Intelligenter Austausch von technischen Dokumenten in Projektpartnerschaften

Technische Dokumente  sicher teilen

Der Biogasanlagen-Hersteller UTS Biogastechnik hat den Austausch von Dokumenten mit Kunden, Lieferanten und internen Mitarbeitern auf eine neue Basis gestellt. Die Wahl fiel auf die Collaboration-Plattform PROOM des Karlsruher PDM- und DMS-Spezialisten Procad.

Die UTS Biogastechnik GmbH, eines der weltweit führenden Biogastechnik-Unternehmen, wurde 1992 gegründet und hat ihren Sitz in Hallbergmoos bei München. 1994 wurden die ersten Biogasanlagen gebaut und in den folgenden Jahren zahlreiche Schlüsseltechnologien entwickelt. Der Biogasanlagen-Hersteller deckt für den Bau von Biogasanlagen den kompletten Prozess ab, von der Beratung und Machbarkeitsstudien vor Ort, Wirtschaftlichkeitsberechnungen für Anlagenkonzepte und den zur Verfügung stehenden Rohstoffen über die Planung der Anlage bis zum Bau von Neuanlagen und Repowering bestehender Anlagen.

Austausch von großen und sensi-blen Dateien und Informationen. Im Unternehmen arbeiten mehr als 100 Mitarbeiter/innen im gesamten Bundesgebiet, in Zentral- und Osteuropa sowie in Übersee mit einer Vielzahl von Lieferanten und Kunden zusammen. Dementsprechend hoch ist der Aufwand bei der Übertragung von CAD-Modellen, Zeichnungen und Dokumentationen oder für die Abnahme der Anlagen. Sensible Informationen und Dateien, beispielsweise Meetingunterlagen der Manager am Stammsitz und den weltweiten Niederlassungen, werden ebenfalls ausgetauscht.

Grenzen von FTP und E-Mail. Für den Austausch setzten die Mitarbeiter eine Vielzahl von Instrumenten ein. Teils wurden Informationen und Dateien über E-Mails verschickt, dies ist jedoch weder sicher noch für große Datenmengen wie Zeichnungen oder Abnahmedokumentationen geeignet. Andere Wege umfassten FTP ebenso wie die bekannten Dienste, beispielsweise Dropbox, aber auch proprietäre Lösungen von Zulieferern. Im Falle von E-Mails beginnen die Probleme schon, wenn es sich um größere Datenmengen handelt – die Größen, die sich noch sinnvoll per Mail verschicken lassen, sind bei Zeichnungen und CAD-Modellen schnell überschritten. Hinzu kommen allen Lösungen gemeinsame Nachteile: Die Sicherheit der Informationen und Dateien ist nur schwer zu gewährleisten und vor allem ist es nahezu unmöglich, immer und überall denselben Stand zu garantieren. Zudem ist es völlig intransparent, wer Zugang zu den Dateien hat. Nicht zu unterschätzen ist der Zeitaufwand in der IT-Abteilung, nicht nur für die Administration des FTP-Servers, sondern auch für den Support der Anwender, die sich in den unterschiedlichen Lösungen oft nicht zurechtfinden.

Software-as-a-Service-Plattform für die Zusammenarbeit. UTS suchte deshalb nach einer Lösung, um die interne wie externe Kommunikation zu verbessern. »Unser Ziel war es, nur eine Lösung zu haben, die alle Anforderungen abdeckt«, erklärt Jochen Matzke, Director IT bei UTS. »Es sollte eine sichere Umgebung sein, skalierbar, mit zentralem Zugriff, Nachvollziehbarkeit und einfacher Bedienung. Wichtig war uns auch, dass wir uns nicht langfristig binden oder viel investieren müssen.«

PROOM ist die Lösung für den sicheren Austausch von Dateien in virtuellen Projekträumen. Alle Beschränkungen, die E-Mail, FTP oder gängige Online-Filesharing-Lösungen beim Austausch von Dateien  mit sich bringen, werden überwunden.

PROOM ist die Lösung für den sicheren Austausch von Dateien in virtuellen Projekträumen. Alle Beschränkungen, die E-Mail, FTP oder gängige Online-Filesharing-Lösungen beim Austausch von Dateien mit sich bringen, werden überwunden.

