Reisekosten: Besonderheiten bei der Abrechnung

foto cc0 strasse autoBei der Frage, ob es sich um Auswärtstätigkeiten (Reisekosten) oder um Fahrten handelt, bei denen nur die Entfernungspauschale anzusetzen ist, kommt es entscheidend darauf an, ob bei dem Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte vorhanden ist und wo sich diese befindet. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit (= Dienstreise) liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Zu den Arbeitnehmern gehören auch GmbH-Gesellschafter im Dienste ihrer GmbH, die steuerlich als Arbeitnehmer ihrer GmbH einzustufen sind.

Arbeitnehmer können bei einem Arbeitgeber nur eine »erste Tätigkeitsstätte« haben (BMF-Schreiben vom 23.12.2014, Az. IV C 6 – S 2145/10/10005 :001; 2014/ 1085209).

Ohne erste sind alle beruflichen Fahrten des Arbeitnehmers als auswärtige Tätigkeiten einzustufen. Das ist insbesondere wichtig, wenn dem Arbeitnehmer ein Firmenwagen überlassen wird.

Die Kosten, die auf Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte entfallen, müssen als Arbeitslohn erfasst werden. Ob der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte am Betriebssitz seines Arbeitgebers hat, kann der Arbeitgeber bestimmen. Das bedeutet z.B., dass ein GmbH-Geschäftsführer als Vertreter seiner GmbH selbst bestimmen kann, ob er als Arbeitnehmer am Betriebssitz eine erste Tätigkeitsstätte hat.

(!) Eine erste Tätigkeitsstätte setzt also eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers voraus. Ein häusliches Arbeitszimmer kann somit keine erste Tätigkeitsstätte sein, weil es keine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers ist. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber einen Raum oder mehrere Räume anmietet, die zur Wohnung des Arbeitnehmers gehören. Die gemieteten Räume sind als häusliches Arbeitszimmer zu beurteilen, weil sie Teil der Wohnung des Arbeitnehmers sind.

Baucontainer sind in der Regel keine ortsfesten Einrichtungen (Urteil des Finanzgerichts Münster vom 14.9.2013, Az. 10 K 2037/10E). Arbeitnehmer, die zu Bauausführungen und Montagen eingesetzt werden, haben in den Containern keine erste Tätigkeitsstätte. Allerdings können laut BMF auch Baucontainer ortsfeste betriebliche Einrichtungen sein, wenn diese z.B. auf einer Großbaustelle längerfristig fest mit dem Erdreich verbunden sind und sich in den Baucontainern z.B. Baubüros, Aufenthaltsräume oder Sanitäreinrichtungen befinden. Bei mehreren ortsfesten betrieblichen Einrichtungen auf einem Betriebs- oder Werksgelände handelt es sich nur um eine erste Tätigkeitsstätte.

Die erste Tätigkeitsstätte befindet sich an der betrieblichen Einrichtung, wo der Arbeitnehmertypischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage odermindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll. Treffen die Voraussetzungen auf mehrere betrieblichen Einrichtungen zu, befindet sich die erste Tätigkeitsstätte an der betrieblichen Einrichtung, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt.

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