Erste internationale Norm für Outsourcing erschienen

Die neue DIN ISO 37500 erleichtert kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) den Zugang zum Outsourcing.

illu giesskanne beet outsourcingBeim Outsourcing schieden sich lange Zeit die Geister: Die Großen unter den Unternehmen verschafften sich mit der Auslagerung von Funktionen Luft für ihr Kerngeschäft. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) scheuten dagegen diesen Schritt. Mangelnde Outsourcing-Erfahrung, die Sorge um ihre geschäftskritischen Daten, die Angst vor Intransparenz und Abhängigkeit hinderte viele daran, Aufgaben an Dritte zu übergeben.

Die nun in deutscher Sprache erschienene erste internationale Norm für das Themenfeld Outsourcing – die DIN ISO 37500 »Leitfaden Outsourcing« – standardisiert den Prozess der Auslagerung: von der Analyse der Outsourcing-Strategie über die Dienstleisterauswahl und Transition bis zum Betrieb. So erleichtert die Norm jetzt auch kleineren und mittleren Unternehmen den sicheren Zugang zum Outsourcing. Grundsätzlich profitieren alle von der neuen Norm, unabhängig von Unternehmensgröße und Wirtschaftsbranche.

Die von 21 Länderorganisationen erarbeitete international gültige Norm bietet für alle Formen von Organisationen allgemeingültige Vorgehensbeschreibungen und Handreichungen für die Durchführung von Auslagerungsvorhaben. Neben den terminologischen Grundlagen enthält sie typische Outsourcing-Konzepte, um das gemeinsame Verständnis der involvierten Parteien zu verbessern. Dabei stellt sie allgemein akzeptierte Beispiele aus der Praxis dar, die für das Management des Outsourcing-Life-Cycle verwendet werden können.

Die Standardisierung der Outsourcing-Prozesse

Die BTC Business Technology Consulting AG, die seit Jahren im Outsourcing aktiv ist und Hochsicherheits-Rechenzentren in Oldenburg betreibt, war mit zwei Experten im DIN-Spiegelausschuss vertreten. Gemeinsam mit den DIN-Spezialisten und den Firmenvertretern von PwC, Cognizant Technology Solutions, Infineon Technologies, Evonik Industries sowie Wissenschaftlern von der Universität Hamburg und der NORDAKADEMIE arbeiteten sie an der Entwicklung des Outsourcing-Leitfadens mit.

Norbert Rosebrock, Prokurist bei der BTC-Tochter BTC IT Services GmbH in Oldenburg, und Alexander Brocksieper, einer der beiden BTC-Manager im Normungsausschuss, begrüßen den neuen Outsourcing-Standard. »Die Norm für das Outsourcing hat Vorteile für beide Parteien«, erläutert Norbert Rosebrock. »Zum einen eröffnet sich dem Service-Provider die Chance, seine Dienste vergleichbar und transparent für Interessenten darzustellen und zum anderen erhält der potenzielle Kunde Möglichkeiten eines objektiven Leistungsvergleiches. Outsourcing-willige Unternehmen erhalten somit eine Handreichung, welche Aspekte zur erfolgreichen Realisierung seines Vorhabens betrachtet werden sollten.«

Die BTC, die seit vielen Jahren IT-Funktionen und Geschäftsprozesse von kleinen und mittleren Unternehmen übernimmt – etwa von der Restaurantkette Nordsee oder der Hannover Rück – arbeitet schon lange nach Best-Practice-Prozessen und orientiert sich an international anerkannten Rahmenwerken wie ITIL. Inzwischen bietet die BTC in ihren nach TÜV- und ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren nicht allein die klassischen Outsourcing-Services wie Hardware-Auslagerung, sondern auch Software-Lösungen aus der Cloud etwa für den elektronischen Datenaustausch (EDI) oder die intelligente Verarbeitung von elektronischen Zählern in der Energiewirtschaft.

Alexander Brocksieper ist überzeugt: »Die neue Outsourcing-Norm bahnt für kleine und mittlere Unternehmen den Weg in einen effizienten Ressourceneinsatz.« Ihn bestärkt eine Erkenntnis der Deloitte-Studie von 2014 zum Outsourcing: »Der sich verstärkende Trend zur Cloud senkt bei KMU auch die Hemmschwelle für das Outsourcing.«

Denn bisher hegten laut Norbert Rosebrock viele KMU die Sorge, durch einen Outsourcing-Vertrag die Hoheit über ihre unternehmenskritischen Daten zu verlieren. Auch die Ansicht, dass die Outsourcing-Kosten aus dem Ruder laufen könnten, ist verbreitet. Eine dritte Befürchtung mittelständischer Firmen bezieht sich auf die Abhängigkeit vom Outsourcing-Geber, aus der man sich nicht so leicht befreien könne. Bei diesen Punkten sorgt die Norm für Entwarnung. »Bei BTC gehört beispielsweise eine Exit-Strategie, die in der neuen Norm ebenfalls verankert ist, ganz selbstverständlich zum Vertragsinhalt«, sagt Rosebrock. Solche Eckpunkte eines Outsourcing-Vertrags geben einem Anwender die Gewissheit, etwa bei einem Strategiewechsel zurück ins Insourcing, bereits auf vordefinierte und vorverhandelte Prozesse zurückgreifen zu können.

Inhalte der neuen Norm

Die neue Norm deckt die wesentlichen Phasen, Prozesse und Governance-Aspekte im Outsourcing-Prozess ab, unabhängig von Industrie- oder Handelssektor und führt kritische Erfolgsfaktoren sowie Inputs und Outputs in jeder Phase auf. Schwerpunkte der DIN ISO 37500 sind:

  • Förderung guter Governance im Outsourcing-Prozess
  • Flexibilität von Outsourcing-Vorhaben unter Berücksichtigung sich ändernder Geschäftsanforderungen
  • Risikomanagement im Rahmen von Outsourcing
  • Förderung nachhaltiger Geschäftsbeziehungen
  • Vorgehensmodell von der Idee bis zur Umsetzung und Betrieb

Für die Norm ist der Arbeitsausschuss »Outsourcing« bei DIN zuständig. Sie ist beim Beuth Verlag erschienen.