Das Unternehmen entschied sich schließlich für die Collaboration-Plattform PROOM des Karlsruher PDM- und DMS-Spezialisten Procad. Diese ist wahlweise als Software-as-a-Service-Version unter Microsoft Azure nutzbar oder sie läuft alternativ als Private Cloud auf den kundeneigenen Servern. Bei UTS kommt die SaaS-Version zum Einsatz – die Collaboration-Plattform auf firmeneigenen Servern hosten wollte das Unternehmen nicht, damit keine zusätzlichen Kosten für Administration und Hardware auflaufen. Zudem ist die Cloud-Infrastruktur beliebig skalierbar, redundant und hochverfügbar.

Zusammenarbeit in Projekträumen. PROOM ist speziell auf die Projekt-zusammenarbeit ausgerichtet und ermöglicht eine gesteuerte und jederzeit nachvollziehbare Kollaboration in Projekten, sowohl mit Partnern innerhalb wie auch außerhalb der eigenen Organisation. In der Oberfläche der Plattform lassen sich sogenannte Projekträume einrichten. Dort finden sich auf Einladung des Erstellers des Projektraums die weiteren am Prozess beteiligten Personen zusammen. Die -Dateien im Projektraum werden bei Änderungen automatisch versioniert, so dass sich die Anpassungen jederzeit nachverfolgen lassen. Sämtliche Zugriffe und Vorgänge werden protokolliert, es ist also jederzeit nachvollziehbar, welche Änderungen wann und von wem durchgeführt wurden.

PROOM unterstützt Entwicklungs- und Konstruktionsabteilungen beim sicheren Austausch von großen und änderungsintensiven technischen Dokumenten, wie CAD-Zeichnungen, Änderungsaufträge oder Ausschreibungen. Über System- und Unternehmensgrenzen hinweg profitieren Unternehmen von einem gesteuerten und sicheren Dokumentenaustausch auf Basis von virtuellen Projekträumen.

PROOM unterstützt Entwicklungs- und Konstruktionsabteilungen beim sicheren Austausch von großen und änderungsintensiven technischen Dokumenten, wie CAD-Zeichnungen, Änderungsaufträge oder Ausschreibungen. Über System- und Unternehmensgrenzen hinweg profitieren Unternehmen von einem gesteuerten und sicheren Dokumentenaustausch auf Basis von virtuellen Projekträumen.

»Wir haben vor kurzem ein Projekt gemeinsam mit unserer chinesischen Niederlassung durchgeführt«, erklärt Jochen Matzke. An diesem waren sowohl interne Mitarbeiter als auch Externe beteiligt, unter anderem Ingenieurdienstleister und Lieferanten. Das gesamte Projekt wurde über einen PROOM-Projektraum abgewickelt. Den Zugriff auf die dort hinterlegten Informationen und Dateien hat UTS über die abgestufte Rechteverwaltung der Collaboration-Plattform geregelt. So konnten die internen Mitarbeiter auf alle Dateien und Informationen zugreifen, während die externen Beteiligten unterschiedliche Rechte hatten. Sie konnten nur freigegebene Dateien sehen. Außerdem konnten die Lieferanten nur die von UTS und ihnen selbst erzeugten Dateien sehen, nicht aber die der Mitbewerber. »So gelang es uns, die Ausschreibungen ohne großen Aufwand getrennt voneinander zu halten«, berichtet Matzke, »ohne die Collaboration-Lösung wäre es nicht möglich gewesen, das Projekt datentechnisch so reibungslos abzuwickeln.«

Jeder Beteiligte arbeitet mit den aktuellen Daten. Dadurch, dass die Dateien in der Cloud liegen, können alle Beteiligten immer mit der größtmöglichen Geschwindigkeit zugreifen. Die Kollegen in China laden große Dateien, beispielsweise Zeichnungen oder CAD-Modelle, schneller herunter, als würden diese auf dem Server in Hallbergmoos liegen. Wichtig ist für UTS auch PROOM Sync – eine Möglichkeit, Projekträume zusätzlich zur Weboberfläche in den Windows Explorer zu integrieren. So ist gewährleistet, dass jeder Beteiligte direkt über seine lokale Umgebung mit PROOM arbeiten kann, stets aktuelle Daten hat und mitbekommt, wenn sich etwas ändert.

Heute wird PROOM bei UTS unternehmensweit eingesetzt, vom Einkauf über Konstruktion, Vertrieb, Projektmanagement und IT bis ins Management. Die meisten Anwender konnten mit PROOM ohne Schulung intuitiv umgehen und es zeigte sich, dass die anderen Übertragungswege sehr schnell nicht mehr genutzt wurden. »Das war für uns der Beweis«, sagt Matzke, »denn wenn die Anwender nicht klare Vorteile gesehen hätten, hätten sie sich weiter per Dropbox ausgetauscht.«


www.proom.de

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