Elektronische Gremienkommunikation – Geld sparen und die Umwelt schonen

Neue Business Cases für den Einsatz elektronischer Gremienkommunikation

Digitale Unterlagen ersparen jede Menge Papier sowie unzählige zeitraubende Handgriffe um diese vorstandsgerecht aufzubereiten. Die Nutzung eines digitalen Vorstandsportals reduziert daher den Zeitaufwand und die Kosten.

Bei der Einführung einer Lösung zur digitalen Kommunikation in den Führungsgremien von Unternehmen war in der Vergangenheit meist eine Steigerung der Effizienz die treibende Kraft. Noch immer geht es vielen Unternehmen darum, die händische Arbeit, die das Zusammenstellen von Vorstandsunterlagen aus Papier mit sich bringt, zu minimieren. Dabei profitieren auch Direktoren und Mitglieder der Gremien von einem schnelleren Zugang zu den unternehmens-kritischen Informationen.

Dass viele Führungskräfte digitale Lösungen bereits gut angenommen haben, ist also keine Überraschung. Denn anstatt wie früher mit Unmengen an Papierunterlagen zu hantieren, können sie jetzt ihre Unterlagen einfach auf dem iPad oder Tablet nutzen. So haben sie immer die aktuellsten Informationen zur Verfügung, um Entscheidungen zu treffen. Auch die Vorteile für Sekretariate und Assistenten zeigen sich deutlich: Bei der Arbeit mit papiergebundenen Unterlagen waren bisher unzählige zeitraubende Handgriffe notwendig, um die Dokumente auszudrucken, zusammenzustellen und zu verteilen. Im Vergleich zur Nutzung eines digitalen Vorstandsportals war dieser Zeitaufwand immens.

Durch den Wechsel auf eine elek-tronische Kommunikationslösung ergeben sich weitere Vorteile, die heute immer wichtiger werden. Dazu gehört allen voran das Einsparen von Kosten. Die FirstRand Bank, einer der führenden Financial Services Dienstleister in Südafrika beispielsweise produzierte jedes Jahr für 600 Sitzungen in seinen Gremien insgesamt 8.700 einzelne Vorstandunterlagen. Durch die Einführung einer digitalen Lösung sollte zunächst dieser immense Arbeitsaufwand reduziert werden.

Sinkende Personalkosten und mehr Nachhaltigkeit im Unternehmen. FirstRand hat sich für die Lösung -Diligent Boardbooks entschieden und nach einem Jahr erstmals die Einsparungen gemessen. Dabei wurde festgestellt, dass sich durch den Einsatz des elektronischen Vorstandsportals die Kosten für die Erstellung der Unterlagen beinahe halbiert haben. Vor der Einführung im Mai 2013 entstanden bei FirstRand Kosten in Höhe von damals rund 1,18 Millionen Euro pro Jahr für die Produktion, Zusammenstellung und Verteilung der Dokumente. Mit den digitalen Unterlagen konnte der Konzern davon im ersten Jahr ungefähr 583.000 Euro einsparen. Der Großteil davon ließ sich auf die Personalkosten zurückführen, die um 78 % gesunken sind. Darüber hinaus wurden mehr als vier Millionen Blatt Papier eingespart – dies entspricht ungefähr 527 Bäumen [1]. Es ergab sich also auch eine positive Veränderung in Bezug auf Nachhaltigkeit und Umwelt.

Der US-amerikanische Investmentfonds Huntington Asset Services [2] bietet seinen Kunden kombinierte Assets für mehr als 34 Milliarden Euro. Die Vorstandssitzungen der Huntington Valued Advisers Trust benötigten im Durchschnitt 1.000 Exemplare der papiergebundenen Unterlagen pro Jahr, die vier bis fünf Zentimeter dick waren. Auch dieses Unternehmen stellte schnell fest, dass es neben dem Erreichen einer effizienteren Kommunikation auch eine Menge Geld sparen kann, das an andere Stelle besser investiert ist. Durch die Umstellung auf papierlose Kommunikation ergaben sich für zwei Fonds Einsparungen von über 75 Prozent – ein ähnlicher Effekt wird für alle weiteren Fonds erwartet, die ebenfalls auf eine digitale Lösung umstellung und Verteilung der Unterlagen jetzt zwei Tage weniger in Anspruch – wertvolle Zeit, die für das Unternehmen von großer strategischer Bedeutung ist.

Auch Organisationen aus anderen Branchen haben durch die Einführung von Diligent Boardbooks ihre Ziele erreicht. Die Universität von Toronto [3] spart beispielsweise seit der Umstellung mehrere zehntausend Blatt Papier pro Jahr. Der Papierverbrauch in den Sitzungen der 19 verschiedenen Komitees mit 250 Mitgliedern konnte so um 80 Prozent gesenkt werden. Neben den gesparten Anschaffungskosten für das Papier haben sich auch die Personal- und Druckkosten erheblich reduziert.

Das Unternehmen Wairarapa District Health Board (DHB) [4] in Neuseeland bietet Dienstleistungen zur Verbesserung, Förderung und zum Schutz der Gesundheit von Anwohnern. Das Unternehmen ist nach dem neuseeländischen Public Health und Disability Act 2000, einem Nachhaltigkeitsgesetz dazu aufgerufen, die Umwelt zu schonen. Dank des Wechsels auf die papierlose Kommunikation hat das Unternehmen nicht nur dies erreicht, sondern neben unzähligen Bäumen auch über 19.000 Euro pro Jahr eingespart.

Höhe der Kosten für die Zusammenstellung von  Unterlagen in der Gremienkommunikation

Digitale Kommunikation bezahlt sich eigentlich von selbst. Durch die Art, wie Unternehmen digitale Kommunikationslösungen einsetzen, haben sie gezeigt, welche zahlreichen Verbesserung sich für das Unternehmen einstellen und wie viele Bereiche dies betreffen kann. Ausgehend von einem einzigen Ziel zeigt sich meist schnell, wie Unternehmen noch von papierloser Kommunikation profitieren können. Durch die Einsparungen von Kosten und weiteren Ressourcen bezahlt sich die Lösung am Ende sogar von selbst.


autor_charlie_horrelCharlie Horrell,
Managing Director
Diligent Boardbooks EMEA

 

 

[1] Quelle: Conservatree Website, 2012, »How much paper can be made from a tree?«  
https://conservatree.org/ learn/EnviroIssues/TreeStats.shtml

[2] Quelle: Information Management vom 13. Mai 2013, »A Seat for Tablets in the Boardroom,«
https://www.information-management.com/news/a-seat-for-tablets-in-the-boardroom-10024067-1.html

[3] Quelle: University of Toronto Website, 2013, »Where old meets new: Simcoe Hall goes Green,« https://sustainability.utoronto.ca/news/calendar/simcoehall.htm

[4] Quelle: New Zealand Doctor Newspaper, »Paperless systems save DHBs money,« February 27, 2013 https://www.nzdoctor.co.nz/in-print/2013/ february-2013/27-february-2013/paperless-systems-save-dhbs-money.aspx

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