Ferrari electronic auf der CCW 2020: Rechtskonforme Kommunikation für das digitale Zeitalter

Der Unified-Communications-Experte Ferrari electronic geht auf der CCW 2020 mit zwei Neuentwicklungen seines umfangreichen Portfolios innovativer Kommunikationslösungen an den Start: Das seit Ende 2019 verfügbare Major Release OfficeMaster Suite 7DX feiert auf der CCW seine Messe-Premiere. Darüber hinaus ist noch vor dem offiziellen Produktlaunch ein Blick auf die neue Version der Mitschnittlösung OfficeMaster CallRecording möglich. Beide Produkte machen den Weg frei für einen zeitgemäßen Kundendialog im digitalen Zeitalter und ermöglichen ein rechts- und manipulationssicheres Management von Dokumenten und Tonaufzeichnungen.

 

OfficeMaster CallRecording V5 erfüllt rechtliche Vorgaben des Taping

Als Mittel der Qualitätssicherung ist der Telefonmitschnitt in vielen Branchen längst etabliert. Im Sinne eines besseren Anlegerschutzes und zur Erhöhung der Transparenz wird das sogenannte Taping in diesem Jahr auch für Anlageberater und -vermittler Pflicht, Voraussetzung ist allerdings die lückenlose Einhaltung bestimmter rechtlicher und regulatorischer Bedingungen. So darf eine Mitschnittlösung nur aufzeichnen, was sich auf das Anlagegeschäft bezieht, beratungsfreie Bereiche sind ausgeschlossen.
OfficeMaster CallRecording erfüllt diese Vorgaben über auswählbare Voreinstellungen, sogenannte Prefilter. Sie ermöglichen es, einzelne Nummern oder feste Zeiträume vom Mitschnitt auszuschließen. Damit erfüllt die Lösung alle technischen und rechtlichen Vorgaben wie sie z. B. für MiFID II gefordert werden. Sicherheitsvorkehrungen gegen missbräuchliche Nutzung und Manipulationsversuche realisiert die Lösung über einen Passwortschutz, verschlüsselte Speicherung und eine rollenbasierte Anwenderoberfläche. Eine Fingerprint-Funktion weist auf nachträgliche Veränderungen der Mitschnitte hin.

Darüber hinaus bietet die neue Version von OfficeMaster CallRecording erstmals eine Nutzerverwaltung, welche die Authentifizierung von Usern und Usergruppen durch das Active Directory unterstützt, die Verwaltung der Mitschnitte vereinfacht und ein zentrales Rechte- und Sicherheitsmanagement für alle angebundenen Clients erlaubt. Die Verwaltung der Mitschnitte ist dank des integrierten Mitschnitt-Finders äußert komfortabel: Gespeicherte Aufnahmen können mühelos gesucht, abgehört, versendet, archiviert und vom Administrator gelöscht werden.

Das modulare System von OfficeMaster CallRecording lässt sich einfach und schnell in bereits bestehende TK-Systeme integrieren. Auf diese Weise können Telefonate einfach und rechtssicher in den eigenen Räumlichkeiten und unter Verwendung der eigenen Kommunikationslösung mitgeschnitten und für mehrere Jahre verwaltet werden.

 

OfficeMaster Suite 7DX – VoicE-Mail kompatibel mit zahlreichen Messaging-Systemen

Datensensitive Branchen wie die der Call- und Service-Center stehen in der Pflicht, Kundennutzen zu stiften und zugleich absolut vertrauenswürdig zu arbeiten. Dies gilt sowohl für den persönlichen Direktkontakt als auch für den Dokumentenaustausch mit Drittparteien. Beste Voraussetzungen hierfür schafft das neue Major Release OfficeMaster Suite 7DX. Mit dieser Software verbinden Unternehmen ihr E-Mail-System mit den Kommunikationswegen NGDX, Fax, SMS und VoicE-Mail zu einer echten, manipulationssicheren Unified-Communications-Lösung.

