Worauf Unternehmen in Sachen Enterprise Search achten sollten

Suchanwendungen variieren stark: Funktionsumfang, Spezialisierung und europäische Datenzentren sind wichtige Kriterien bei der Auswahl einer passenden Lösung.

Wer suchet, der findet. Wer aber auf eine leistungsstarke, spezialisierte und sichere semantische Suchanwendung setzt, der findet, was er sucht. Ein europäischer Anbieter von Softwareprodukten für Enterprise Search, Big Data und Wissensmanagement [1] hat jetzt drei Tipps zusammengestellt, die Unternehmen beachten sollten, wenn sie eine Suchanwendung einsetzen möchten. So gibt es aktuell verschiedene Anbieter, die für Firmen und Organisationen sogenannte Search Appliances offerieren, darunter auch die großen Hersteller. Das Problem dieser Suchwerkzeuge: Sie liefern zwar Suchergebnisse, verstehen und verknüpfen die Inhalte aber nicht, bieten keine Zusammenhänge und lassen beim Anwender viele Fragen offen, anstatt ihn mit einer umfassenden 360-Grad-Sicht zu unterstützen. Dies sind die drei wichtigsten Aspekte, die Firmen beim Thema Wissensmanagement berücksichtigen sollten:

  1. Funktionsstärke ist das A und O

Unterstützung bei der Informationssuche hat sich so mancher Anbieter auf seinen Fahnen geschrieben. Wer aber wirklich effizient Daten filtern, Informationen verknüpfen und Zusammenhänge erkennen möchte, der sollte auf eine professionelle High-End-Suchanwendung setzen. Es geht nicht alleinig darum, so viele Suchergebnisse wie möglich angezeigt zu bekommen. Stattdessen sollen strukturierte und unstrukturierte Daten, beispielsweise auch E-Mails, Tweets oder Informationsbruchstücke, zusammengeführt und analysiert werden.

Oberstes Ziel: Suchergebnisse als Unterstützung für die Entscheidungsfindung oder Bewertung. Liefern einige Internetsuchmaschinen beispielsweise lediglich eine Link-Liste und reihen Suchergebnisse nach zuvor vorgegebenen Kriterien, gilt es eine Anwendung zu wählen, die genau analysiert und indiziert. Egal, ob es um E-Mails, Texte, Kontaktdaten oder Kalendereinträge geht: Das Tool sollte jede Information zerlegen, semantisch analysieren, verstehen und verknüpfen sowie nach der Wichtigkeit (Relevanz) für den jeweiligen Anwender und/oder Fachbereich sortieren können. Man erhält eine Trefferliste, mit der sich nahtlos weiter arbeiten lässt (Stichwort »Actionable Information«). Zudem sollten alle Arten von Ablagesystemen miteinbezogen werden lassen. Beispiele sind E-Mailprogramme, ERP, DMS oder CMS.

Last but not least müssen Firmen bedenken, dass sich die neue Lösung schnell und problemlos einsetzen lässt. Das ist insbesondere dann sichergestellt, wenn es auch direkte Wege zum Hersteller und dessen Produktentwicklung gibt, damit im Fall der Fälle rasch auf Kundenwünsche reagiert werden kann. Außerdem sollte vorab sichergestellt werden, dass man Produktwünsche nicht nur einbringen kann, sondern die wesentlichen Anforderungen auch rasch den Weg in das Produkt finden. Dabei hilft es oft schon, Bestandskunden zu deren Erfahrungen zu befragen.

  1. Spezialisierung statt Bauchladenprinzip

Wer im Wirrwarr der verschiedenen Anbieter nicht genau weiß, wer die unternehmensspezifischen Anforderungen am besten abdecken kann, sollte, so Mindbreeze, immer nach einem Experten für Enterprise Search Ausschau halten. Unterstützen manche Suchanwendungsanbieter beziehungsweise deren Partner ihre Kunden nur nach dem Bauchladenprinzip, erfährt der spezialisierte und branchenerfahrene Search-Spezialist im persönlichen Gespräch, wie die Anforderungen und Bedürfnisse aussehen. Mancher IT-Riese nimmt Enterprise Search lediglich als netten Zusatz ins Portfolio auf. Unternehmen die sich auf Wissensmanagement durch Enterprise Search fokussiert haben, tun dies nicht aus marketingtechnischen Beweggründen, sondern um funktionsstarke Produkte für dieses umfassende Gebiet nebst professioneller Beratung zur Verfügung zu stellen und setzen dabei auf zufriedene Kunde und entsprechend langfristige Kundenbeziehungen.

  1. »Sicherheit made in Europe«

Ein weiterer zentraler Aspekt, den Unternehmen beachten sollten, ist das Thema Sicherheit. Unerlaubte Zugriffe auf geschäftsrelevante oder vertrauliche Daten müssen zu jeder Zeit ausgeschlossen sein – egal ob es sich um einen neugierigen Praktikanten oder einen ausländischen Geheimdienst handelt. Enterprise-Search-Produkte dürfen nur jene Suchergebnisse anzeigen, die der Anwender auch tatsächlich in der jeweiligen Anwendung zumindest lesen darf. Das alleine reicht aber nicht, die Anwendung muss dies im gesamten Umfang sicherstellen. So ist beispielsweise das Anzeigen eines »Meinten Sie…«-Vorschlags auch nur zulässig, wenn zuvor sichergestellt ist, dass der Anwender zum vorgeschlagenen Begriff ein zugehöriges Dokument auch tatsächlich lesen darf. Ebenso gilt dies für Filterwerte bei Facetten und vielen weiteren Details. Enterprise-Search-Produkte müssen sicherstellen, dass ein Anwender nicht herausfindet, dass zu einer Suche etwas existiert, was er nicht sehen darf, auch das wäre bereits schon eine massive Sicherheitslücke. Hier gilt maximale Vorsicht bei der Evaluierung.

grafik mindbreeze enterprise search

»In den vergangenen Jahren sind Kunden und Interessenten immer wieder an uns herangetreten und haben gefragt: Worauf müssen wir achten, wenn wir uns für eine ausgefeilte Enterprise- Search-Anwendung interessieren? Essenziell ist hierbei immer, dass die Lösung funktionsstark ist, der Anbieter sich mit dem Metier bestens auskennt, und dass europäische Sicherheitsstandards eingehalten werden«, berichtet Daniel Fallmann, Gründer und Geschäftsführer von Mindbreeze. Künftig werde es für Unternehmen in Sachen Wettbewerbsfähigkeit verstärkt darauf ankommen, wie sie mit den ihnen zur Verfügung stehenden Informationen umgehen und ob sie das meiste aus ihnen herausholen.« Fallmann weiter: »Mindbreeze InSpire ist eine sofort und vielseitig einsetzbare Enterprise-Search- und Big-Data-Lösung für alle Datenquellen im Unternehmen. Anwender erhalten mit einer Abfrage alle Informationen auf einen Blick. Mit den Lösungen von Mindbreeze sind Unternehmen für alle Such-Herausforderungen bestens gewappnet.«

[1] Die Mindbreeze GmbH mit Sitz in Linz/Österreich ist ein europäischer Anbieter von Softwareprodukten für Enterprise Search, Big Data und Wissensmanagement. Die Produkte ermöglichen eine konsolidierte Sicht auf das Unternehmenswissen – unabhängig davon, wo (Datenquellen) und wie (strukturiert, unstrukturiert) dieses gespeichert ist. Die Mindbreeze GmbH ist ein Tochterunternehmen der Fabasoft AG. www.mindbreeze.com

Weitere Artikel zu