Effektive Webkonferenzen und Informationsvermittlung – Mehr Gestaltungsfreiheit

Effektive Webkonferenzen und Informationsvermittlung

Bereits im vergangenen Jahr hatte die Deutsche Telekom mit Telefon- und Webkonferenzen zum günstigen Pauschaltarif einen Meilenstein gesetzt. Zur diesjährigen CeBIT legte sie nach. Kunden können ihre Zusammenarbeit nun auch mit Cisco WebEx organisieren. Für eine einfache Informationsvermittlung an eine breite Teilnehmerzahl bietet die Telekom mit WebCast Event eine Streaming-Lösung an.

Virtuelles Conferencing wird immer attraktiver. Das liegt zum -einen daran, dass die technischen Grundvoraussetzungen dafür in den letzten Jahren ein Niveau erreicht haben, das eine lebendige und qualitativ hochwertige Umsetzung ermöglicht. Dienste auf Basis des Internets beispielsweise, profitieren von einer weitgehend flächendeckenden Versorgung mit schnellen Anschlüssen, aktuelle Codecs und vielem mehr. Zum anderen haben Anbieter inzwischen Produkte am Start, die diese technischen Voraussetzungen effektiv nutzen und preislich so gestaltet sind, dass sie für ein breites Publikum ein sehr gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis bieten. War ein virtuelles Meeting früher oft teuer und mühselig, ist es inzwischen ein Kinderspiel. Zudem passt es hervorragend zu einem Lifestyle, der durch die intensive Nutzung intelligenter IT-Gadgets geprägt ist. Die klassischen Argumente für Meetings via Telefon und Web – Reisekosten sparen und die Umwelt schonen – gehen heute Hand in Hand mit einfachster Bedienung. Damit wird jede Konferenz zu einem besonderen Erlebnis.

Massive Ersparnisse. Für Unternehmen rechnen sich die Kosten eines virtuellen Meetings durch die Einsparung von Reisezeit und Reisekosten der einzelnen Teilnehmer. Das führt schnell zu massiven Ersparnissen. Ein Beispiel: Für eine zweistündige Besprechung in Hannover reist ein Teilnehmer aus Köln per PKW an, zwei Teilnehmer mit dem Zug aus Hamburg und ein Teilnehmer aus München per Flugzeug. So entstehen alleine durch die Wahl der Verkehrsmittel Reisekosten in Höhe von etwa 400 Euro. Der Zeitaufwand aller vier Teilnehmer summiert sich auf geschlagene 32 Stunden. Dem steht eine Netto-Meeting-Zeit von acht Stunden (4 x 2 Stunden) gegenüber – das, was bei einer Telefon- und Webkonferenz zu veranschlagen wäre. Die eingesparte Arbeitszeit beträgt also alles in allem 24 Stunden. Rechnet man die Reisekosten gegen die aktuellen Kosten für eine zweistündige Telefon- (50,40 Euro) und Webkonferenz (7,96 Euro) bei der Telekom, ergibt sich eine Ersparnis von gut 300 Euro. Deutlich günstiger geht es mit einer Flatrate für Telefon- und Webkonferenzen, welche die Telekom ab knapp 75 Euro im Monat anbietet. Wer diesen Tarif bucht, hat eine unbegrenzte Zahl von Meetings mit unbegrenzter Dauer inklusive. Schon ab einer Dienstreise oder durchschnittlich zwei virtuellen Meetings pro Monat ist das eine lukrative Wahl. Denn wer sich häufiger trifft, gewinnt umso mehr – Telefon- und Webkonferenzen werden so zu einem Alltags-Tool.

