Mobility-Strategie gesucht: Herausforderungen und Lösungswege

Die Ergebnisse der Studien von PAC und Computacenter zum »zeitgemäßen Arbeitsplatz« haben erneut die Notwendigkeit für Unternehmen aufgezeigt, die Mobilität ihrer Mitarbeiter besser zu unterstützen [1]. Diese »bessere Mobilitätsunterstützung« ist aber bei genauerer Betrachtung ein komplexes Vorhaben, das eine übergreifende Strategie voraussetzt. Zu beachten ist dabei, dass »Bring Your Own Device« (BYOD) auf der einen Seite zwar kein Herzenswunsch der Mitarbeiter ist, auf der anderen aber eine reale Herausforderung für die Unternehmen darstellt. Ein Paradox, dem sich Entscheider stellen müssen und für das »Corporate Owned Personally Enabled« (COPE) die Lösung sein kann. Der IT-Dienstleister Computacenter musste sich den gleichen Herausforderungen stellen und hat eine Lösung implementiert, die sowohl die berufliche Nutzung privater Endgeräte (BYOD) als auch den privaten Einsatz von Unternehmensgeräten (COPE) ermöglicht.

grafik pac computacenter arbeitszeit außerhalb des büroarbeitsplatzes

Bessere Mobilitätsunterstützung ist eine Kernanforderung bei der Workplace-Modernisierung

Untersuchungen zeigen, dass Mobility heute einer der wichtigsten Treiber für Investitionen in IT-Arbeitsumgebungen ist. Das ist zu Recht der Fall, denn drei Viertel der von PAC und Computacenter befragten Mitarbeiter sind mobil und verbringen immer mehr Zeit unterwegs – im Homeoffice, in anderen Niederlassungen, bei Kunden oder Partnern.

Angesichts dieser Ausgangslage wundert es nicht, dass sowohl bei den Mitarbeitern als auch bei den (nicht zur IT gehörenden) Fachbereichsleitern eine »bessere Unterstützung der Mobilität« ganz oder weit oben auf der Anforderungsliste rangiert.

55 % der befragten Mitarbeiter sehen bei diesem Thema Optimierungsbedarf, 16 % schätzen ihre Arbeitsausstattung in dieser Hinsicht sogar als stark modernisierungsbedürftig ein.

grafik pac computacenter modernisierungsbedarf

Die Befragung der Fachbereichsleiter zeigt ein ähnliches Bild: Knapp zwei Drittel fordern eine bessere Unterstützung mobiler Mitarbeiter und Prozesse, wobei 16 % den Optimierungsbedarf als »groß« einschätzen.

Der Druck auf die IT, die Modernisierung im Mobility-Segment weiter voranzutreiben, wurde durch die rasante technische Entwicklung weiter angeheizt. Schließlich – so die verbreitete Meinung – können Unternehmen bei der Modernisierung von IT-Arbeitsumgebungen, und insbesondere bei der Verbesserung ihrer Mobilität, heute aus dem Vollen schöpfen. Tatsächlich hat die Vielfalt und Leistungsfähigkeit der im Markt verfügbaren mobilen Geräte, Plattformen und Anwendungen in den letzten Jahren enorm zugenommen. Mehr noch: Die Mitarbeiter kennen die Möglichkeiten moderner mobiler Endgeräte und Anwendungen aus ihrem privaten Umfeld. Dass sie ähnliche Möglichkeiten auch für den Arbeitsalltag fordern, ist nur allzu verständlich.

 

»Mehr Mobilität« klingt einfach, ist in der Praxis aber hochkomplex

Allerdings ist diese neue Vielfalt genauso wie die rasante technische Entwicklung für die IT- oder Workplace-Verantwortlichen nicht nur ein Segen, sondern birgt enorme Herausforderungen. Denn die zunehmende Zahl und Vielfalt mobiler Endgeräte und Anwendungen geht natürlich auch mit einem steigenden Aufwand für Administration und Integration einher. Gleichzeitig – auch dies ist offensichtlich – steigen die Sicherheitsrisiken beziehungsweise der Aufwand, diese zu minimieren.

