantwortet«, lobt Bonow die Zusammenarbeit mit dem Hersteller. Das Lob gilt auch für den Support des Anbieters, der Tecosim auch nach der Implementierung jederzeit zur Seite steht und zeitnah alle aufkommenden Fragen zum System beantwortet. Über diese Lösung kann das Unternehmen jetzt sämtliche Prozessschritte – von der Personalanforderung und der Stellenausschreibung über die Onlinebewerbung bis hin zur endgültigen Einstellung – abwickeln. Das Prinzip ist so einfach wie überzeugend: Alle Informationen werden unter Berücksichtigung der gesetzlicher Aufbewahrungs- und Löschfristen in einer zentralen Datenbank gespeichert und können von autorisierten Nutzern eingesehen oder bearbeitet werden.

Wer sich über das Bewerberportal beim CAE-Spezialisten bewirbt, schickt seine Unterlagen heute direkt in das neue Bewerbermanagement-Tool. Das System informiert die HR-Abteilung automatisch über neue Eingänge. Die Personalabteilung nimmt sich des Vorgangs an, überprüft die Unterlagen und schickt diese entsprechend an die Fachbereichsleiter weiter. Nicht passende Bewerbungen werden entsprechend der gesetzten Filter bereits im Vorfeld aussortiert. Trotzdem geht kein guter Kandidat durch die Lappen. Denn passt das Profil eines Bewerbers zwar aktuell nicht zu den ausgeschriebenen Stellen, kommt aber möglicherweise für ein späteres Projekt in Betracht, wandern die Personalinformationen in den Talentpool. Natürlich nur, sofern der Bewerber sein Einverständnis dazu gibt. So kann Tecosim diesen zu einem späteren Zeitpunkt für ein neues Projekt direkt ansprechen und bei Interesse einladen. Das verhindert lange Recruiting-Abläufe und ermöglicht einen schnelleren Projekteinstieg.

Aktuell passende Bewerber werden nach Rücksprache mit den Führungskräften zeitnah eingeladen. Für den gesamten Schriftverkehr mit Bewerbern verfügt die Lösung über eine Vielzahl von Vorlagen und Textbausteinen. Diese unterstützen die Personalabteilung bei der Korrespondenz und vereinfachen die Formulierung von Zu- oder Absagen. »Das ist sehr elegant gelöst und spart eine Menge Arbeit«, bringt es Bonow auf den Punkt.

Transparente Prozesse für alle Beteiligten

Auch die Transparenz des Bewerbungsverfahrens hat sich deutlich erhöht. Denn aufgrund der integrierten Prozessübersicht zeigt das Tool für jeden Vorgang an, wie viele Bewerbungen auf eine Stellenausschreibung eingegangen sind, bei wem sich die Unterlagen gerade befinden und in welchem Stadium die Entscheidungsphase ist. Zudem bietet die Lösung auch den Bewerbern selbst Transparenz, da diese sich ebenfalls in das System einloggen können, um zu sehen, wer ihre Unterlagen aktuell bearbeitet und wie deren Status ist.

»Wir arbeiten extrem projektbezogen, weshalb der Zeitfaktor bei den Bewerbungen eine wichtige Rolle spielt«, sagt Sandra Bonow. »Umso entscheidender ist es, schnell die richtigen Leute zu finden.« Projektbezogen heißt bei Tecosim allerdings nicht, dass das Unternehmen Fachleute nur projektbezogen mit befristeten Verträgen einstellt. Ganz im Gegenteil, man sei daran interessiert, Fachleute mit attraktiven Programmen und familienfreundlichen Angeboten langfristig an sich zu binden.

