Der österreichische Spezialmaschinenbauer Wintersteiger hat mithilfe von YAMBS.eBanking Dialog die Qualität der Rechnungslegung verbessert und seine internen Prozesse beschleunigt. Ein elektronischer Workflow automatisiert dabei die Klärungs- und Informationsprozesse, entlastet die Buchhaltung und sorgt für abteilungsübergreifende Transparenz. Rund 90 Prozent des Arbeitsaufwands wurden eingespart.
Abweichungen im Zahlungseingang erfordern in der Regel langwierige interne Abstimmungsprozesse zur Klärung des Sachverhalts. So auch beider Wintersteiger AG. »Unser Umsatzvolumen ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Dadurch stiegen auch die Fälle zur Klärung von Zahlungskürzungen an, beispielsweise, weil der Kunde zu viel Skonto abzieht oder die Rechnung aufgrund von Reklamationen kürzt«, beschreibt Gerhard Gadermair, Leitung Finanzen, die Ausgangslage. Rund 50 Rechnungskürzungen waren zuletzt pro Monat manuell zu klären, Tendenz steigend. Um diese zuordnen und verbuchen zu können, mussten sich die Mitarbeiter im Rechnungswesen intensiv mit den jeweiligen Sachbearbeitern im Innendienst abstimmen. Für jede Forderungsdifferenz galt es beispielsweise zu klären, ob die Kürzung irrtümlich erfolgte oder eine Mindermenge geliefert wurde. Der manuelle Abstimmungsprozess nahm pro Geschäftsfall durchschnittlich 30 Minuten in Anspruch; bis zur vollständigen Klärung einer Rechnungskürzung vergingen oftmals mehrere Tage. Ebenso aufwändig waren die Abstimmungsvorgänge aufgrund von An-, Teil- oder Schlusszahlungen.
Produktion benötigt Zahlungseingangsbestätigung. Da viele der Spezialmaschinen von Wintersteiger, wie beispielsweise Mähdrescher, nach Produktionsfortschritt bezahlt werden, hatte die Buchhaltung eine zeitkritische Schlüsselfunktion inne. Die Fertigung konnte erst beginnen, sobald die Buchhaltung den Eingang der Zahlungen bestätigt hatte. Die Mitarbeiter mussten täglich die Produktionsplanung rechtzeitig zum Schichtbeginn um 6 Uhr morgens abgeschlossen haben. Gleichzeitig wollten auch die Innendienstmitarbeiter in den drei Business Units Pflanzenzucht- und Forschung, Sport und Holzverarbeitung von der Buchhaltung über die Zahlungen informiert werden. »Über den Tag verteilt erhielten wir sehr viele telefonische Anfragen nach dem jeweiligen Zahlungsfortschritt. Das war ein erheblicher Störfaktor«, beschreibt Anita Huber, zuständig für das Debitorenmanagement bei Wintersteiger, die Problematik.
Bearbeitungsprozesse durch Workflow automatisiert. Zur Lösung des Problems entschied Wintersteiger, die Bearbeitungsprozesse mithilfe eines elektronischen Workflows zu automatisieren. Ziel war es, die Mitarbeiter in der Buchhaltung zu entlasten, die Qualität der Prozesse zu verbessern und dadurch mehr Transparenz im Zusammenspiel der Abteilungen zu schaffen. Wichtigstes Kriterium bei der Anbietersuche waren Flexibilität und Anwenderfreundlichkeit.
»Unsere Geschäftseinheiten bedienen verschiedene Branchen und unterscheiden sich daher sehr hinsichtlich ihres Kundenstamms. Diese Eigenheiten sollten in der Lösung individuell abbildbar sein. Zudem war es uns wichtig, eventuelle Änderungen im System selbst vornehmen zu können«, erläutert Gerhard Gadermair.
Die Wahl fiel schließlich auf die Lösung YAMBS.eBanking Dialog. Alleinstellungsmerkmal der Anwendung ist, dass sie direkt in SAP arbeitet, wodurch eine zusätzliche Schnittstelle entfällt. »Wir haben bereits bei der elektronischen Kontoauszugsverarbeitung sehr gute Erfahrungen mit Software4Professionals gemacht und fühlten uns durch das spezielle Know-how der Berater in diesem Bereich in sehr guten Händen. Überzeugt hat uns zudem die Auszifferungsquote von 90 Prozent«. Ein weiteres wichtiges Argument war die hohe Flexibilität der Lösung: Nahezu jeder Geschäftsvorfall, der auf logischen Prozessen beruht, kann mit YAMBS.eBanking Dialog abgebildet werden.
