Schlank werden mit BPM: Wie mittelständische Unternehmen ihre Prozesse digitalisieren

Wettbewerb heißt heute Digitalisierung – nur derjenige gewinnt die Marktmacht, der schnell ist und über die besseren Informationen verfügt. Und Potenzial für schnellere Abläufe gibt es überall, sei es im Rechnungseingang, der Lagerlogistik oder dem Personalwesen. Doch die Ressourcen, die mittelständische Unternehmen für die interne Prozessorganisation bereitstellen können, sind begrenzt und den Aufwand zusätzliche BPM-Tools (Business Process Management) in ein klassisches ERP-System zu integrieren, scheuen viele. Wie sich beides komfortabel miteinander vereinen lässt, zeigen ERP-Anbieter, die mit der ERP-Software eine Business Process Engine gleich mitliefern.

»Mittelständische Anwender verwenden grafische Prozessbeschreibungen als Grundlage von Prozessdokumentationen und Ablaufbeschreibungen – ein ›Management‹ inklusive Prozessüberwachung oder -simulation ist im Mittelstand bisher eher weniger verbreitet«, konstatiert Marcel Schober, Technologie-Vorstand beim Ettlinger ERP-Hersteller Oxaion. Auch hielten sich noch immer viele KMU bei der Einführung eines BPM zurück. Der Grund ist wohl weniger die fehlende Prozessorientierung, die eine GFO-Studie dem Mittelstand unlängst bescheinigte, als vielmehr der Aufwand, eine »angedockte« BPM-Anwendung zu implementieren und an die Unternehmenssoftware anzupassen.

Wie sich beides, BPM und Flexibilität, bei der Prozessgestaltung miteinander vereinbaren lässt, zeigen ERP-Anbieter, die mit der ERP-Software eine Business Process Engine gleich mitliefern. Durch die tiefe Integration in den Application Server lassen sich neue Geschäftsprozesse recht einfach und schnell modellieren, dokumentieren und überwachen. Das BPM greift dazu direkt auf die Business-Objekte in der ERP-Lösung zu. Mittelständische Kunden sind auf diese Weise schnell in der Lage, ihre Geschäftsprozesse flexibel an der eigenen Unternehmensstrategie auszurichten.

Visualisierte Geschäftsprozesse

Dies geschieht anhand eines grafischen Editors. »Beim Modellieren sieht der Kunde exakt wie ein Prozess im Unternehmen realisiert ist und welche einzelnen Schritte er durchläuft. Der grafische Editor sorgt dafür, dass der gesamte Prozess von der Grobplanung bis zu den Detailprozessen sichtbar wird«, erläutert Marcel Schober, der maßgeblich an der Entwicklung beteiligt war. Relevant wird dies vor allem, wenn in der Prozessgestaltung unterschiedliche Businessfunktionen aus dem ERP-System berücksichtigt werden müssen. So sind in einen Geschäftsprozess beispielsweise Funktionen aus Auftragserfassung, Fertigung, Auslieferung und Rechnungswesen eingebunden. Eine Integration der Process Engine in das ERP-Backend komme hier voll zum Tragen. Mit der Process Engine sind wir weit entfernt von der klassischen Konfiguration über Customizing und Programmierung. Zwar haben wir auch in der Vergangenheit Prozesse schon hochgradig maschinell gestaltet, diese waren aber mehr oder weniger fest miteinander verknüpft«, meint Schober. Jetzt sei das Eingreifen in den Programmcode über Tabelleneinstellungen nicht mehr nötig.

Ein Beispiel: Die Bestellung ab einer bestimmten Liefermenge muss immer vom Abteilungsleiter freigegeben werden. Der dafür erforderliche Prozess wird einfach in der BPM-Engine umgestellt. Ohne jeglichen Programmieraufwand lassen sich so komplette Geschäftsprozesse definieren und abbilden. »Die Business Process Engine deckt zum einen den Geschäftsprozess grob-granular ab, andererseits kann darüber die Feinmodellierung erfolgen. Es lässt sich einstellen, welche Masken der Benutzer sieht und in welcher Reihenfolge, ebenso welche Programme angestoßen und welche Prüfroutinen aufgerufen werden.«


foto interview marcel schober oxaion

Interview mit Marcel Schober, Technologie-Vorstand der Oxaion AG, zum Thema Business Prozess Management in mittelständischen Unternehmen.

