Öffentlicher Sektor könnte 6,5 Milliarden durch E-Invoicing sparen

  • Kosten für Umstellung auf elektronische Rechnungen können sich bereits nach einem halben Jahr amortisiert haben.
  • Bis zu 64 Prozent der Unternehmen senden Rechnungen an und 100 Prozent erhalten Rechnungen vom öffentlichen Sektor.

illu frau db freeDeutsche Kommunen könnten Einsparungen von 6,5 Milliarden Euro pro Jahr erzielen, wenn sie von der papierbasierten auf die elektronische Rechnung umsteigen. Europaweit könnten mindestens 40 Milliarden Euro eingespart werden. Dies entspricht einer Einsparquote von 60 bis 80 Prozent. Bisher wird allerdings weniger als 10 Prozent des Einsparpotenzials ausgeschöpft. Zu diesem Ergebnis kommt der Billentis Report 2015. Der jährliche Report des Marktexperten Bruno Koch untersucht den globalen Stand der Umsetzung von E-Invoicing und wird auch in diesem Jahr von crossinx, Anbieter von Cloud-basierten Services für die Financial Supply Chain, als Co-Sponsor präsentiert.

Unabhängig davon ergab eine repräsentative Umfrage von crossinx, dass bisher lediglich acht Prozent der deutschen Kommunen die Dringlichkeit von E-Invoicing erkannt und auf elektronische Rechnungsprozesse umgestellt haben, obwohl bereits 2014 eine EU-Richtlinie zur Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung im Rahmen von öffentlichen Beschaffungen innerhalb der EU verabschiedet wurde. Die Umfrage wurde unter Kämmerern von 126 Kommunen in 14 Bundesländern durchgeführt, um den aktuellen Umsetzungsstand von E-Invoicing in deutschen Kommunen zu untersuchen. Zusammen mit dem Billentis Report zeigen die Ergebnisse enormes Potenzial, aber auch großen Handlungsbedarf für elektronische Rechnungen in Deutschland. Bis 2018 soll die europaweite Digitalisierung des Rechnungsverkehrs umgesetzt werden. Über 100.000 öffentliche Verwaltungsstellen in ganz Europa sind von der verpflichtenden Umstellung auf E-Invoicing betroffen.

Rechnungsvolumen steigt in Europa bis 2016 auf 36 Milliarden an                      

Von den weltweit 500 Milliarden ausgetauschten Rechnungen werden 2015 laut Billentis Report circa sieben Milliarden Rechnungen im europäischen Raum bereits elektronisch ausgestellt werden. Bis 2016 soll das gesamte Rechnungsvolumen in Europa auf 36 Milliarden ansteigen. Dabei handelt es sich zur Hälfte um Verbraucherrechnungen (B2C) und zur anderen Hälfte um Rechnungen zwischen Unternehmen untereinander sowie dem öffentlichen Sektor (B2B, B2G und G2B). Je früher der Rechnungsverarbeitungsprozess also digitalisiert wird, desto mehr Einsparungen können angesichts des steigenden Rechnungsvolumens erzielt werden. Die Kosten für die Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse amortisieren sich in der Regel in 0,5 bis 1,5 Jahren.

Deutschland hinkt in der Umstellung allerdings noch hinterher. Während die skandinavischen Länder bereits seit Anfang der 2000er elektronische Rechnungen im B2B- und B2G-Bereich offiziell austauschen können und inzwischen mehr als 40 Prozent der Rechnungen elektronisch ausgestellt werden, liegt der Anteil elektronischer Rechnungen in Westeuropa bei 15 bis 40 Prozent, in Osteuropa sogar bei unter 15 Prozent.

Unternehmen von der Umstellung im öffentlichen Sektor stark betroffen

Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse hat nicht nur Auswirkungen auf deutsche Kommunen, sondern ebenso auf deren Rechnungssteller und -empfänger. 45 bis 64 Prozent aller Unternehmen eines Landes sind Lieferanten des öffentlichen Sektors und müssen ihre Rechnungen spätestens ab 2018 elektronisch ausstellen. 100 Prozent aller Unternehmen und Privathaushalte erhalten Rechnungspost von der öffentlichen Verwaltung. Aus diesem Grund kommt dem öffentlichen Sektor eine tragende Rolle für die gesamte volkswirtschaftliche Entwicklung zu. Trotzdem gehört dieser Sektor immer noch zu den Nachzüglern in Sachen E-Invoicing. Das bestätigt auch die Kommunalumfrage: Erschreckende 90 Prozent der befragten Kommunen, die noch nicht auf E-Invoicing umgestellt haben, können mit dem Thema gar nichts anfangen. Knapp 23 Prozent der Kämmerer gab an, das Thema E-Invoicing sei ihnen zu komplex und sie hätten sich aus Zeitmangel noch nicht damit beschäftigt. Ganze 73 Prozent der befragten Kommunen planen keine Umstellung auf E-Invoicing vor 2017. Den Wenigsten ist bewusst, dass sie damit jährlich mehr als 6 Milliarden Euro verschleudern.

Kosten, Prozessoptimierung und Druck von außen sind Treiber

Die befragten Kommunen, die die elektronische Rechnung bereits eingeführt haben, nannten als Grund für die Umstellung zum einen Kosteneinsparungen, zum anderen politische Gründe, wie etwa die Digitale Agenda 2020. Laut Billentis Report können sowohl externe als auch interne Faktoren die Digitalisierung von Rechnungsprozessen vorantreiben. Externe Faktoren können Lieferanten und Kunden, die bereits die elektronische Rechnung einsetzen, aber auch Initiativen aus dem öffentlichen Bereich sein, während von innen oft der Kostendruck und eine Prozessoptimierung als Hauptmotive fungieren.

»In vielen europäischen Ländern wird oder ist es bereits verpflichtend, elektronische Rechnungen an die Verwaltung zu schicken. Der öffentliche Sektor in Deutschland sollte sich an unseren europäischen Nachbarländern, wie der Schweiz oder Österreich, ein Beispiel nehmen und sofort die Vorteile von E-Invoicing nutzen«, empfiehlt Marcus Laube, Gründer und Geschäftsführer von crossinx. »Insbesondere angesichts der finanziell oft prekären Lage deutscher Kommunen finde ich es alarmierend, dass bisher nur so wenige das Einsparpotenzial elektronischer Rechnungen nutzen.«

Bis 2018 will die EU ein einheitliches Format für den elektronischen Rechnungsempfang entwickeln.

[1] Der vollständige englische Report ist am 5. Juni 2015 erschienen und kann über crossinx@oseon.com angefordert werden. Eine Version in deutscher Sprache ist für einen späteren Zeitpunkt ebenfalls geplant.