E-Discovery: Steigende Cyberrisiken, globale Ermittlungen und neue Gesetze

Experten prognostizieren für das Jahr 2015 vor allem fünf europaweite E-Discovery-Trends.

»2015 ist das Jahr, in dem E-Discovery [1] endgültig zum unverzichtbaren Teil des Informationsmanagements und der Information Governance von Unternehmen wird«, erklärt Tim Phillips, Managing Director von Kroll Ontrack International Legal Technologies. »Das ist unabhängig davon, ob es darum geht, Cyberattacken zu erkennen, rechtliche Risiken zu begrenzen oder Rechtskanzleien bei der Einführung neuer Geschäftsmodelle zu unterstützen, mit denen Firmen im Bereich E-Discovery kostengünstiger und effizienter arbeiten können. Um globale rechtliche und regulatorische Herausforderungen bewältigen und Beweise aus neuen, verschiedenartigen Technologien erschließen zu können, sind Unternehmen zunehmend auf E-Discovery-Lösungen angewiesen. Intelligente E-Discovery-Lösungen helfen Unternehmen wesentlich und in steigendem Maße, ihre Erträge zu sichern, ihren guten Ruf zu schützen und die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen.«

Information Governance gewinnt angesichts der steigenden Cyberrisiken für Unternehmen an Bedeutung

Das Beispiel des Hackerangriffs auf Sony Ende 2014 hat gezeigt, dass Unternehmensdaten sehr realen und gleichzeitig extrem verschiedenartigen Gefahren ausgesetzt sind. Unternehmen müssen daher genau wissen, wo sich ihre Daten befinden, wie sie auf sie zugreifen und welche Frühwarnsysteme sie einsetzen können, um Sicherheitsverstöße schnell zu erkennen. E.J. Hilbert, Managing Director von Kroll, sagt dazu: »Eine effektiv greifende Information Governance wird 2015 entscheidend für den unternehmerischen Erfolg sein. Dabei werden vermehrt E-Discovery-Tools eingesetzt werden, um Cyberattacken zu untersuchen und gleichzeitig das Risiko neuer Angriffe durch Identifikation besonders wertvoller Daten zu senken.«

Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen werden verstärkt Alternativlösungen für das Management elektronischer Beweismittel anbieten

Unternehmen und ihre Rechtsabteilungen suchen nach kosteneffizienten Möglichkeiten, um das stetig wachsende Volumen im Zusammenhang mit Beweisen in elektronischen gespeicherten Daten zu erfassen und zu verwalten, die im Rahmen behördlicher oder rechtlicher Untersuchungen berücksichtigt werden müssen. Es zeichnet sich ein verstärkter Trend ab, den Bereich E-Discovery an externe Anbieter auszulagern, die über das notwendige juristische und technische Fachwissen verfügen und daher als integraler Bestandteil herkömmlicher Rechtsabteilungen arbeiten können. In Europa setzt sich außerdem die Erkenntnis durch, dass Prozesse wie die Dokumentenprüfung problemlos und ohne Kontroll- oder Qualitätseinbußen vom Serviceangebot einer Kanzlei abgekoppelt und an externe Dienstleister abgegeben werden können.

Internationale E-Discovery-Lösungen werden als Reaktion auf zunehmend globale Rechtsrisiken weiterentwickelt

Aufgrund der globalen Expansion vieler Unternehmen arbeiten auch die Behörden verstärkt international zusammen, um weltweit kartellrechtliche Richtlinien und Gesetze durchzusetzen, Korruption zu bekämpfen und Verstöße gegen das Wettbewerbsrecht und Handelssanktionen zu ahnden beziehungsweise zu verhindern. So sahen sich zahlreiche europäische Unternehmen im vergangenen Jahr eingehenden behördlichen Prüfungen unterzogen, darunter Großbanken und Maschinenbauunternehmen, die von US-Behörden unter Berufung auf Antikorruptionsgesetze im Außenhandel mit Strafzahlungen in Rekordhöhe belegt wurden.

Unternehmen müssen zukünftig verstärkt auf internationale E-Discovery -Lösungen setzen, um Compliance Audits durchzuführen und die Anforderungen bei multinationalen Untersuchungen zu erfüllen.

