Unter Social Project & Task Management ist der unternehmensinterne Einsatz von sogenannten Stand-alone-Lösungen für Projekt- und Aufgabenverwaltung zu verstehen.

Diese Art Tool oder Service verfolgt das Ziel, die Unternehmenskommunikation beziehungsweise Informationsvernetzung im Rahmen von Prozessen oder ganzen Workflows zu verbessern. Im Vordergrund steht grundsätzlich das Abbilden von Prozess- und Aufgabenschritten entlang eines Projektes beziehungsweise involvierter Parteien. Neben dem chronologischen Überblick entlang der Aufgaben gilt es, Priorisierungen, Meilensteine und wichtige Abhängigkeiten zu managen, zu erstellen und auch im internen Team oder gegenüber externen Parteien entlang der Supply Chain zu verteilen und zu überwachen.

Diese Art von Tools erhöht die Produktivität, indem die generelle Kommunikation zwischen Mitarbeitern intuitiver, schneller und effektiver von statten gehen kann – man ist schlichtweg informierter über den Projektstatus. Informationen können nicht nur unter Mitarbeitern besser ausgetauscht werden, sondern auch von der Management- oder GF-Ebene im Unternehmen kontrolliert und nach Fertigstellung zur weiteren Abstraktion ausgewertet werden. Genutzt werden solche Tools zur Kommunikation von Unternehmensprozessen von Fachabteilungen zum interdisziplinären Meinungsaustausch. Besonders extrovertierte Mitarbeiter (und Lead-User) nutzen diesen Kommunikationskanal zur gezielten Informationsverbreitung, um eigene Skills zu präsentieren und der Kreativität freien Lauf zu lassen.

Effektives Project & Task Management

Effektives Project & Task Management ist im Zuge der zunehmenden Projektanforderungen eine essenzielle Disziplin heutiger Projektmanager. Die Steuerung von Projekten ohne technische Hilfsmittel und die Verbundenheit mit Mitarbeitern entlang der verschiedensten Aufgaben führt unweigerlich zu Ineffizienz und/oder Chaos.

Dabei kann die zu bewältigende Aufgabe ein Einzelprojekt darstellen oder viele unterschiedliche Projekte tangieren, was in der Regel die Komplexität stark erhöht, da Abhängigkeiten, Meilensteine und involvierte Mitarbeiter und Partner exponentiell zunehmen.

Projektmanagement zeichnet sich daher durch die koordinierte Steuerung von Prozessen, Methoden, Wissen und vor allem Erfahrungen mit Mitarbeitern aus. In dieser Hinsicht ist die tiefe Integration dieser Tools und Methoden in die bestehenden Legacy-Anwendungen und insbesondere DMS- und Groupware-Systeme unbedingt erforderlich.

In einer Welt, in der schier unendlich viele Meetings stattfinden und nicht selten keine klare Aufgabeverteilung oder gar Protokollierung gelebt wird, sind Project & Task Management Tools häufig der Schlüssel zum Erfolg. Verantwortliche Mitarbeiter können schon während der Initialphase von Ideen oder Projekten Struktur in den Prozess bringen, Aufgaben verteilen und sogar Freigaben einholen.

Ohne die Unterstützung solcher Hilfsmittel stehen Mitarbeiter immer wieder vor der Herausforderung, nach einem Meeting die eigene Handschrift identifizieren zu müssen und eventuell immer wieder neue Strukturen und Abläufe in Blanko-Word-Dokumenten erfinden zu müssen.

Ob der initiale Projektanstoß von Kunden oder Partnerseite kommt, ist beinahe irrelevant; auch interne Projekte können im Zeitalter der Transformation von immenser Bedeutung für den Fortbestand des Unternehmens sein und daher ein ausgeklügeltes und mitarbeiter-zentriertes System bedingen.

