ZUGFeRD: Format für den elektronischen Rechnungsaustausch bald einführen

Bis November 2018 könnte das Format ZUGFeRD [1] für den elektronischen Rechnungsaustausch für die Öffentliche Verwaltung in der gesamten EU eingeführt werden. Die Diskussionen dazu sind in der EU aber noch nicht abgeschlossen. Der EDNA Bundesverband Energiemarkt & Kommunikation e.V.  empfiehlt den Unternehmen der Energiewirtschaft, die Einführung von ZUGFeRD  jetzt anzugehen.

»In Gegensatz zu den EDIFACT-Formaten, wie sie in der regulierten Marktkommunikation Verwendung finden, kann mithilfe von ZUGFeRD sofort mit allen Marktpartnern kommuniziert werden, da der Adressat keine besonderen technischen Voraussetzungen erfüllen muss. Damit lassen sich die mit Kundenrechnungen verbundene Prozesskosten sowohl bei ausgehenden als auch bei eingehenden Rechnungen in kürzester Zeit drastisch senken«, betont Rüdiger Winkler, Geschäftsführer des EDNA Bundesverbands Energiemarkt & Kommunikation e.V.

Um die Unternehmen bei der Umsetzung unterstützen zu können, wird die EDNA-Projektgruppe Geschäftsprozesse das Thema ZUGFeRD in den kommenden Monaten in den Fokus ihrer Arbeit rücken. Dabei soll auch geprüft werden, inwieweit das Format an die Besonderheiten der Branche angepasst und wie eine ZUGFeRD-Rechnung in der Energiewirtschaft aufgebaut werden muss. Dazu wird EDNA auch mit der ZUGFeRD Community zusammenarbeiten. Zudem soll spätestens bis zur E-world 2016 auf der EDNA-Website ein Verzeichnis der Mitgliedsunternehmen veröffentlicht werden, die dieses Format softwaretechnisch unterstützen oder entsprechende Expertise für die Einführung bieten können.

»Gerade bei Versorgungsunternehmen ist der Abrechnungsprozess und insbesondere der Versand der Rechnungen an die Kunden nach wie vor ein relevanter Kostenfaktor. Eine Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand bietet deswegen allein schon durch die Einsparungen bei Papier und Porto ausgesprochen große Potenziale für die Kostenoptimierung«, erklärt Rüdiger Winkler. Mit Hilfe von ZUGFeRD ließen sich diese Potenziale vergleichsweise einfach erschließen. Denn im Gegensatz zu einem EDIFACT-Format wie INVOIC können ZUGFeRD-Rechnungen von jedem Kunden empfangen und gelesen werden – auch von Haushaltskunden. Da die Rechnung aus einer visuellen Darstellung in Form einer geschützten PDF/A-3-Datei besteht, lässt sich dieser den Beleg einfach ausdrucken und abspeichern. Alle wichtigen Informationen werden aber auch maschinell auslesbar im XML-Format an die PDF-Datei angehängt. Damit hat der Empfänger jederzeit die Option, die Rechnung direkt elektronisch weiterzuverarbeiten. Mittelfristig soll das Format weiterentwickelt werden, so dass es auch für Bestellungen oder Lieferscheine verwendet werden kann.

[1] ZUGFeRD steht für »Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland«

EDNA Bundesverband Energiemarkt & Kommunikation e.V.; www.edna-bundesverband.de

Leitfaden zur Einführung elektronischer Rechnungen

Die elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen hat in den vergangenen Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Immer mehr Unternehmen tauschen Daten elektronisch mit ihren Geschäftspartnern aus, um so ihre Prozesse schneller und effizienter ausführen zu können. Angesichts eines zunehmenden Kostendrucks versuchen Unternehmen, insbesondere durch die Verbesserung ihrer finanziellen Abwicklungsprozesse, ihre Kosten zu senken. Vor allem bei der elektronischen Rechnungsabwicklung ergeben sich hohe Einsparpotenziale.

Elektronische Rechnungsabwicklung – einfach, effizient, sicher

Die Informationsreihe »Elektronische Rechnungsabwicklung« soll insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen helfen, das Thema für sich richtig einzuschätzen und Hilfestellungen bei einer möglichen Einführung geben. Die Informationsreihe ist Teil eines Projekts, das im Rahmen des vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) geförderten Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) durchgeführt wird. Dieser Leitfaden soll bei der Bewertung, Auswahl und Integration der elektronischen Rechnungsabwicklung unterstützen. Aufbauend auf den Ergebnissen des Marktüberblicks, der Fallbeispiele und der Unternehmensbefragung werden praxisnahe Hilfestellungen entwickelt, die bei der Beurteilung und einer möglichen Einführung elektronischer Rechnungsprozesse im Unternehmen unterstützen sollen.

Der Leitfaden steht hier zum kostenlosen Download zur Verfügung. http://www.ferd-net.de/upload/Leitfaden_zur_Einfuehrung.pdf

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