Dokumenten Management System – Sparen mit (DM)System

Dokumenten Management System

Pappordner, hohe Papierstapel und verstaubte Kellerräume – so sahen Büros und Archive noch in der jüngeren Vergangenheit aus. Das Bild verblasst. Schon 2002 führte der Wohnwagen-hersteller Fendt-Caravan GmbH ein elektronisches Dokumenten-Management-System ein. Im Laufe der Jahre mit praktischen Zusatzprogrammen des IT-Lösungspartners CFT ausgestattet, hat sich das Projekt zum komfortablen und kostensparenden System entwickelt.

Am Anfang stand der Traktor. 1970 übernahmen die Gebrüder Fendt die Landmaschinenfabrik Lely-Dechentreiter in Asbach-Bäumenheim im Landkreis Donauwörth, heute Donau-Ries, inklusive der damals schon bestehenden Wohnwagenfertigung. Heute verfügt das Unternehmen über eine breite Palette von Wohnwagen in vielen Größen und zahlreichen Ausstattungsvarianten. 1998 ging der Geschäftsbereich Fendt-Caravan in den Besitz der Hobby-Wohnwagenwerk GmbH über. 2001 zog man in das neue Werk in Mertingen bei Donauwörth um. 540 Mitarbeiter – in Spitzenzeiten von bis zu 120 Zeitarbeitskräften unterstützt – erwirtschaften hier einen Umsatz von über 130 Millionen Euro.

Knappe Räume. Bereits 2002 wurde die Notwendigkeit eines elektronischen Dokumenten-Management-Systems (DMS) deutlich. Prokurist Helmut Furthmüller, Leiter Finanzen und Personal, erinnert sich: »Unsere Archivräume wurden schlicht und ergreifend knapp. Und in den Bereichen Buchhaltung und Lohnbuchhaltung wollten wir uns rechtzeitig auf den digitalen Zugriff durch die Finanzämter einstellen.« Zudem erwartete man erhebliche Vorteile und Zeitersparnis bei Ablagearbeiten und Zugriffen auf archivierte Dokumente – Arbeiten, die sich mit einem gut funktionierenden DMS eindeutig schneller und sicherer erledigen lassen.

Also informierte man sich auf einschlägigen Messen und bei befreundeten Unternehmen über entsprechende Softwaresysteme. Ziemlich schnell kam dabei die CFT Consulting GmbH aus Bobingen ins Gespräch, die immer wieder als kompetentester Anbieter in der weiteren Region genannt wurde. Und nicht zuletzt wegen der Ortsnähe, die einen raschen und unkomplizierten Support versprach, entschied sich Fendt-Caravan schließlich für CFT, den größten Direktpartner der Easy Software AG. So begann man im Dezember 2002 unverzüglich mit der Implementierung, um noch zum Jahresende die ersten Belege verarbeiten zu können.

Gewachsenes System. Im Vorfeld lief eine sechswöchige Testphase mit echten Daten und Dokumenten, in der alle Funktionen ausprobiert wurden. Anschließend lief das System störungsfrei und konnte direkt in den Echtbetrieb übernommen werden. »Nachdem das System die Anforderungen erfüllte und sich die Installation als zuverlässig erwies, wäre es ja Blödsinn gewesen, alle bereits archivierten Belege wieder raus zu nehmen und bei Null zu beginnen«, beschreibt Furthmüller das Go live. Der erste Bereich, der dann massiv seine Belege einbrachte, war der Service mit Garantieabrechnungen, da deren Verschlagwortung und Inhalte als unproblematisch galten. Der Bereich Rechnungswesen kam als nächstes an die Reihe, erinnert sich Stephan Anlauf, Leiter EDV/Organisation: »Fakturabelege und die Fahrzeugbegleitdokumente aus der Fertigung wurden als erstes archiviert.«