E-Discovery-Lösungen bieten unter anderem die Möglichkeit, Daten lückenlos und grenzüberschreitend zu erfassen, mehrsprachige Dokumente zu prüfen, und Rechtssicherheit bezüglich der Datenschutzgesetze herzustellen, die den grenzüberschreitenden Datenverkehr beschränken. Unternehmen werden zunehmend nach Lösungen Ausschau halten, die ihnen die Flexibilität, Kontrolle und Sicherheit bieten, die sie zur erfolgreichen Erfassung und Verwaltung elektronischer Beweismittel und zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen benötigen. Wichtig wird dabei auch der jeweils bestmögliche Standort sein: Hier kommen sowohl lokale Rechenzentren als auch Lösungen in Frage, die vor Ort in den Räumen eines Unternehmens implementiert werden können.

Gesetzesänderungen bringen den Einsatz von E-Discovery-Software und Services voran

Durch eine Reihe neuer Gesetzesentwicklungen, die 2014 angestoßen wurden, entstehen für 2015 und darüber hinaus neue rechtliche Anforderungen an die Erhebung elektronischer Beweismittel und den Einsatz von E-Discovery-Software und Services. Hierzu zählt auch die im Dezember 2014 vom Europäischen Parlament und dem Europäischen Rat angenommene EU-Richtlinie zu Schadensersatzklagen bei Verstößen gegen das Kartellrecht. Die Richtlinie sieht vor, dass Geschädigte das Recht zur Offenlegung relevanter Beweismittel erhalten. Dies bedeutet, dass Unternehmen zur Erfassung und Sicherung elektronischer Beweismittel in wettbewerbsrechtlichen Fällen verpflichtet werden. Die EU-Mitgliedstaaten müssen die Richtlinien innerhalb von zwei Jahren in ihrer jeweiligen Gesetzgebung umsetzen.

In Großbritannien hat die neu eingerichtete Competition and Markets Authority (Wettbewerbs- und Marktbehörde), die mit der Untersuchung von Unternehmenszusammenschlüssen sowie der Ermittlung von Verstößen gegen das Wettbewerbs- und Kartellrecht beauftragt ist, ihre Kapazitäten in den Bereichen Informationserfassung, Untersuchung und Rechtsdurchsetzung ausgebaut und im November 2014 die Sektoren benannt, die voraussichtlich besonders geprüft werden. Damit hat die neue Behörde klare Zeichen dafür gesetzt, dass sie die geltenden Gesetze konsequent durchsetzen wird.

Unternehmen sind weniger gefährdet, wenn sie ihre Mitarbeiter rechtzeitig auf unangekündigte Durchsuchungen vorbereiten und sich Gedanken darüber machen, wie sich E-Discovery-Tools für Compliance Audits nutzen lassen, und wie sie die Erfassung und Sicherung von Beweisen in elektronischen Daten im Falle gesetzlicher oder behördlicher Anfragen und Ermittlungen bestmöglich handhaben.

Technologische Neuentwicklungen erweitern den Anwendungsbereich von E-Discovery

Elektronische Beweismittel umfassen bereits E-Mails, digitale Dokumente und Voicemails. Mit der zunehmenden Nutzung von Social Media und Mobilgeräten am Arbeitsplatz müssen auch diese Daten verstärkt berücksichtigt werden. Mit dem steigenden Datentransfer zwischen vernetzten Unternehmenssystemen steigt auch der Bedarf an Analysen strukturierter Daten, besonders bei Finanzermittlungen. Für Unternehmen, die unter diesen Rahmenbedingungen weiterhin erfolgreich sein wollen, besteht die effizienteste und leistungsfähigste Lösung darin, menschliches Fachwissen und ausgereifte Software Tools miteinander zu verbinden. Hierzu zählen auch Predictive Coding und die Structured Data Analysis, mit deren Hilfe sich auch komplexere Zusammenhänge analysieren lassen.

[1] E-Discovery ist die Sicherstellung elektronischer Unterlagen (digitaler Beweisstücke) wie E-Mails oder Chat-Protokolle »E-Discovery«). Eine Herausforderung kann darin bestehen, die Originaldaten in Formate zu konvertieren, die sie unabhängig machen von den ursprünglichen Geräten oder Software. www.ediscovery.com/de

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