Individuelle Unternehmensprozesse abgebildet. In einem ersten Schritt definierten die zuständigen Mitarbeiter bei Wintersteiger die Anforderungen und Prozesse. »Die Herausforderung bestand für uns darin, unsere Wünsche und Eigenheiten abgebildet zu bekommen und im Vorfeld exakt zu definieren. Software4Professionals war uns hierbei eine große Hilfe«, beschreibt Gerhard Gadermaier die Vorbereitungsphase. Zunächst standen die Klärungsprozesse bei Rechnungskürzungen und Skonto im Vordergrund. Im weiteren Verlauf kamen jedoch noch zusätzliche Anwendungsfelder für den elektronischen Workflow hinzu. So bestand eine Anforderung darin, einen Klärungsworkflow zu starten, wenn der Kunde den Betrag nicht in der gestellten Rechnungswährung, sondern in einer anderen Währung, bezahlt hat.
Buchhaltung und Vertrieb entlastet. 60 bis 70 Mitarbeiter aus allen Business Units nutzen mittlerweile die Klärungs- und Informationsworkflows. In den Voreinstellungen der Software wurde definiert, wer in welcher Freigabestufe zuständig ist und wer welche Informationen erhält, sobald der Kunde eine Anzahlungsrechnung bezahlt hat. Anstatt eines manuellen Klärungsprozesses per E-Mail, Fax oder Telefon wird nun automatisch ein Klärungsworkflow in SAP angestoßen, sobald sich ein Kunde nach Ablauf über der vereinbarten Skontofrist Skonto zieht oder die Rechnung kürzt. Der zuständige Vertriebsmitarbeiter erhält automatisch eine E-Mail. Diese enthält den Link zu einem Portal, in dem sich der gesamte Prozess zur Aufklärung der Zahlungsdifferenz mittels weniger Mausklicks durchlaufen und jederzeit einsehen lässt.
In die Produktionsplanung ist die Buchhaltung dank des Informationsworkflows nicht mehr länger direkt eingebunden. Die Bestätigung des Zahlungseingangs bei Anzahlungs- oder Schlussrechnungen wird nun aus dem System heraus automatisch an den Vertrieb weitergeleitet. »Durch den Workflow konnte in der Buchhaltung schätzungsweise 90 Prozent des bisherigen Arbeitsaufwands eingespart werden. Viele Einzelschritte fallen nun weg, der Ablauf ist strukturierter, da die Unterbrechungen der täglichen Routine deutlich weniger geworden sind.«, berichtet Anita Huber.
Informationen auf Knopfdruck verfügbar. Auch die Transparenz über sämtliche Abläufe ist eine entscheidende Verbesserung. »Wir sehen nun beispielsweise jederzeit, wie viele Gutschriften erstellt wurden und erkennen dadurch unser Optimierungspotenzial besser«, erläutert Gerhard Gadermair. Sehr zufrieden sind die Mitarbeiter auch hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität. »Das System ist sehr anwenderfreundlich, auch für Menschen, die über weniger technisches Fachwissen verfügen. Neue Geschäftsfälle können wir jederzeit selbst ohne IT-Unterstützung anpassen«, so Anita Huber. Die Resonanz aus dem Innendienst ist ebenfalls durchweg positiv, da sich die Durchlaufzeiten deutlich verkürzt haben und die Mitarbeiter immer auf dem aktuellen Informationsstand sind. »Mithilfe von YAMBS.eBanking Dialog sind Informationen, die zuvor im Vertrieb mühsam zusammengetragen werden mussten, nun auf Knopfdruck verfügbar. Entscheidungen, die zuvor mehrere Tage Vorlaufzeit benötigten, können nun innerhalb weniger Minuten getroffen werden. Die Prozessqualität hat sich dadurch wesentlich verbessert. Gleichzeitig konnten die Arbeitsabläufe um rund 40 Prozent beschleunigt werden«, resümiert Gerhard Gadermair.
Markus Uhl, Leiter Vertrieb,
Software4Professionals GmbH & Co KG
www.yambs.eu
Illustration: © Sashkin/shutterstock.com
Schweickert »Von Strom bis IT« setzt auf intelligente Finanzbuchhaltungssoftware
5 Fehler, die Entscheider vermeiden müssen, wenn sie zum digitalen Gewinner werden wollen
ZUGFeRD: Format für den elektronischen Rechnungsaustausch bald einführen
Studie: Im Jahr 2018 hat Papier in 90 Prozent der Unternehmen weitgehend ausgedient