Kurzum: Die vielfach geforderte »bessere Mobilitätsunterstützung« erfordert in der Konsequenz eine immense Ausweitung und einen Umbau von Workplace-Infrastruktur und -Management. Es müssen geeignete Konzepte und Lösungen gefunden werden, um den damit verbundenen Mehraufwand und die damit einhergehenden Sicherheitsrisiken einzugrenzen. Gleichzeitig muss ein hohes Maß an Agilität garantiert sein.

Es reicht für eine »bessere Mobilitätsunterstützung« eben nicht aus, nur ein paar Tablets oder Smartphones für bestimmte Mitarbeiter anzuschaffen. Vielmehr muss die gesamte IT- und Service-Infrastruktur auf den Prüfstand:

Mobile Endgeräte und Plattformen: Die Verantwortlichen müssen letztlich entscheiden, welche Endgeräte und insbesondere Betriebssysteme sie unterstützen können oder wollen. Die Wünsche der Mitarbeiter sind dabei sicher ein wesentliches Kriterium, aber eben nur eines unter vielen. Die Kosten für Anschaffung und Betrieb müssen hierbei ebenso Berücksichtigung finden wie Sicherheits- und Integrationsaspekte oder – mit Blick auf die Investitionsrisiken – auch die Positionierung der Anbieter.

Anwendungen: Geregelt werden muss auch, für welche Anwender welche Apps wie bereitgestellt werden können, sollen oder müssen. Auch hier müssen potenzielle Produktivitätsgewinne mit den Kosten für Anschaffung, Bereitstellung und Betrieb abgewogen werden. Dabei spielen auch (lizenz)rechtliche und  Sicherheitsaspekte eine wesentliche Rolle.

Content und Daten: Es muss entschieden werden, welche Inhalte und Daten auf den Geräten vorgehalten beziehungsweise mobil zur Verfügung gestellt werden sollen – und noch wichtiger: wie die Sicherheit der Datenhaltung auf Endgeräten und Anwendungen sowie des Datentransfers gewährleistet werden kann. Weiterhin muss geklärt werden, wie die Daten und Verzeichnisse zwischen mobilen Geräten und Unternehmens-Backend abgeglichen werden können.

Connectivity: Ohne Verbindung mit dem Internet ist es nur schwer möglich, das Potenzial von Tablets oder Smartphones auszuschöpfen. Die Gewährleistung der Connectivity kann deshalb auch bedeuten, dass drahtlose Netzwerke im Unternehmen ausgebaut und Verträge mit den Mobilnetz- und Internet-Serviceprovidern neu verhandelt werden müssen. Gleichzeitig müssen Lösungen gefunden werden, um hochmobilen Mitarbeitern auch in Offline-Umgebungen das mobile Arbeiten zu erlauben.

Bereitstellung, Administration und Support: Last but not least müssen Endgeräte, Anwendungen und Infrastruktur auch bereitgestellt, administriert und gewartet sowie mobile Anwender bei Problemen unterstützt werden. Das Leistungsspektrum des Service Desk muss enorm ausgeweitet werden.

 

Die (noch unvollständige) Auflistung kritischer Fragen verdeutlicht: Ohne eine geeignete Mobility-Strategie lassen sich weder die Mobilität nachhaltig verbessern noch die damit verbundenen Kosten-, Sicherheits- und Investitionsrisiken minimieren.

 

Die Zeit drängt – mit dem Leidensdruck nimmt auch der Wildwuchs zu

Mit dem zunehmenden Einsatz mobiler Technologien im privaten Umfeld sinkt auch das Verständnis der Mitarbeiter für klassische Restriktionen der Unternehmens-IT. Schließlich – so ihre Argumentation – lassen sich die benötigten Geräte und Anwendungen im privaten Umfeld ja auch in kürzester Zeit, quasi per Mausklick, anschaffen und uneingeschränkt nutzen. Nicht zu vergessen: Von den Mitarbeitern selbst wird immer mehr Flexibilität verlangt. Und spätestens dann, wenn die Mitarbeiter beim Wettbewerber schon auf solche Technologien zurückgreifen können, sind Eskalationen vorprogrammiert. Denn wenn moderne Technologien auf der einen Seite bereits privat verfügbar sind, für den Job benötigt und beim Wettbewerb eingesetzt werden, aber auf der anderen Seite im eigenen Unternehmen nicht gestellt werden, dann werden private Geräte und Anwendungen häufig auch beruflich genutzt– und dies notfalls an der IT vorbei.

Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung von PAC und Computacenter deuten an, dass ein solches »Bring Your Own aus Leidensdruck« bereits verbreitet ist. Um eine Verbesserung der IT-Arbeitsplatzausstattung zu bewirken, investiert heute bereits fast jeder sechste Mitarbeiter auf eigene Kosten in die IT-Arbeitsplatzausstattung. Ein ähnlich großer Anteil nutzt private Hard- und Software, und sogar jeder Vierte greift auf öffentlich zugängliche Software zu. Wenn aber Mitarbeiter ihre Geschicke an der IT vorbei selbst in die Hand nehmen, entsteht Wild-wuchs, der für Administration und das Unternehmen enorme Risiken birgt.

Doch nicht nur veraltete Arbeitsumgebungen sorgen bei den Mitarbeitern für Leidensdruck, sondern auch das Management von immer mehr (mobilen) Geräten, um einerseits das Privatleben und andererseits die berufliche Tätigkeit zu organisieren und in Einklang zu bringen. Selbst wenn es wünschenswert wäre: Privat- und Berufsleben lassen sich für die meisten Mitarbeiter nicht mehr klar trennen. Daher liegt es nahe, im Rahmen eines COPE-Ansatzes (Corporate Owned, Personally Enabled) berufliche Geräte auch für private Zwecke zu nutzen – und so den Bedien- und Administrationsaufwand zu reduzieren.

 

»Bring Your Own« ist kein Herzenswunsch, aber eine reale Herausforderung

Die Befragungsergebnisse verdeutlichen aber auch: »Bring Your Own« wünschen sich die meisten Mitarbeiter nicht. Die überwiegende Mehrheit der Befragten würde die klare Trennung beruflicher und privater Anwendungen und Geräte bevorzugen.

Dies dürfte auch ein wesentlicher Grund dafür sein, dass »Bring Your Own Device«-Konzepte sowohl unter IT- als auch unter Business-Verantwortlichen nur wenig populär sind. So halten es auch nur 17 % der Fachbereichsverantwortlichen für wichtig, dass die Mitarbeiter private Endgeräte auch beruflich nutzen können.

Dennoch ist »Bring Your Own« – wenn nicht als Wunsch, so doch aus Leidensdruck – eine reale Herausforderung, die adressiert werden muss. Kurzum: Die IT muss (wieder) die Initiative übernehmen. Und dies tut sie am besten, indem sie sowohl klare Regeln aufstellt und kommuniziert als auch gleichwertige oder bessere Alternativen wie beispielsweise COPE-Konzepte anbietet. Mitarbeiter benötigen gerade im Mobilitätsumfeld Klarheit darüber, was erlaubt ist und was nicht. Allerdings lassen sich Regeln oder gar Verbote im Zeitalter der Consumerization nur dann durchsetzen, wenn das Unternehmen Lösungen anbietet, welche die Herausforderungen der Mitarbeiter ernsthaft adressieren.

 

In vielen Unternehmen gibt es keine Richtlinien

Die Studienresultate von PAC und Computacenter wirken vor diesem Hintergrund bedenklich. Insbesondere der relativ hohe Anteil der Mitarbeiter, die keine Richtlinien für die berufliche Nutzung privater Endgeräte oder Anwendungen kennen oder ausdrücklich vom Nichtvorhandensein solcher Regeln berichten, ist alarmierend.

 

Unternehmen reagieren mit Verboten und bieten keine Lösungen

Weiterhin auffällig beim Blick auf die Befragungsergebnisse ist der hohe Anteil an Verboten. So ist in knapp jedem zweiten Unternehmen sowohl die berufliche Nutzung privater Endgeräte als auch die Nutzung privater Anwendungen grundsätzlich untersagt. Fraglich ist jedoch, ob solche ausdrücklichen Verbote auch durch gleichwertige Alternativen ergänzt werden. Der große Anteil der Mitarbeiter, die beim Thema Mobilität Verbesserungsbedarf sehen, spricht eher nicht dafür. So beklagen knapp 60 % der befragten Mitarbeiter eine unzureichende Ausstattung mit mobilen Geräten (58 %) und Anwendungen (59 %). Mehr noch: Knapp zwei Drittel der Befragten (65 %) halten die mobilen Geräte und Betriebssysteme für veraltet.