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Heute fallen erheblich mehr Dokumente an und das DMS ist ordentlich gewachsen. »Eigentlich stellen wir fast jeden Beleg, den wir verschicken, ins Archiv und das zum Teil sogar direkt aus dem ERP-System«, so Anlauf. Wird dort eine Rechnung erstellt, greift das ERP-System die Daten von der Datenbank ab, parallel dazu wird eine Standard-Easy-Importdatei geschrieben. Die Daten gehen einmal an den Drucker, zusätzlich wird ein durchsuchbares PDF generiert und in Verbindung mit der Importdatei im temporären Verzeichnis abgelegt. Damit ist zum Zeitpunkt des Drucks der Beleg bereits im Archiv. Sollte jetzt in bestimmten Belegen wie Zollbescheinigungen oder anderen Auslieferungsnachweisen noch eine Unterschrift nötig sein, übernimmt man den Datensatz aus der Datenbank in die Easy-Capture-Datenbank und stellt ihn dem zuständigen Arbeitsplatz zur Verfügung.

Standard mit Zusatzprogrammen. Das Grundmodul des Archivs ist Easy Enterprise, eine auf Java basierende Technik. Mit Capture Classic und Capture Plus Scan werden die Dokumente eingescannt und die entsprechenden Daten hinterlegt. »Das ist eine Arbeitsplatz- sowie eine Servicekomponente, die einfach Papier und Daten zusammenbringt« erläutert Anlauf. Dafür gibt es momentan einen Scanner-Arbeitsplatz, an dem jeder Mitarbeiter seine festen Zeiten hat, die aber getauscht werden können. »Die Kollegen arbeiten die Dokumente ab, die sich zu ihren Terminen angesammelt haben. Das reicht für unsere Größenordnung vollkommen aus«, so Furthmüller.

Um Dokumente direkt aus MS-Office heraus zu archivieren oder am Arbeitsplatz zu verschlagworten, kommt der CFT-IndexClient in Verbindung mit weiteren CFT-Add-ons zum Einsatz. In den Client kann man von Hand eine Belegnummer oder ein bestimmtes Indexkriterium eingeben sowie weitere Zusätze und Informationen aus den jeweiligen Applikationen bereitstellen. Es gibt auch die Möglichkeit, über einen Barcode-Scanner am Arbeitsplatz zu arbeiten. Daten und Dokument vereint das Zusatzprogramm CFT-BCCon.

Deutliche Einsparungen. Seit 2012 fordert der Gesetzgeber zu jeder Rechnung, die ins europäische Ausland geht, eine sogenannte Gelangensbestätigung als Nachweis dafür, dass die Ware im Ausland angekommen ist. »Wir haben uns mit CFT zusammengesetzt«, so Furthmüller, »um diesen Vorgang innerhalb unseres Workflows zu automatisieren.« Heute kommen die Anschreiben gemeinsam mit den Rechnungen aus dem ERP-System. »Nach dem Druck wird das Ganze an den Workflow übergeben, der dann weiß, es müsste eine Gelangensbestätigung mit der Nummer xy in einem definierten Zeitraum zurückkommen«, detailliert Anlauf. Ist das nicht der Fall, generiert das System automatisch eine Erinnerungsmail. Kommt keine Antwort, wird die Buchhaltung im Rahmen des Workflows benachrichtigt. »Wir fakturieren im Jahr etwa 7.500 Fahrzeuge, davon gehen 4.300 ins europäische Ausland. Die Einsparungen sind enorm«, unterstreicht Furthmüller den Nutzen.

Noch deutlicher erscheint der Effekt im Ersatzteilwesen. Hier dreht es sich um bis zu 50.000 Rechnungen, von denen etwa 60 Prozent ins Ausland gehen. So erzielen das DMS und die CFT-Module erhebliche Einsparungen, die man zwar nicht exakt beziffern kann, aber die Furthmüller so beschreibt: »Wie oft musste man früher Belege suchen, in die Hand nehmen, bearbeiten und wieder ablegen. Das waren sicher zigtausende pro Jahr. Allein, dass das Suchen und Ablegen jetzt eine Sache von Sekunden ist, reduziert den Arbeitsaufwand gewaltig.« Die bisherigen Fortschritte und die erfolgreiche Zusammenarbeit mit der CFT Consulting veranlasst Fendt-Caravan auch zum nächsten Projekt: In 2014 wird mit CFT die digitale Personalakte eingeführt.

Volker Vorburg


www.cft.de

Titelbild: Shutterstock.com/Mega Pixel