OfficeMaster Suite 7DX ist in der DMZ aufgestellt, ein Internetzugang oder eine Cloudanbindung sind damit nicht zwingend notwendig. Darüber hinaus lässt sich die Software problemlos an Microsoft Exchange anbinden. Dies kommt insbesondere den Anwendern von Microsoft Exchange 2019 entgegen, das über keine eigene VoicE-Mail-Funktion verfügt. OfficeMaster Suite 7DX ist ab Werk mit diesem Feature ausgestattet, welches sich in zahlreiche Messaging-Systeme integrieren lässt und damit insbesondere eine perfekte Ergänzung für Microsoft Exchange 2019 darstellt.

 

Next Generation Document Exchange – rechtssicherer Dokumentenaustausch

Die markanteste Neuerung der OfficeMaster Suite 7DX ist Next Generation Document Exchange (NGDX) für einen rechts- und manipulationssicheren Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen. NGDX übermittelt Dokumente im Original, verlustfrei und End-to-End als PDF an den Empfänger. Quittiert wird die erfolgreiche Übermittlung mit einem qualifizierten Sendebericht, der selbst vor Gericht Bestand hat und zeigt, welche Dokumente bereits versendet und empfangen wurden. Für Branchen, die der Archivierungspflicht unterliegen, ist dies eine große Erleichterung, da der bislang notwendige Einsatz teurer WORM-Speichersysteme entfällt.

NGDX basiert auf aktuellen ITU-Kommunikationsstandards und lässt sich durch den optionalen Einsatz der Blockchain-Technologie vertrauenswürdig absichern. Zusätzlich kann ihre End-to-End-Übertragung verschlüsselt oder digital signiert werden. Für geschäftskritische Dokumente besteht die Möglichkeit eines »digitalen Einschreibens mit Rückschein«. Damit ist NGDX neben dem Fax die erste rechtssichere Alternative zur E-Mail. Das Feature ist mit allen E-Mail- und Web-Clients sowie Microsoft Exchange 2019 und Notes kompatibel und nach Einrichtung der Telefonverbindung sofort funktionsfähig. Eine Kopplung an mobile Endgeräte ist ebenfalls möglich.

 

Die CCW 2020 findet vom 2. bis 4. März im Estrel Congress Center in Berlin statt. Ferrari electronic ist in Halle 3, Stand C19 zu finden.


 

 

Next Generation Document Exchange – Sicherer Dokumentenaustausch auf höchstem Niveau

Für die effiziente Gestaltung des Arbeitsalltags ist die Digitalisierung ein wahrer Segen: Zeitaufwändige Routinearbeiten lassen sich automatisieren, erhobene Daten mühelos analysieren und Dokumente frei von Medienbrüchen übermitteln. Umso wichtiger ist es, die digitalen Inhalte zu schützen und Cybercrime keine Angriffsfläche zu bieten. Möglich wird dies durch »Peer-to-Peer«-Übertragung, Blockchain-Technologie, Verschlüsselung und den Einsatz digitaler Signaturen. All das bietet der Berliner UC-Hersteller Ferrari electronic mit seinem neuen Dokumentenaustauschverfahren Next Generation Document Exchange (NGDX).

Die Digitalisierung von Inhalten ist im schnelllebigen Arbeitsalltag eine große Erleichterung. Sie lassen sich leicht erstellen, übertragen, verändern und stehen – nahezu losgelöst von Zeit und Raum – ad hoc zur Verfügung. Wie so häufig, gilt aber auch hier: Die große Stärke der Digitalisierung ist zugleich ihre größte Schwäche, nämlich dann, wenn die Rechtssicherheit der Kommunikation im Vordergrund steht. Manipulationen an digitalen Inhalten sind selbst mit hohem forensischem Aufwand kaum nachweisbar.

Dies stellt viele Branchen vor große Herausforderungen: Um Manipulationen zu verhindern, werden Originaldokumente bei Behörden noch oft per Post eingereicht. Anwälte und Rechtsabteilungen verzichten häufig auf digitale Übertragungswege, weil sich die Einhaltung von Fristen nicht nachweisen lässt. Aber auch mittelständische Betriebe sind ihren Kunden im Sinne eines effektiven Datenschutzes zu absoluter Sorgfalt und Vertraulichkeit verpflichtet. Dies gilt sowohl für den persönlichen Direktkontakt als auch für den Dokumentenaustausch mit Drittparteien. Umso wichtiger ist es, dass die enormen digitalen Datenmengen, die tagtäglich durch Unternehmen, Behörden, Verbände und Institutionen wandern, rechtssicher übertragen, verarbeitet und angelegt werden.