Fazit

Nach rund einem Jahr ist das MHM eRecruiting ein fester Bestandteil der Personalprozesse bei Tecosim und sehr beliebt. Die Bewerbungsprozesse wurden durch die Lösung deutlich schneller und transparenter. Aufgrund der einfachen Nutzung und der leichten Bedienbarkeit ist die Akzeptanz bei sehr hoch, angefangen bei den HR-Spezialisten, bis hinauf in die Führungsebene. Und nicht zuletzt konnte auch das Ansehen der Personalabteilung gesteigert werden. »Der HR-Bereich im Unternehmen hat an Standing gewonnen, weil wir dank der Lösung jetzt sehr viel professioneller intern wie auch extern auftreten können«, erklärt Bonow abschließend. ▪]]

 

MHM HR E-Recruiting-Lösung im Überblick

  • Dashboard für den schnellen Überblick
  • Wiedervorlagen und Aufgabenliste – nichts bleibt liegen
  • Intuitive Filterung und Sortierung der Ansichten
  • Gezielte Übernahme von Kandidaten in den Talentpool
  • Integration und Anbindung an vorhandene ERP-Systeme wie SAP
  • Benutzeroberfläche im Corporate Design des Unternehmens
  • Multiposting: Reichweite steigern durch parallele Veröffentlichung in allen Jobbörsen
  • Nutzermanagement (Zugriffs- und Nutzungsrechte) für HR-User
  • Optionales SaaS-Modell; Daten befinden sich ausschließlich auf deutschen Servern, Datensicherheit durch umfangreiches Sicherheitskonzept

 

Info: Tecosim

Tecosim ist ein auf Computer Aided Engineering (CAE) spezialisiertes Technologieunternehmen. Die international tätige Gruppe hat ihre Unternehmenszentrale in Rüsselsheim und sechs Niederlassungen in Deutschland. Hinzu kommen Standorte in Großbritannien, Indien, Japan und Österreich.

Mit einem Team von weltweit rund 440 Berechnungsingenieuren erarbeitet Tecosim Lösungen für die Geschäftsfelder Mobilität, Energie, Industrie & Technik sowie Gesundheit. Die Spezialisten bilden mit Hilfe von CAE in frühen Phasen der Produktentwicklung das Verhalten von Bauteilen unter verschiedenen Einflüssen ab und legen es aus.

Diese Methode hat sich in weiten Bereichen der Industrie durchgesetzt: Sie erhöht die Effektivität in der Produktentwicklung und hilft Kosten zu sparen. Die Leistungen umfassen Struktursimulation, Strömungssimulation (CFD), Mehrkörpersimulation, Systemsimulation, Prozessentwicklung sowie spezielle Softwarelösungen.

Mit seinen Entwicklungsdienstleistungen und Produkten verbessert Tecosim das Leben der Menschen in den Bereichen Sicherheit, Komfort und Umwelt. Dies wird ausgedrückt im Markenversprechen »better life by simulation«.


 

Hier folgt eine kleine Auswahl an Fachbeiträgen und Statistiken die zu diesem Thema passen. Geben Sie in der »Artikelsuche...« rechts oben Ihre Suchbegriffe ein und lassen sich überraschen, welche weiteren Treffer Sie auf unserer Webseite finden.

Diese Auswahl wurde von Menschen getroffen und nicht von Algorithmen.

 

Fachkräftemangel? Immer mehr Arbeitgeber setzen auf Selbsthilfe

Kulturelle Übereinstimmung von Bewerbern und Unternehmen

Absage für das Bewerbungsanschreiben

Personal-Trends für 2017: HR Analytics werden massiv an Bedeutung gewinnen

Vom Kandidaten zum loyalen Mitarbeiter

CV meets Technology – Win-win play für Kandidaten und Unternehmen

Recruiting in digitalen Zeiten: 5 Regeln für modernes Bewerbermanagement

Live-Kommunikation – ein wertvolles Instrument im Kampf um Talente und unternehmerische Exzellenz

Wer sind Deutschlands Top-Recruiter?

Kampf um die besten Nachwuchskräfte

Bewerbermangel? So klappt es mit dem Recruiting

Nur ganzheitliches Talent Management führt zum Erfolg

Recruiting auf der CeBIT: Kampf um IT-Spezialisten beginnt

Social Media beim Employer Branding und Recruiting

Weitere Artikel zu