Das Management von modernen Prozessen im Rahmen der Projekt- und Aufgabenbewältigung bedingt den Einbezug verschiedenster Komponenten, um den Ansprüchen beziehungsweise Anforderungen verschiedenster Interessenten im Unternehmensumfeld – primär Stakeholder und Shareholder – gerecht zu werden

Wichtige Aspekte des Project & Task Managements sind:

• Definition des Projekts beziehungsweise der Ziele, die zu erreichen sind
• Erfassung aller Notwendigkeiten zur Erfüllung des Ziels sowie die Umschreibung beziehungsweise Definition der Qualität der Projektlieferung und der dazu notwendigen Ressourcen und Meilensteine
• Erstellung eines Businessplans beziehungsweise der Fallbeschreibung für etwaige Investitionen auf dem Weg zur Zielerreichung
• Absicherung des Einverständnisses der Geschäftsführung und/oder Finanzentscheider
• Entwicklung und Implementierung eines Managementplans für die Projektlaufzeit und ggf. auch darüber hinaus
• Führung und Motivation der zugehörigen Projektmitglieder
• Frühzeitige Erkennung und Verwaltung von Problemen, Risiken und auch Veränderungen entlang des Projektfahrplans inkl. transparenter Kommunikation entlang der internen und externen »Project Supply Chain«
• Aufzeichnen und Monitoring des Projektes entlang der Meilensteine – qualitativ und quantitativ
• Aufrechterhaltung der permanenten Kommunikation und des Reportings gegenüber den Stakeholdern und auch Meinungsmachern im Unternehmen über Social Collaboration Tools
• Evaluation und Management von Partnern und Anbietern
• Projektabschluss inkl. eines Reviews zur Wissensverbesserung

Zur reibungslosen Bewältigung von Projekten und Aufgaben in einer Zeit des schnellen Wandels sind Projektverantwortliche mehr denn je dazu gezwungen, Tools für die effiziente Zielerreichung zu nutzen. Innerhalb der verschiedensten Schritte wird heute und vor allem übermorgen das Einbeziehen verschiedenster interner Mitarbeiter und auch externer Dienstleister von Bedeutung sein.

Teilen von Wissen und Informationen in Projekten

Vor dem Hintergrund sinkender Fertigungstiefen und der Konzentration auf Kernkompetenzen wird das Teilen von Wissen und Informationen in einem Projekt zum »Killer Feature«. Die kulturelle und speziell IT-seitige Unterstützung bei der Vergabe von Aufgaben wird in vielen Fällen unterschätzt und kann enorme Produktivitätssteigerungen bewirken. Wesentliche Gründe, die für die Nutzung unterstützender Tools sprechen, sind daher:

• Steigerung der Projektverbundenheit beziehungsweise des Engagements zur optimierten Erreichung des definierten Ziels
• Sicherstellung des effizienten und bestmöglichen Ressourceneinsatzes
• Erfüllung verschiedener Anforderungen und Wünsche der Auftraggeber

Die Experton Group hat im jüngsten Social Business Vendor Benchmark, der Anfang dieses Jahres erschien, vor allem folgende Kriterien zur kollaborativen Abwicklung von Projekten und Aufgaben, die immer häufiger über dezentral agierende Ressourcen bestimmt sind, betrachtet:

• Aufgabenverwaltung (Erstellung und Problemtracking inkl. Deadline Reminder)
• Kalenderfunktionen und Anbindung an Groupware Systeme inkl. Device-Synchronisierung
• DMS-Funktionen: Rechtemanagement, Versionierung und Ressourcen-Zuordnung
• Milestones/Timelines
• Diskussionsräume / Activity Streams
• API für Anbindung an Drittsysteme
• Reporting & Tracking (Arbeit, Kalkulation Arbeitsaufwand, Kalkulation Pricing)
• Templates auf Basis von Best Practices nach Keywords/Topics
• Budgetierung/Ressourcenplanung

Bewertung einzelner Anbieter

Von 21 relevanten Anbietern für den lokalen Markt haben es fünf in den Leader-Quadranten geschafft.

Neben den Top-Performern im Leader-Quadranten ist Wrike als Rising Star ausgezeichnet worden. Dem Unternehmen beziehungsweise der Lösung unterstellt die Experton Group eine hervorragende Strategie und Roadmap für die Zukunft. Das Unternehmen besteht nunmehr seit acht Jahren und konnte seither den Umsatz verdoppeln. Der lokale Marktangang weist noch Schwächen auf, ist aber durchaus vorzeigewürdig. Die Schwächen drücken sich natürlich über die fehlenden lokalen Partnerschaften und den Mangel an individuellem, insbesondere deutschsprachigem Support aus. Dennoch ist man auf gutem Wege und hinsichtlich der Aspekte moderner Kollaboration im Kontext des auf Effizienz getrimmten Project & Task Managements sehr gut aufgestellt. Die Feature-Palette ist lang und zeigt das tiefgehende Verständnis von Wrike mit ihrer Lösung an einem sehr bedeutenden und kritischen Punkt in vielen Unternehmen anzusetzen – das Project- und Task Management.

