Globale IT fürs globale Geschäft

Implementierung und Systemmanagement von Branchen- und Spezial-Lösungen

International erfolgreich agierende Hightech-Unternehmen müssen mit ihrer Informationstechnologie internationalen Ansprüchen gerecht werden und daher auch einen passenden Anbieter auswählen.

Die 1991 gegründete DAS Environmental Expert GmbH aus Dresden ist ein weltweit tätiger Anbieter für Technologie und Equipment zur Prozessabgasentsorgung. Diese Technologie wird schwerpunktmäßig bei internationalen Unternehmen der Halbleiter-, TFT-, LED- und Elektronikindustrie sowie in der Solarindustrie eingesetzt. In einem zweiten Geschäftsbereich entwickelt das Unternehmen seit 2006 biologische Verfahrens- und Anlagenlösungen zur Behandlung und Aufbereitung von industriellen und kommunalen Abwässern. Diese Lösungen kommen vor allem in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie, der Chemie- und Pharmaindustrie sowie in der Landwirtschaft und der Tourismusbranche – etwa in Hotelanlagen – zum Einsatz.

Zu den DAS-Kunden zählen über 150 Unternehmen und Forschungseinrichtungen der Halbleiter- und Elek-tronikbranche, der Solarzellenfertigung und anderer Branchen in Europa, Asien, den USA und Südamerika. Der einzige Konstruktions- und Produktionsstandort ist Dresden. Dependancen und Partner gibt es in Taiwan, China, Korea, Malaysia, Vietnam, Singapur, USA, Argentinien und Russland. DAS beschäftigt weltweit über 250 Mitarbeiter, davon 135 am Firmensitz in Dresden. In 2013 erwirtschaftete das Unternehmen über 30 Millionen Euro.

Vertrauen verloren. Bis 2005 hatte man das alte PPS-System immer wieder an neue Wünsche der Anwender angepasst. »Dadurch wurde die Software, die ursprünglich im gewissen Rahmen gut funktionierte, sogar entgegen kaufmännischen Gesetzmäßigkeiten modifiziert. Zumindest das Controlling hatte kein Vertrauen mehr in die Software«, erinnert sich Tobias Baetke, Prokurist und Leiter Geschäftsbereich Corporate. Da die Geschäftsleitung inzwischen auch die internationalen Geschäftsaktivitäten durch das System nicht mehr ausreichend unterstützt sah, war klar, dass man eine neue, moderne Software einführen musste, die dem Unternehmen neben Investitionssicherheit vor allem Zukunftssicherheit garantierte.

So startete DAS mit einem Leipziger Anbieter zum 1.1.2006 zunächst mit der Finanzbuchhaltung von Microsoft Dynamics NAV. Für den weiteren Auswahlprozess nutzte man den 200 Punkte umfassenden Fragenkatalog eines benachbarten Unternehmens, den dieses speziell für ERP-Systemanbieter entwickelt hatte. Zusammen mit weiteren Empfehlungen und Erfahrungen anderer Firmen war sich die Geschäftsleitung schließlich sicher, mit Microsoft Dynamics NAV die richtige Software für ein mittelständisches Unternehmen gefunden zu haben. »Dabei ist die Internationalität dieser ERP-Unterstützung definitiv ein Auswahlkriterium gewesen«, erläutert Baetke.

Richtigen Partner gefunden. Leider war der Microsoft-Partner, der die Finanzbuchhaltung implementiert hatte, auf Handelsunternehmen und nicht auf den Maschinen- und Anlagenbau spe-zialisiert. So kam man schließlich zur Cosmo Consult Gruppe, einem Microsoft-Partner, der sich auf die Implementierung und das Systemmana-gement von Branchen- und Spezial-Lösungen auf der Basis von Microsoft Dynamics spezialisiert hat. Baetke zeigt sich besonders beeindruckt von der professionellen Beratung durch die Dresdner Niederlassung. Während andere Anbieter ein umfassendes und firmengerechtes Customizing anpriesen, rieten die CC-Experten eher zu einer Lösung dicht am Standard und zur eventuellen Anpassung kleinerer interner Prozesse. »Und wenn Tausende Unternehmen nach diesen Prozessen arbeiten, sollten wir es doch auch schaffen, uns am Standard zu orientieren«, bekräftigt Baetke. Dazu nahm man sich zwei Monate Zeit, in denen ein Lastenheft entstand, das auch die neuen, noch geplanten Prozesse enthielt. Die Beauftragung erfolgte im September 2012 und Anfang 2013 begannen die Implementierung und die Schulungen.