Offen bleibt auch, wie Mitarbeiter beim Management der Vielzahl an beruflichen und privaten Geräte unterstützt werden können. Dafür bedarf es nicht zwingend eines BYOD-Modells – also der beruflichen Nutzung privater Geräte. Es würde bereits helfen, wenn die Mitarbeiter auf (modernen) mobilen unternehmenseigenen Geräten auch private Anwendungen nutzen könnten. Immerhin 39 % der von PAC und Computacenter befragten Fachbereichsverantwortlichen hält eine solche COPE-Strategie (Corporate Owned, Personally Enabled) für wichtig.

Tatsächlich können aber heute nur etwa 5 % ihre unternehmenseigenen Geräte gleichermaßen beruflich und privat nutzen – für immerhin 20 % der Mitarbeiter ist dies mit Einschränkungen erlaubt.

 

Die verbreitete Nutzung öffentlich verfügbarer Anwendungen wird bislang kaum adressiert

Ähnlich unvorbereitet zeigen sich die Unternehmen mit Blick auf die berufliche Nutzung öffentlich verfügbarer Anwendungen wie soziale Netzwerkdienste, öffentliche App-Store-Angebote oder andere Angebote im Internet.

Bereits heute werden solche Anwendungen von 20 bis 25 % der Mitarbeiter genutzt. Die Zahl dürfte mit steigendem Anteil mobiler Endgeräte weiter zunehmen.

Offensichtlich haben aber viele Unternehmen diese Facette von »Bring Your Own« noch gar nicht auf dem Radar. Nur so lässt es sich erklären, dass 37 % der befragten Mitarbeiter hierfür keine Regeln kennen beziehungsweise in Unternehmen arbeiten, in denen es hierfür bislang keine Regeln gibt.

 

Fazit

Eine Workplace-Strategie mit Mobility als integralem Bestandteil ist unabdingbar.

Unter dem Strich zeigen die Studienergebnisse von Computacenter und PAC große Unterschiede bei der Adressierung des »Bring Your Own«-Trends. So gibt es durchaus bereits eine signifikante Anzahl an Unternehmen, die den Mitarbeitern durch die Implementierung neuerer Konzepte wie BYOD oder COPE mehr Flexibilität zugestehen. Die Mehrzahl der Unternehmen reagiert jedoch eher mit Verboten oder – noch schlimmer – überhaupt nicht.

Die zögerliche Haltung vieler Unternehmen ist teilweise nachvollziehbar. So hat die Fokussierung vieler Diskussionen und Angebote auf »BYOD« als »allein selig machendes« Konzept in der Vergangenheit eher zur Verunsicherung beigetragen und den Blick auf die wahren Herausforderungen verstellt. Richtig ist aber auch:

»Bring Your Own« ist eine reale Herausforderung, die adressiert werden muss – mit klaren und klar kommunizierten Regeln sowie gleichwertigen oder besseren Alternativen.

Dies wiederum führt zurück auf die Eingangsdiskussion dieser Analyse. Um diesem Phänomen angemessen zu begegnen, müssen Unternehmen dringend eine umfassende Mobility-Strategie oder besser noch eine Workplace-Strategie mit Mobility als integralem Bestandteil definieren. Tatsächlich – und dies steht im Einklang mit den weiteren Befragungsresultaten – gibt es heute nur in jedem zweiten Unternehmen eine solche Strategie.

Und noch weniger Unternehmen haben Prozesse, mit deren Hilfe sie die Bedarfe der Mitarbeiter hinsichtlich ihrer IT-Arbeitsumgebungen systematisch ermitteln.

Doch wer eine bessere Unterstützung der Mobilität bewirken und gleichzeitig eine effektive Administration sowie ein hohes Maß an Sicherheit gewährleisten will, der muss hier ansetzen.

