Konsignationslager bei JUZO mittels mobiler Barcode-Scanner und Inventur-App managen

 Zettelwirtschaft a. D.

Der Hersteller von Medizinprodukten JUZO setzt im Außendienst künftig auf mobile Barcode-Scanner. Mit einer speziell entwickelten Software von oxaion werden sämtliche externen Inventurdaten direkt an die ERP des Aichacher Zentrallagers übertragen. Davon profitiert mittlerweile der gesamte Vertrieb.

Ob Bandagen, Orthesen oder Kompressionsstrümpfe – in Sachen Kompressionstherapie für medizinische Anwendungen gibt es kaum einen größeren Spezialisten am Markt, als das Aichacher Unternehmen Julius Zorn GmbH. Der Mittelständler verfügt über 100 Jahre Erfahrung, beschäftigt weltweit über 800 Mitarbeiter und beliefert 13.000 internationale Fachhandelskunden. Diese haben die Auswahl aus über 10.000 Produkten, die von JUZO selbst entwickelt, hergestellt und vertrieben werden.

Eine solch große Produktpalette erfolgreich an den Kunden zu bringen, bleibt eine Herausforderung für jeden Vertrieb. Um einen steten Warenfluss zu gewährleisten, nutzt JUZO Konsignationsläger, bei denen Vertrieb und Lagerhaltung eine Einheit bilden. Die Kontrolle dieser Lagereinheiten gestaltete sich jedoch lange Zeit als mühsam. Außendienstmitarbeiter klagten über schlecht sortierte Läger, und nach der Inventur wurden häufig Fehler festgestellt.

Konsignationsläger für schnelle Verfügbarkeit. Sinn und Zweck der externen Konsignationslagerhaltung sind schnell erklärt: Konsignationsläger befinden sich direkt beim Kunden. Buchhalterisch ähnelt dies dem Minibarsystem in Hotels – der Kunde zahlt letztlich nur die Ware, die er tatsächlich dem Lager entnimmt. Der Zeitpunkt der Entnahme markiert somit erst die Lieferung und diese wiederum das Kaufgeschäft.

Sache des Einlagerers ist es nun, den jeweiligen Lagerbestand regelmäßig zu erfassen und zu kontrollieren, um eine hohe Lieferbereitschaft sicherzustellen. Das geschieht aufgrund turnusmäßiger Inventuren, bei denen genau festgestellt wird, wie viel Ware noch auf Lager ist und wie viel fehlt. Auf die Fehlmenge wird eine Rechnung ausgestellt und der Restbestand wird entweder nachbestellt und produziert oder sofort wieder aufgefüllt.

Bei JUZO übernehmen die Außendienstmitarbeiter die Inventur der Konsignationsläger. Jeder einzelne verfügt über ein klar definiertes Liefergebiet und einen festen Stamm an Fachhandelskunden. In einer typisch deutschen Großstadt können sich bis zu 70 Konsignationsläger befinden, die alle von einem einzigen JUZO-Mitarbeiter verwaltet werden.

Vor- und Nachteile. Von den Vorzügen dieser speziellen Art Lagerhaltung profitieren im Übrigen beide Seiten: Der Fachhändler hat die Ware schneller zur Hand und bezahlt lediglich das, was er an den Endkunden weiterverkauft – bis zur Entnahme liegt das Warenrisiko allein beim Lieferanten. Durch den verzögerten Eigentumsübergang kann weiteres Kapital freigesetzt werden. Die betrieblichen Prozesskosten reduzieren sich ebenfalls, da sich die Lieferflexibilität ohne Zutun des Händlers erhöht.

Auf JUZO-Seite greift hingegen das Hase-und-Igel-Prinzip: Während die Ware der Mitbewerber lange Lieferwege gehen muss, liegen die JUZO-Artikel bereits permanent auf Lager.