Von 0 auf 100. Der für April geplante Echtstart verschob sich wegen des damaligen Auftragshochs und erfolgte aber doch kurzfristig im Juni 2013. Eine Pilot- oder Testphase gab es nicht. Zahlreiche neue Funktionalitäten, die die Anwender zuvor in den Schulungen kennengelernt hatten, kamen so direkt zum Einsatz. Baetke weiß noch: »So eine Systemeinführung ist immer schwierig und gehört für mich zu den komplexesten unternehmerischen Herausforderungen. Da gibt es stets auch individuelle Probleme, die aber nichts mit der Software zu tun haben müssen. Gemessen am Ausmaß der Veränderung und am Risikopotenzial würde ich den Verlauf als relativ schmerzlos bezeichnen.«

Es gibt jetzt ein Vertriebstool, das gleichzeitig 90 Prozent der CRM-Anforderungen erfüllt und damit ein CRM-Modul erspart. Nach einem Auftragseingang kommt zunächst die Konstruktion zum Zug, aus deren Zeichnung eine Stückliste entsteht, die in Dynamics NAV importiert wird. In der Materialwirtschaft ermittelt ein Einkaufstool den Materialbedarf und generiert automatisch Bestellvorschläge. Die Auftragsfertigung, ein Spezialtool von Cosmo Consult, legt dann die einzelnen Produktionsschritte fest. So kann auch der Vertriebler jederzeit anhand der Auftrags- oder Artikelnummern feststellen, in welchem Fertigungsschritt sich die Anlage gerade befindet. Nach der Auslieferung wird die Anlage archiviert und kommt ins Servicetool.

Für Global Player. Ein weiteres Cosmo-Consult-Modul, das Projektmanagement, nutzt DAS für die Wasserprojekte. Beim Modul cc|workflow geht es vor allem um Prozesseinhaltung und Feldsicherheit. Bestimmte Schritte lassen sich nicht abschließen, wenn nicht auch alle erforderlichen, von DAS definierten Felder ausgefüllt sind.

Zudem ist ein Ablauf festgelegt, dass etwa nach einem ersten Bearbeiter automatisch ein Zweiter den Vorgang abschließen muss, sonst lässt sich der Prozess nicht fertigstellen. Orderte man mit dem Altsystem noch über 3.000 Bestellungen für ständig wiederkehrende Teile mit einem sehr niedrigen Preis, kann man das heute aufgrund der sicheren automatischen Bestellvorschläge deutlich effizienter behandeln. »Jede Bestellung braucht bis zur Buchung etwa 18 Minuten. Da ist es eine simple Rechenaufgabe, was uns die schrittweise Nutzung von Dynamics NAV an Einsparpotenzialen bringen wird«, erläutert Baetke.

So gibt es eine ganze Reihe neuer Tools und Funktionalitäten, die die Prozesse der Wertschöpfungskette optimieren und durch neue Analysemöglichkeiten Entscheidungsfindungen wesentlich erleichtern. Zudem betont Baetke die internationale Verbreitung von Microsoft Dynamics NAV und die Erfahrung des Anbieters: »Wir sehen uns als typischen Mittelständler, aber auch als Global Player. Für Cosmo Consult haben wir uns deshalb entschieden, weil die Gruppe reichlich Erfahrungen mit Kunden hat, die im Ausland – etwa China – produzieren und arbeiten.« Die gute Zusammenarbeit mit dem IT-Partner will DAS daher auch weiterhin fortsetzen, zunächst bei der Auftragsverfolgung und dem Qualitätsmanagement.


Volker Vorburg

Bild: © Sergej Nivens/shutterstock.com