Die Integration hochspezialisierter Software in ein bestehendes ERP-System ist oftmals problematisch. Vermeintlich einfache Schnittstellen entpuppen sich bei genauerem Blick als komplex oder fehleranfällig. Sechs Tipps verhelfen zu einer erfolgreichen Integration einer Customs Management Suite.
»Mit unseren ›Sechs Erfolgsfaktoren‹ können Unternehmen sicherstellen, dass die Integration eines Customs Mangement Systems reibungslos verläuft. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern spart vor allem Zeit und Geld«, kommentiert Andreas Heil, Vice President Global Trade Solutions bei Kewill.
- In webbasierte Lösungen investieren
Eine webbasierte Zollsoftware, die zentral von externen Spezialisten gepflegt wird, bietet Anwendern den Vorteil, dass der eigene Warenverkehr immer auf Basis aktueller Regeln abgewickelt wird. Allerdings sollte aus Sicherheitsgründen darauf geachtet werden, dass die hochsensiblen Daten für Verzollungen in das Rechenzentrum des Softwareanbieters übertragen werden. Aufgrund der einfachen Integration in eine bestehende Softwarelandschaft lässt sich eine leistungsfähige Cloud-Lösung ohne IT-Mehraufwand und große Investitionskosten implementieren.
- Für offene Schnittstellen sorgen
Eine ideale, webbasierte Lösung muss reibungslos mit den bestehenden ERP-, Lagerverwaltungs- oder Transportmanagementsystemen kommunizieren können. Die Lösung: Offene Schnittstellen, sogenannte APIs (Application Programming Interfaces) machen es möglich, mehrere Programme zu verbinden und Informationen zu übermitteln. Zusätzlich sollte die Customs Management Suite einen universalen Datenkonverter enthalten. Dieser ermöglicht den Austausch von Geschäftsdaten zwischen verschiedenen Systemen mit unterschiedlichsten Formaten und Übertragungsprotokollen. »Als Teil der leistungsstarken und benutzerfreundlichen Move-Familie lässt sich unsere Softwarelösung für den Bereich Customs- und Compliance unproblematisch in bestehende Systeme integrieren und steht Unternehmen mit spezifischem Branchen- und Fachwissen zuverlässig zur Seite«, ergänzt Andreas Heil.
- Auf skalierbare Lösungen setzen
Weltweite Krisen, Umstrukturierungen oder neue Kunden: Schnell ist für die Verzollung eine völlig neue Ausgangssituation geschaffen. Ein zukunftsfähiges Zollsystem sollte daher der Dynamik unerwarteter Entwicklungen gewachsen sein. Skalierbarkeit bezeichnet die Fähigkeit, das Leistungspotenzial des Systems durch das Hinzufügen von Ressourcen beliebig an den aktuellen Bedarf anpassen zu können. In diesem Kontext sollte darauf geachtet werden, dass der Anbieter der Zollsoftware für seine Lösung strenge Testszenarien bestanden hat – sowohl intern als auch bei Kunden.
- Hacker-Angriffen und Datenverlust vorbeugen
Die Weltwirtschaft ist alltäglich Millionen von Cyberattacken ausgesetzt. Solche Angriffe verfolgen oftmals die Absicht, hochsensible Daten abzugreifen. Entsprechend hoch sind die Sicherheitsanforderungen an eine Zollsoftware mit den dort gespeicherten Unternehmens- und Produktdaten. Ein Customs Management System sollte daher unbedingt ein belastbares Konzept für die Datensicherung bereitstellen.
- Transparenz ermöglichen
Weltweite Lieferketten sind oft komplex und bestehen aus mehr als zehn Partnern. Ein Customs Management System sollte dafür sorgen, dass alle beteiligten Akteure über größtmögliche Transparenz und somit über alle erforderlichen Daten verfügen.
Hier war die Einführung der elektronischen Zollabwicklung wegweisend, die auch außerhalb der EU auf dem Vormarsch ist. Die Vorgehensweise: Zollbehörden erhalten per Internet die elektronischen Dokumente zugeschickt. Bei Fragen können sich die Beamten über das Internet direkt an den Deklaranten wenden. Bei einer durchgängigen elektronischen Zollabwicklung ist das unbearbeitete Liegenlassen von Deklarationen somit nicht mehr möglich.
- Zentral speichern
Bei einer zentralen Datenbank für alle zollrelevanten Daten befinden sich alle für den Prozessablauf notwendigen Informationen auf einem einzigen Leitrechner. Dadurch wird das Entstehen parallel geführter Datensätze verhindert. Der Vorteil dieser Form der Steuerung und Datenhaltung liegt in der Integrität, Eindeutigkeit und Aktualität der Datenbestände im Leitrechner. Alle autorisierten Teilnehmer können den aktuellen Prozessstatus jederzeit im Netz abrufen. Wer auf der Suche nach einem leistungsfähigen Customs Management System ist, ist gut beraten, auf dieses Feature zu achten.