Beachtliche Effizienzgewinne bei Krankenhäusern und Kliniken machbar

Das Volumen ist beachtlich: 33,8 Milliarden Euro geben alle Krankenhäuser in Deutschland für Sachkosten insgesamt aus, davon 8,7 Milliarden für medizinische Verbrauchsgüter ohne Arzneimittel (Quelle: Statistisches Bundesamt 2013). Dennoch werden elektronische Beschaffungslösungen bisher nur von einem Drittel der Krankenhäuser und Kliniken genutzt und nur jede siebte Einrichtung hat E-Procurement-Lösungen in ein eigenes Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) integriert. Eine Vereinfachung der Bestellungen und der Rechnungsabwicklung über E-Procurement-Anwendungen könnte hier aber beachtliche Effizienzgewinne sowohl bei den Abläufen als auch im finanziellen Ergebnis erbringen – angesichts der schwierigen wirtschaftlichen Situation in vielen Krankenhäusern ein wichtiger Beitrag.

Mit den Chancen und dem Nutzen von E-Procurement-Lösungen im Krankenhausbereich hat sich das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Lünendonk in seinem neuen Whitepaper »Mehr Effizienz im Einkauf von Krankenhäusern und Kliniken« auseinandergesetzt. In fachlicher Zusammenarbeit mit der Netfira GmbH entstanden, beschäftigt es sich umfassend mit elektronischen Supply Chains im Gesundheitsbereich und den Möglichkeiten für die Einbindung auch kleinerer Lieferanten.

Traditionelle Lieferantenanbindung noch weit verbreitet

E-Procurement-Lösungen unterstützen zum einen den digitalisierten, weitgehend automatisierten Einkauf und entfalten ihre höchste Wirksamkeit im Zusammenspiel mit der richtigen Organisation innerhalb der Klinik. Zum anderen eröffnen sie Chancen zur Optimierung der internen Einkaufsprozesse. Das bedingt unter anderem eine Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit mit den externen Lieferanten – vor allem die Interaktion über E-Procurement-Lösungen.

Während manche Lieferanten vielleicht schon über EDI (Electronic Data Interchange) in die Einkaufsabläufe der Krankenhäuser eingebunden sind, sind sehr viele, vor allem kleinere und mittlere Lieferanten bei automatisierten Procurement-Workflows deutlich unterrepräsentiert. Anfragen, Bestellungen und der Austausch von Dokumenten erfolgen häufig noch immer per Telefon, Fax und E-Mail. Das zieht Medienbrüche zwischen den Informationsträgern nach sich, die nicht nur zu Fehlern und Rückfragen führen, sondern die Beschaffung und Bestellabwicklung unnötig verzögern und verteuern.

»Da sie aber meist nicht über die finanziellen Mittel oder technischen Voraussetzungen verfügen, schrecken kleinere Zulieferer oftmals vor der Anbindung an komplexe E-Procurement-Lösungen zurück«, erläutert Thomas Lünendonk, Senior Consultant bei Lünendonk und Autor des Whitepapers. »Gelingt es jedoch, alle Lieferanten mit geringem Aufwand nahtlos in den Einkaufsprozess zu integrieren und für den automatisierten Datenaustausch zu gewinnen, können die manuellen Abläufe im operativen Einkauf auf ein Minimum reduziert werden und das gesamte Lieferantennetzwerk wird agiler, kostengünstiger und planbarer.«

Allerdings ist die Implementierung komplexer IT-Lösungen wie EDI, Portale, Marktplätze oder strategische E-Procurement-Plattformen oft mit erheblichem technischem und kostenträchtigem Aufwand verbunden. »Wichtig bei der Einführung eines E-Procurement-Systems ist daher auf der einen Seite, dass sich die Lösung in die bestehenden Abläufe und eventuell vorhandenen ERP-Systeme einpassen lässt«, ergänzt Reinald Schneller, Geschäftsführer Netfira. »Auf der anderen Seite ist das problemlose Onboarding neuer sowie die Einbindung bestehender Lieferanten ohne große Kosten und mit einer niedrigen technischen Schwelle ausschlaggebend.«

Operatives Werkzeug ohne strategischen Ballast

Oft genügt deshalb ein rein operatives Werkzeug, das alle wichtigen Abläufe automatisiert, aber nicht den Ballast eines strategischen Procurement-Tools mit sich herumträgt. Schlanke und flexible Softwarewerkzeuge helfen den Krankenhäusern bei der Anbindung der wichtigen kleineren und mittleren Zulieferer. Sie automatisieren die Arbeit des Einkaufs von der Bestellung über die Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnungseingabe und -prüfung. Darüber hinaus sind sie in der Lage, eine Brücke zu den gegebenenfalls vorhandenen internen ERP-Anwendungen und den im Krankenhausbereich genutzten E-Commerce-Plattformen zu schlagen.

»Das Marktpotenzial für wenig komplexe und preiswerte E-Procurement-Lösungen im Gesundheitsbereich ist durchaus vorhanden«, so Reinald Schneller. »In Summe verbessern sie nicht nur die Situation im Einkauf, sondern die gesamte Effizienz- und Kostensituation eines Krankenhauses. Und der Return-on-Investment durch elektronische Supply Chains für den Gesundheitsbereich ist seit langem belegt.«

Das Whitepaper »Mehr Effizienz im Einkauf von Krankenhäusern und Kliniken« steht ab sofort auf www.luenendonk-shop.de kostenfrei zum Download bereit.
Die Lünendonk®-Studien und Publikationen gehören als Teil des Leistungsportfolios von Lünendonk zum »Strategic Data Research« (SDR). In Verbindung mit den Leistungen in den Portfolio-Elementen »Strategic Roadmap Requirements« (SRR) und »Strategic Transformation Services« (STS) ist Lünendonk in der Lage, seine Beratungskunden von der Entwicklung der strategischen Fragen über die Gewinnung und Analyse der erforderlichen Informationen bis hin zur Aktivierung der Ergebnisse im operativen Tagesgeschäft zu unterstützen.

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