Next Generation Document Exchange – automatisiert und sicher. Hier setzt das neue Dokumentenaustauschverfahren Next Generation Document Exchange von Ferrari electronic an. Mit NGDX bietet der Berliner UC-Hersteller eine manipulations- und rechtssichere Datenübertragung und ermöglicht zudem die Automatisierung zeitraubender manueller Tätigkeiten bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen.

Oft sind es die kleinen Dinge, die in Summe viel Zeit kosten: das Anlegen neuer Kunden, die Aktualisierung von Verträgen oder die Übermittlung neuer Vereinbarungen. Werden diese zeitaufwändigen Routineaufgaben automatisiert, können die Dokumente mit NGDX in Sekundenschnelle digital ausgetauscht und verarbeitet werden. Der gesamte Prozess des Austauschs erfolgt dabei medienbruchfrei, automatisiert und in einem einheitlichen standardisierten Format.

Blockchain-Technologie macht Dokumentenaustausch revisionssicher. Kommt es zum digitalen Austausch unternehmenskritischer oder sensibler Daten, sind die Sicherheitsbedenken verständlicherweise groß. Gewissheit schafft die »Peer-to-Peer«-Übertragung, die zusätzlich verschlüsselt oder digital signiert werden kann. Sender und Empfänger werden auf diese Weise eindeutig verifiziert.

Durch den optionalen Einsatz der Blockchain-Technologie besteht die Möglichkeit des revisionssicheren Dokumentenaustausches. Die einzelnen Schritte der unendlich vielen Datentransaktionen können auf diese Weise transparent und manipulationssicher nachvollzogen werden. Jedem Geschäftsprozess wird ein eindeutiger Hashwert zugeordnet und in der Blockchain hinterlegt; so ist jederzeit überprüfbar, ob die angegebenen Kunden und Zahlungsziele korrekt sind, welcher Vertragsentwurf final ist oder ob die vorliegende Version ursprünglich so unterzeichnet wurde.

Durch die Kombination verschiedenster Sicherheitsmerkmale steht mit NGDX ein System zur Verfügung, das die Echtheit digital übermittelter Dokumente rechtssicher beweist und zugleich das Vertrauen in digitale Prozesse stärkt.


Stephan Leschke,
Vorstandsvorsitzender,
Ferrari electronic

 

 

 

Illustration: © ra2studio, Tshirt print designer /shutterstock.com

 

20 Artikel zu „Next Generation Document Exchange“

Next Generation Document Exchange – Das digitale Einschreiben wird Realität

Würde ich heute ein Unternehmen gründen, ginge ich in die Cloud – keine Dokumente würden mehr On-Premises abgespeichert. Nun ist aber nicht jedes Unternehmen ein Start-up, das sich mit einem kommunikativen Green-Field-Ansatz die passenden digitalen Bausteine aus der Cloud für ein papierloses digitales Büro zusammenstellen kann.

Next Generation Document Exchange – Auf dem Weg zum Dokumenten­austausch der Zukunft

Unternehmen stehen vor vielfältigsten technologischen -Herausforderungen in ihrem Kommunikationsalltag. Ein wichtiger Baustein für ihren geschäftlichen Erfolg wird der Dokumentenaustausch bleiben. Der valide und sichere Austausch von Dokumenten ist und bleibt für Unternehmen gerade im digitalen Zeitalter unerlässlich. Je einfacher und universeller er von statten geht, umso mehr profitieren Unternehmen davon.

Das Fax hat eine Zukunft – Next Generation Document Exchange

Ihren ersten Messeauftritt auf der CCW läutet Ferrari electronic mit einer Weltpremiere ein. Basierend auf den neuesten ITU-Standards präsentiert der Unified-Communications-Hersteller in Halle 2, Stand E25, die nächste Generation des Dokumentenaustausches. Besucher erfahren bei einer Live-Demo, wie sie das Verfahren für sich nutzen können. Fax wirkt heutzutage altmodisch, ist jedoch nach wie vor ein etablierter…