Die Unterstützung bei der Formulierung und Umsetzung einer geeigneten Mobility-Strategie ist aus Sicht von PAC auch ein Schlüsselkriterium bei der Auswahl und Bewertung von IT-Dienstleistern im Bereich »Workplace Management und Transformation«. In der von PAC zu diesem Thema unabhängig durchgeführten PAC RADAR-Analyse im Jahr 2014 wurde Computacenter als »Best in Class« eingestuft. Ein wesentlicher Grund für diese positive Bewertung waren u. a. die nachfolgend kurz skizzierten Konzepte im Mobility-Umfeld.

 

Rollout einer auf COPE und BYOD ausgerichteten Lösung bei Computacenter

Computacenter hat bereits im Jahr 2000 einen eigenen Consulting-Bereich für Mobility ins Leben gerufen, in dem die Strategie und das Leistungsportfolio definiert und umgesetzt werden. Die aktuelle Strategie baut auf fünf   Kernelementen auf: mobile Devices und Betriebssysteme, Security, Consumerization, Collaboration und Enterprise Apps. Dabei werden die Anforderungen an die verschiedenen »Workstyles« der Mitarbeiter, die Computacenter entsprechend der Arbeitscharakteristik und der notwendigen Funktionalitäten in die Gruppen Außendienst, Wissensarbeit, Management, Poweruser, Verwaltung und Kioskanwendung unterteilt hat, aus der Nutzersicht betrachtet und in Strategie und Portfolio eingebettet.

Im Sommer 2014 hat Computacenter getreu seines Slogans »Enabling Users« zwei strategische Initiativen gestartet, mit denen der IT-Dienstleister die Anwender noch stärker in den Fokus stellt: Das »Next Generation Service Desk« und die Implementierung einer »Group Mobile Engine«. Letztere ist zum einen auf die Anforderungen der Computacenter-Mitarbeiter zugeschnitten, zum anderen ergänzt die entwickelte Lösung sehr spezifisch das bereits existierende Angebot rund um den zeitgemäßen Arbeitsplatz. Die »Group Mobile Engine« ermöglicht nicht nur die flexible Nutzung unterschiedlicher mobiler Endgeräte, sondern hat vor allem das Ziel, eine Vielfalt an Arbeitsstilen zu unterstützen und mobile Anwender produktiver zu machen.

Das Projekt wurde zum einen ins Leben gerufen, um die eigenen mobilen Mitarbeiter zu unterstützen. Zum anderen kommen die in dem europaweiten Projekt gemachten Erfahrungen sowie die entwickelten Standards und Materialien Kunden zugute. All das betrifft sowohl den technologischen Bereich, beispielsweise die Standardarchitektur, Designs, Blueprints für Konzepte, Konfigurations- und Benutzerhandbücher, als auch Rolloutprozesse sowie organisatorische, arbeitsrechtliche und sicherheitsrelevante Fragestellungen wie die Beachtung des   Datenschutzgesetzes.

Computacenter verfügt so neben der notwendigen Technologie insbesondere auch über ein Vorgehensmodell für mittelgroße Unternehmen und große Konzerne.

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[1] Die Spotlight-Analyse ist Teil eines gemeinsamen Studienprojekts von PAC und Computacenter, dessen Ziel es ist, die Entwicklung von Strategien für den zeitgemäßen Arbeitsplatz durch belastbare Fakten zu unterstützen. Im Rahmen des Projekts wurden bereits zwei Studien publiziert, in denen die Anforderungen an zeitgemäße Arbeitsplätze sowohl aus der Sicht der Mitarbeiter als auch aus Perspektive der Fachbereichsleiter empirisch untersucht wurden.
  • Für die Studie »Der zeitgemäße Arbeitsplatz aus Sicht der Mitarbeiter« wurden fachbereichsübergreifend 250 Mitarbeiter aus mittleren und großen deutschen Unternehmen (ab 500 Mitarbeitern) online befragt.
  • Basis für die Studie »Der zeitgemäße Arbeitsplatz aus Sicht der Fachbereichsleiter« bildete eine telefonische Befragung von 125 Fachbereichsleitern in mittleren und großen deutschen Unternehmen (ab 500 Mitarbeitern).
Die Spotlight-Analyse basiert auf Ergebnissen dieser Studien, die unter https://www.pac-online.com/search-page?search_api_views_fulltext=%22Der%20zeitgemaesse%20Arbeitsplatz%22
kostenlos zum Download bereitstehen.