Im Zweifelsfall wird der Händler immer den transaktionsärmsten Weg wählen und daher bevorzugt auf die JUZO-Artikel zurückgreifen. »Die Konsignationsläger bieten Vorteile für beide Seiten. Als Unternehmen erzielen wir damit vor allem eine langfristige Kundenbindung«, weiß Silvia Mangold, IT-Organisationsleiterin bei Julius Zorn. »Dennoch ist die Führung und Kontrolle der einzelnen Läger sehr aufwendig. Wenn ein Außendienstler mit Klemmbrett und Bleistift bewaffnet, nacheinander 70 Inventurstellen überprüfen muss, dann können sich immer wieder Fehler einschleichen.«

 

Barcodesystem bei JUZO

Jeder Artikel ist bei JUZO mit einem EAN-Code gekennzeichnet. Dieser Barcode – weltweit auch als GTIN (Global Trade Item Number) bekannt – enthält eine eindeutige Artikelnummer. Diese wird mithilfe eines Barcode-Scanners ausgelesen. Zur Verschlüsselung der EAN Nummer dient der 13-stellige EAN-Barcode, mit dem nahezu jedes Konsumgut gekennzeichnet ist. Die ersten beiden Ziffern stehen für das Herstellungsland, und die nächsten fünf für den Hersteller. Dann folgt ein Block mit weiteren fünf Zahlen, welche die Artikelnummer des vorliegenden Produkts bezeichnen. Die letzte Ziffer ist die sogenannte Prüfziffer, mit der sich die Richtigkeit des EAN-Codes bestätigen lässt.

 

Chaos als Mutter der Überlegung. Ein Grundproblem sieht Mangold in der chaotischen Lagerhaltung, die von Kunde zu Kunde unterschiedlich gehandhabt wird und über keine festen Zuordnungen verfügt: »Wir können selbstverständlich nicht davon ausgehen, dass unsere Kunden ihre Läger optimal führen oder uns jedes Mal anrufen, wenn sie dem Lager etwas entnehmen. Wir wollen es dem Kunden ja auch so einfach wie möglich machen.«

So geschieht es häufig, dass der Fachhändler die Konsignationsware an einen beliebigen Platz im Lager zurücklegt. Eine rein visuelle Bestandsaufnahme erschwert sich dadurch deutlich, da sich viele JUZO-Artikel in Verpackung und Format ähneln. Enorm zeitaufwendige und manchmal auch fehlerhafte Inventuren sind die Folge.

Auch bei der Bestellannahme sah die IT/Orga-Leiterin Möglichkeiten zur Verbesserung: »Unser Außendienstler füllt nach, was vom Händler verkauft worden ist. Der Kunde hat außerdem die Möglichkeit, zusätzliche Bestellungen bei uns aufzugeben. Diese Mengen wurden bisher manuell erfasst und mussten im Kundenservice nachbearbeitet werden. Hier schwebte uns schon lange eine einheitliche und schnell zu verarbeitende IT-Lösung vor.«

Technologie als ordnende Kraft. Als naheliegend empfanden die IT-Experten um Silvia Mangold schließlich die Umrüstung auf mobile Barcode-Scanner. Diese sollten allerdings mit einer speziell für das Unternehmen entwickelten Software von oxaion bespielt werden. Mangold dazu: »Mit oxaion arbeiten wir schon seit zehn Jahren erfolgreich zusammen. Intern laufen bei uns fast sämtliche Prozesse über die ERP-Software. So war es selbstverständlich, auch dieses Projekt gemeinsam zu realisieren.«

Inventur in drei Schritten: Die übersichtliche Bedienober­fläche der oxaion Inventur-App erleichtert den JUZO-Außendienst­mitar­beitern die Verwaltung der Konsignationsläger vor Ort.

Inventur in drei Schritten: Die übersichtliche Bedienober­fläche der oxaion Inventur-App erleichtert den JUZO-Außendienst­mitar­beitern die Verwaltung der Konsignationsläger vor Ort.

Der nächste Schritt bestand jedoch vorerst darin, eine für den Außendienst geeignete Hardware zu finden. Im Unternehmen selbst wurden bereits unterschiedlichste Scanner verwendet, vom USB-Scanner mit PC-Anbindung bis hin zum modernen WLAN-Scanner mit kompletter Emulation für den iSeries-Server (IBM System i).