 

Herr Schober, die Oxaion AG gehört zu den führenden deutschen Anbietern betriebswirtschaftlicher Komplettsoftware für den Mittelstand. Dass die Digitalisierung von Prozessen immer weiter zunimmt, wussten sie schon vor Jahren, als sie eine Business-Process-Management-Engine in die bestehende ERP-Lösung integrierten. Handelt es sich dabei um die ideale Symbiose und deckt Oxaion ERP sämtliche Anwendungsszenarien der Anwender ab?

Die Ressourcen, die ein mittelständisches Unternehmen für die interne Prozessorganisation bereitstellen kann, sind ja oftmals begrenzt und zusätzliche BPM-Tools werden überall dort notwendig, wo Standard-ERP-Systeme an ihre Grenzen stoßen. Oxaion ist in dieser Hinsicht ideal, da es sowohl BPM als auch DMS als integrale Bestandteile enthält. Die BPM-Engine ist zentraler Bestandteil des ERP-Kerns. Die Geschäftsprozesse im DMS wie etwa Eingangsrechnungsworkflow werden innerhalb des Oxaion ERPs auf BPM-Basis abgebildet. Wesentliche Prozesse lassen sich damit vom Anwender auf einfache Weise identifizieren, modellieren und optimieren.

 

Laut GFO-Studie handeln mittelständische Unternehmen immer noch stark funktionsorientiert und prozessorientierte Organisationsstrukturen bilden sich meist nur sehr schwer heraus. In welchen Abteilungen sitzen denn die Mitarbeiter, die sich für BPM stark machen?

Das prozessorientierte Denken findet natürlich auch im Mittelstand schon statt, allerdings fehlt es oftmals an Zeit und Geld sowie an mittelstandstauglichen Werkzeugen. Die BPM-Treiber im Mittelstand kommen daher häufig aus der Chefetage, aber auch beispielsweise aus den Bereichen, wo es um Zertifizierungen geht: QM / QA / QS.

 

Kann es bei einer Verknüpfung der Systeme zu Schwierigkeiten kommen, wenn z. B. bestimmte Bausteine innerhalb der ERP- oder der DMS-Lösung bereits vorhanden sind?

Für die Anwender entsteht oft ein Bruch in der Benutzerführung, weil parallele Systeme mit unterschiedlichen Oberflächen bedient werden müssen. Technisch gilt es, Datenredundanzen zu vermeiden und für saubere, bidirektionale Datentransfers zu sorgen, was in der Praxis oft nicht optimal abbildbar ist.

 

Welche Anforderungen sollte also ein BPM-System im Wesentlichen erfüllen? Bitte nennen Sie die fünf wichtigsten Eigenschaften.

Grafische Modellierung, Konnektivität zu anderen Enterprise-Systemen (z. B. ERP, DMS, usw.), einfache und integrierbare Benutzerschnittstelle, Prozess-Controlling und -Eskalation sowie Offenheit und Skalierbarkeit.

 

Wir sprechen hier von einem hohen Automatisierungsgrad. Spielt der Faktor Mensch bei der Prozessmodellierung überhaupt noch eine Rolle?

Der Mensch soll mit BPM näher und direkter in den Gesamtprozess eingebunden werden. Ein Verständnis von »Teil des großen Ganzen zu sein« kann zu mehr Transparenz und besserer Übertragung von Verantwortung führen. BPM kann helfen, Routineaufgaben maschinell zu unterstützen und daher für Entlastung und Arbeitserleichterung zu sorgen.

 

Woran scheitern BPM-Projekte in der Regel und wie können Unternehmen dem entgegen wirken?

Oft wird bereits in einer frühen Projektphase versucht, sehr komplexe Prozesse abzubilden. Dabei steckt für viele Unternehmen bereits in der Abbildung kleiner (Teil-)Prozesse ein hoher Mehrwert. Daher gilt: Start small, think big.

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