Digitalisierung in der Logistik – Rechtssicherer Dokumentenaustausch mit NGDX

Rund 279 Milliarden Euro Umsatz werden der deutschen Logistikbranche laut Statista für das Jahr 2019 prognostiziert. Dies entspricht nahezu einer Verdopplung in den letzten zehn Jahren. Die Branche boomt – auch aufgrund des florierenden Onlinehandels. Großer Nachholbedarf besteht allerdings beim Einsatz digitaler Technologien zur Optimierung der Beschaffungsaktivitäten, wie eine Studie des Bundesverband Materialwirtschaft Einkauf und Logistik e.V. (BME) zeigt. Moderne Dokumentenaustauschverfahren wie »Next Generation Document Exchange« des Berliner UC-Herstellers Ferrari electronic können ein wichtiger Baustein sein. Sie ermöglichen es, -zeitraubende manuelle Tätigkeiten bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen zu automatisieren und durch den Einsatz der Blockchain-Technologie vertrauenswürdig abzusichern.

IoT: Change Management richtig bewältigen

Aus der Gegenwart für die Zukunft lernen. Im Rahmen des Change Management entscheiden sich immer mehr Unternehmen dazu, neue Wege zu gehen. Dies stellt insbesondere auch CTOs vor diverse Herausforderungen: Wie lassen sich bisherige Erfahrungen auf zukünftige Entwicklungen übertragen? Welche übergeordneten Ziele, Meilensteine und Methoden sollten aus Sicht des Managements eingeführt werden? Aktuell bietet insbesondere…

Rechtssicherer Dokumentenaustausch mit NGDX – Sanfte Migration in die digitale Zukunft

Die Digitalisierung schreitet rasend schnell voran und mit demselben Tempo verändern sich auch die Anforderungen, denen Unternehmen, Organisationen und Behörden gegenüberstehen. Sie alle müssen sicherstellen, dass sensible Dokumente auf dem digitalen Weg rechts- und manipulationssicher ausgetauscht werden. Möglich wird dies durch den Einsatz von Dokumentenaustauschverfahren, anhand derer sich die bereits vorhandene Infrastruktur kosteneffizient, unkompliziert und sanft in die digitale Welt migrieren lässt.

Papierloses Büro: Leitfaden fürs digitale Arbeiten

Nur 4 Prozent der Büroangestellten in Deutschland und Österreich arbeiten papierlos. Dies hat eine aktuelle Studie von Statista im Auftrag von KYOCERA Document Solutions ergeben. So steht die Digitalisierung der Büro- und Geschäftsprozesse in den meisten Unternehmen zwar oben auf der Agenda, es gibt aber viel Luft nach oben. Die Hälfte der Unternehmen verfolgt zwar…

Taping wird auch für Finanzanlageberater und Anlagevermittler Pflicht

Nun ist es beschlossene Sache: Der Telefonmitschnitt wird auch für Anlageberater und -vermittler Pflicht. Mehrfach verschoben, ist die neue Finanzanlagenvermittlungsverordnung (FinVermV) entschieden. Der überarbeitete Entwurf ging ohne Änderung durch den Bundesrat. Was seit Anfang 2018 bereits für Banken und Sparkassen gilt, wird damit bei sämtlichen Anlagegeschäften Gesetz: Die Taping-Pflicht. Im Sinne eines besseren Anlegerschutzes und…

Auf dem Weg zur digitalen Verwaltung – Mehr Effizienz durch moderne Dokumenten­austausch­verfahren

Für Behörden und öffentliche Verwaltung ist die Digitalisierung Herausforderung und Chance zugleich. Vor allem in der Optimierung von Verwaltungsprozessen durch die Automatisierung manueller Tätigkeiten steckt großes Potenzial. Moderne Dokumentenaustauschverfahren können einen wichtigen Beitrag dazu leisten, vorausgesetzt sie erfüllen die hohen Sicherheitsanforderungen dieser Branche.

Change Management: Wenn der zweite Herzinfarkt droht

Nur einer von sieben Infarktpatienten betreibt eine erfolgreiche Veränderung seines Lebensstils.   Change Management ist kein Hexenwerk: Es gibt ein dringendes Problem, ein Bild der Zukunft ohne das Problem, und damit einen Weg, die Situation zu verbessern. »Was so deutlich scheint, wirkt laut medizinischen Studien bei Infarktpatienten überhaupt nicht«, sagt Dr. Adam Sobanski, einer der…