Schnell wurde deutlich, dass die Outdoor-Geräte anders beschaffen sein mussten, als beispielsweise die Scanner, die im Aichacher Fertigwarenlager zum Einsatz kamen. »Intern nutzen wir natürlich auch Barcode-Scanner, sei es für interne Lagerbuchungen, BDE-Rückmeldungen oder auf Produktionsseite. Diese laufen aber fast ausschließlich über unser WLAN-Netz, auf welches unser Außendienst draußen natürlich nicht zurückgreifen kann«, erläutert Silvia Mangold die anfängliche Problematik.

Als oberste Voraussetzung galten daher Scanner mit SIM-Karte, die eine ortsunabhängige Datenübertragung über das Telefonnetz gewährleisten. Auf einfache Handhabung, robuste Verarbeitung und solide Scan-Eigenschaften legte man ebenfalls großen Wert. Um die interne Wartung der Scanner zu vereinfachen, bekam jeder Außendienstmitarbeiter schließlich ein Gerät desselben Typs ausgehändigt.

oxaion to go. Zeitgleich arbeiteten die IT-Experten von oxaion eifrig an einer mobilen Individualprogrammierung für die Scanner. Die Vorgaben von Silvia Mangold und ihrem Team sollten exakt umgesetzt werden. »JUZO schwebte eine mobile Inventursoftware vor, die sich durch eine intuitiv gestaltete Benutzeroberfläche auszeichnet«, weiß Marcel Schober, Fachbereichsleiter Entwicklung der oxaion ag. »Also orientierten wir uns an den individuellen Vorzügen des Lager-ERP und stellten eine weniger umfangreiche Version davon auf den Scannerdisplays zur Verfügung.«

oxaion macht´s möglich! Am Ende der Inventur werden die Daten per simplen Knopfdruck an das Zentrallager nach Aichach übertragen. Dort erfolgen automatisch Rechnung- und Lieferscheindruck.

oxaion macht´s möglich! Am Ende der Inventur werden die Daten per simplen Knopfdruck an das Zentrallager nach Aichach übertragen. Dort erfolgen automatisch Rechnung- und Lieferscheindruck.

Am Ende gelang es, die Scanner mit einer Software zu bespielen, welche die vorhandenen Gerätefunktionen ideal nutzt und zudem ohne jeglichen Schulungsaufwand anwendbar ist. Die Bedienoberfläche zeigt lediglich die Vorgänge an, die bei der Inventur eines Konsignationslagers relevant sind. Die Inventur selbst teilt sich dabei in drei einfache Etappen: Aufnahme, Übertragung und Abschluss – der letzte Schritt beinhaltet die Berechnung und Nachlieferung. »oxaion hat die Software so intuitiv wie möglich gestrickt, damit unser Außendienst die Inventur relativ intuitiv bewerkstelligen kann – das war unsere Vorgabe und die ist perfekt umgesetzt«, resümiert IT-Leiterin Mangold.

Die Individualsoftware ist über das Windows Betriebssystem CE gekoppelt und verfügt über sämtliche Standardschnittstellen. Im Hintergrund kommuniziert die App permanent mit oxaion-ERP – per Knopfdruck können die gescannten Inventurdaten entweder gesammelt oder auch realtime einzeln an das zentrale Lagermodul rückgemeldet werden. In oxaion werden dann automatisch Lager- und Bestandslisten aktualisiert, die Sollmenge bearbeitet und der Inventurabschluss verbucht. Für Bestellungen zur Auffüllung des Warenbestands der Konsignationsläger, die früher noch umständlich auf Papier erfolgten und mehrere Nachbearbeitungsschritte verursachten, geht heute ein vollautomatisierter EDI-Beleg zeitgleich ans Zentrallager und den Kundenservice.


Was bleibt ist ein starker Vertrieb.
Die ersten Monate nach der Einführung lassen sich schon jetzt durchweg positiv bilanzieren: Da die externe Inventur nun weniger aufwendig, dafür aber viel schneller und ohne Fehler abläuft, werden die Konsignationsläger regelmäßiger kontrolliert und häufiger abgerechnet. Dass es mit der lästigen Zettelwirtschaft endgültig vorüber ist, merkt derweil das ganze Unternehmen. »Der gesamte Vertrieb läuft jetzt viel flüssiger«, betont Silvia Mangold, »somit freut sich also nicht nur unser Außendienst über die neue Technologie.«


www.oxaion.de

Titelbild: Shutterstock.com/XiXinXing