Geringe Einstiegshürden. Mit Telefonkonferenzen kann jeder sofort nach der Buchung loslegen – alles was nötig ist, sind Telefon (egal ob Festnetz oder mobil), Einwahlnummer und Konferenz-Code. Bei Webkonferenzen ist es nicht wesentlich anders: Als Endgerät dient hier ein PC/Laptop, Tablet oder Smartphone mit Internetzugang. Anstelle einer Telefonnummer gibt es eine Webadresse, die idealerweise als Link in die Einladungs-Mail eingebaut wird. Neben dem Audio-, lassen sich nach Bedarf auch ein Video- und ein Datenkanal mit zuschalten. So können entsprechende Dokumente von allen Teilnehmern abgerufen und gemeinsam bearbeitet werden. Die Telekom bietet telefonbasierte Meetings in zwei Varianten an, als Business- und Eventkonferenz. Die Business-Konferenz erlaubt bis zu 400 Teilnehmer, die Eventkonferenz bis zu 4.000. Zur CeBIT stellte die Telekom nun auch ein web-basiertes Event-Produkt vor: WebCast Event läuft über PC mit Internetanschluss und unterstützt bis zu 20.000 Teilnehmer. Der neue Live-Dienst fasst Bild und Ton in einem Stream zusammen und lässt sich einfach per Webbrowser abrufen. Selbst Großkonzerne können damit virtuell sehr einfach Vollversammlungen abbilden.

WebMeeting im Mittelpunkt. Bei den Webkonferenzen steht vor allem das WebMeeting im Mittelpunkt. Das WebMeeting der Telekom bietet außer Telefon- und Webkonferenz, Chat sowie die Präsentation von Inhalten auch App-Sharing, eine Whiteboard-Funktion und, allen voran, ein Video-Bild für bis zu acht Teilnehmer. Das WebMeeting gibt es dabei nicht nur zum nutzungsbezogenen Pay-per-use, sondern auch zum Pauschaltarif ab 19,95 Euro. Alle Produkte kommen als Cloud-Service, der vollständig in deutschen Rechenzentren gehostet wird – in Sachen Sicherheit und Compliance ein immer wichtigeres Thema.

Nahtlose Integration mit Office. Interessant sind auch die Add-ons, die die Telekom zu ihren Telefon- und Webkonferenzen anbietet. Sie zielen vor allem auf eine nahtlose Integration der Microsoft-Office- und Windows–Umgebung. Das Outlook-Add-in beispielsweise erlaubt, zu einem Outlook-Termin direkt eine Konferenz hinzu zu buchen. Das OneClick WebMeeting Add-in hingegen unterstützt den Webkonferenzstart direkt aus Power-Point, Word und Excel oder direkt vom Desktop. Ab April wird die Telekom auch ein Add-in für Microsoft Lync anbieten. Damit werden Buchung und Start von Meetings direkt aus Lync heraus möglich sein.

Webkonferenzen von Cisco. Zusätzlich zu den eigenen hochwertigen Lösungen für virtuelle Meetings bietet die Telekom jetzt auch die Webkonferenzen von Cisco WebEx an. WebEx gilt als global erfolgreichste Conferencing–Plattform – auch viele deutsche Unternehmen arbeiten bereits damit. Mit der durch die Telekom Audio-Brücke veredelten Webkonferenzlösung können Dokumente, Präsentationen und Anwendungen einfach, zuverlässig und in Echtzeit geteilt werden – ganz egal von wo und über eine Vielzahl von mobilen Endgeräten. Bis zu sechs Teilnehmer bekommen das Videobild im Vollbildmodus.

Virtuelle Konferenzen erlauben schnelle Absprachen und kurze Entscheidungswege. Dies kann für Unternehmen ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein. Die Telefon- und Webkonferenzen der Telekom eignen sich damit ideal für virtuelle Besprechungen, Tagungen, Produktpräsentationen und Schulungen von Unternehmen und Institutionen aller Art.


autor_fabien_dumasFabien Dumas,
Leiter Produktmanagement Conferencing and Collaboration Solutions, 

Telekom Deutschland GmbH

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Titelbild: Shutterstock.com/Andrey_Popov