IT-Outsourcing: Wachstumstreiber statt Kostenfalle

IT-Outsourcing – Wachstumstreiber statt Kostenfalle

IT-Outsourcing ist einer der wichtigsten IT-Trends des Jahres 2014 und bei großen Unternehmen ist es längst gang und gäbe. Auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stellt das Auslagern der IT eine interessante Möglichkeit dar, professionelle Dienstleistungen und neueste IT-Technologien vor allem über Cloud-Lösungen einzukaufen, die bei eigenem Unterhalt kaum erschwinglich wären. Damit das Projekt aber nicht zur Kostenfalle wird und die IT-Infrastruktur flexibel und anpassungsfähig bleibt, gilt es bei der Auswahl der Dienstleister und bei den auszulagernden Komponenten genau hinzuschauen.

Denkbar ist das Outsourcing grundsätzlich für jede IT-Funktion und jeden IT-Bereich. Dabei muss in einem ersten Schritt geklärt werden, ob und in welchem Umfang das Outsourcing überhaupt sinnvoll ist. Denn die IT-Infrastruktur ist gerade in Zeiten der digitalen Transformation kein starres Konstrukt; ein Vertrag, der die genaue Ausgestaltung der Services auf Jahre festlegt, führt in die Kostenfalle.

Flickenteppich. Hier liegt heute das Problem vieler großer Unternehmen: Sie lassen das Rechenzentrum von einem Dienstleister betreiben und die Applikationen von einem anderen – mit langfristigen Verträgen und ohne Möglichkeit, schnell und flexibel auf die Erfordernisse des Marktes reagieren zu können. Die Nutzung innovativer Technologien wird erschwert. Das gilt auch für die einfache Integration neuer Geschäftsfelder oder für Fusionen mit anderen Unternehmen, also die Einbindung von Know-how, Strukturen und Abläufen.

Diese fehlende, kontinuierliche Optimierung der Abläufe wirkt sich negativ auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens aus. Andere Dienstleister können zwar zusätzliche Kapazitäten bereitstellen und den Betrieb neuer Software übernehmen. Das allerdings wäre erneut Stückwerk mit individuellen IT-Komponenten, Serviceprozessen und Schnittstellen. Zeitgemäße Lösungen wie die Cloud können ihr Potenzial dabei nicht entfalten, die IT-Infrastruktur würde zusehends zum Flickenteppich.

Risiken bewerten. Die Entscheidung über die Auslagerung der IT sollte deshalb erst nach einer Bewertung der zukünftigen Risiken und mit Blick auf die Unternehmenspotenziale getroffen werden. Wichtig sind vor allem systemorientiertes Vorgehen und eine genaue Einschätzung der hauseigenen IT-Prozesse, so dass diese später mit Hilfe eines Dienstleisters optimal gemanaged werden können.

Bei der Auswahl des passenden Dienstleisters sollte großes Augenmerk auf dessen Neutralität und auf die Skalierbarkeit, Leistungsfähigkeit, Verfügbarkeit sowie die Sicherheit seiner Services gelegt werden. Viele Unternehmen fürchten, dass durch die fehlende Anwendernähe des IT-Supports beim Dienstleister wichtige Prozesse verzögert werden könnten. Deshalb lohnt es sich, den Provider vor der Vertragsunterschrift zu prüfen. Zertifizierungen und Erfahrungsberichte von Unternehmen aus ähnlichen Branchen helfen dabei, eine Einschätzung zu treffen.

Managed Services. Ohnehin sollte der Kunde nie sein Know-how und die Kontrolle über die Daten aus der Hand geben. Managed Services aus der Cloud etwa sind umfassend, bieten dem Unternehmen Zugang zu Rechen- und Speicherkapazitäten, Software-as-a-Service (SaaS) und umfassenden Sicherheitsmaßnahmen. Trotzdem hat der Provider keinen Zugriff auf die Daten, die in seinem Rechenzentrum gelagert werden. Der Kunde allein hat es in der Hand, wie und in welchem Ausmaß er diese Zugriffsrechte ausdifferenziert und wo der Service-Partner eingebunden werden soll.

Diese Managed Services sind gerade auch beim Outsourcing Basis der Next-Generation-IT: Statt starrer IT-Infrastruktur können Unternehmen alle benötigte Software und die gesamte IT-Infrastruktur von einem Dienstleister als Service betreiben lassen. Die Komponenten lassen sich schnell und flexibel anpassen, die Abrechnung erfolgt nutzungsabhängig. Ein großer Vorteil ist also, dass die fixen Kosten in variable Kosten umgewandelt werden.

Ein Unternehmen sollte seine IT nur komplett auslagern, wenn es sich dabei um Sekundäraufgaben handelt. Für Unternehmen, die zum Beispiel ERM- und CRM-Systeme nur im Hintergrund betreiben, lohnt sich das Outsourcing. Es ermöglicht ihnen die Konzentration auf das Kerngeschäft, die eigentliche betriebliche Leistungserstellung.

Durch die Entscheidung für einen spezialisierten Anbieter, der mit seiner Software-as-a-Service immer State of the Art ist, wird der Zugang zu modernsten Technologien möglich. Und das wesentlich schneller und günstiger, als es durch den Einkauf von Lizenzen, die Schulung von Mitarbeitern und die ständige Anpassung der Sicherheitsstandards in der firmeneigenen IT möglich wäre. Auch ein unflexibler Dienstleister, der wegen der Vertragsbindung für zusätzliche Services hohe Gebühren verlangen kann, kann das nicht leisten.

Next-Generation-IT. Durch die Standardisierung der IT-Infrastrukturen in der Next-Generation-IT wird die Durchführung von IT-Projekten mit professionellen Services flexibel möglich: Anwendung und Infrastruktur sind direkt verknüpft und können sowohl in Abhängigkeit voneinander als auch individuell gesteuert werden. Erst damit sind Optimierung und Automatisierung von Abläufen und Rechenzentrumsthemen möglich. Das bedeutet im Vergleich zu den starren Strukturen eines klassischen Rechenzentrums höhere Zeit- und damit Kosteneffizienz.

Der Vorteil den die digitale Transformation mit sich bringt ist also die hohe Flexibilität in der IT: Vorhandene Strukturen und Rechenzentren können in einem Mix zusammen mit Private und Public Clouds genutzt und dadurch optimiert werden. Zudem bleibt die IT-Infrastruktur im Ganzen offen für Veränderungen, die aus den Geschäften des Unternehmens erforderlich werden.

Applikationszentrisch denken. Um die Vorteile von SaaS und IaaS auch langfristig nutzen zu können, sollten Unternehmen applikationszentrisch denken. Wichtig ist in erster Linie die Anwendung, die das Unternehmen benötigt; wer das Rechenzentrum dahinter betreibt, ist im Zweifel egal. Nur wer dies mit einplant und entsprechend agiert, behält die Flexibilität beim Wechsel des Anbieters.


autor_andre_kiehneAndré Kiehne verantwortet als
Director Cloud Business bei
Dimension Data Germany
das deutschlandweite
Cloud-Geschäft, das in einer
nationalen Geschäftseinheit
gebündelt wurde.

Illustration: © art4all/shutterstock.com