Als Top-Performer kann Microsoft bezeichnet werden; der Anbieter hat mit dem Angebot rund um Projekt als Stand-alone-Produkt, Online oder Light ein Produktset am Markt, das seinesgleichen sucht. Das gilt für die Bekanntheit und die Features gleichermaßen. Dabei hat Microsoft den Vorteil, dieses Produkt mit anderen Marktstandards aus dem eigenen Hause wie SharePoint und Office (365) perfekt koppeln zu können. Der Social Layer über Yammer ist darüber natürlich auch dabei. Gerade das Online Tool bietet tolle Möglichkeiten, über verteilte Arbeitsplätze und Unternehmensstrukturen effizientes und kollaboratives Project & Task Management für Manager und leitende Angestellte in der gewohnten MS-Umgebung beziehungsweise -Manier zu bewerkstelligen. Dabei verfolgt Project nun den bekannten Kachel-Stil – ganz wie Windows 8. Der Funktionsumfang ist beinahe übermächtig, so dass in Kombination mit den Preisen für die Nutzung der Pro-Version einige User abgeschreckt werden. Der Markt ist übersät mit schlanken und günstigen bis hin zu kostenlosen Tools für das Projektmanagement. Viele leichtgewichtige Lösungen bekamen in der Vergangenheit überhaupt erst eine Chance durch den Umfang und das Können von MS Project, was natürlich für die Lösung spricht. Vermeintlich einfachere und somit auch oftmals kostengünstigere Lösungen sind jedoch nicht immer die klügere Wahl, hängen doch nicht selten auch große Projektvolumina und das Image oder die Produkt- beziehungsweise die Servicequalität am Management von Projekten und Aufgaben. Hilti ist Referenzkunde von Microsoft Project Online und schätzt in der Cloud neben den Features rund um das Project & Task Management die wartungsfreie Umgebung und den Zugriff von überall.

Genius Inside ist eine auf die IBM-Plattform getrimmte und spezialisierte Lösung. 1997 gegründet, entwickelte man die Lösung 2008 zur Cloud- beziehungsweise SaaS-Lösung weiter. Mit über 1000 Kunden weltweit ist das IBM-Partner-Unternehmen sehr bekannt und renommiert. Ansässig ist das Unternehmen in den USA, Kanada, der Schweiz und Deutschland. Der USP hier liegt sicherlich in der mitgelieferten Raffinesse in Form von Fachwissen zum Thema Projektmanagement beziehungsweise dem Methodenset dazu. Die Basis der Kollaboration ist natürlich Lotus beziehungsweise inzwischen auch Connections. Featureseitig gibt sich Genius Inside keine Blöße und liefert die wichtigen Standards in diesem Segment. Darüber hinaus liefert diese höchst professionelle Lösung ausgeklügelte Optionen in puncto Reporting über Dashboards im Rahmen der Team-Kollaboration. Zusätzlich ist hier auch eine Engine für komplexe Workflows wie bspw. zur IT-Governance oder Fakturierung dabei. Das Produkt ist als SaaS-Version oder als On-Premise-Version für Domino beziehungsweise die Lotus-Plattform von IBM erhältlich.

Abbildung: Positionierung der Anbieter von Social Collaboration Project & Task Management in Deutschland. Quelle: Experton Group AG, 2015.

Die Übernahme des schwedischen Anbieters Projectplace im Herbst 2014 passt gut in das Gesamtbild und die Strategie von Planview, die seit über 25 Jahren in dem Segment arbeiten und sich nun noch stärker dem Thema Project & Task Management widmen. Kunden sind Vattenfall, Daimler, Tchibo, Lufthansa und viele weitere. Das Funktionsspektrum lässt auch bei diesem Leader kaum Wünsche offen. Die unterschiedlichen Editionen lassen einen sanften Einstieg ist die Welt von Projectplace zu und bieten über die Enterprise Edition für Großkunden genügend Spielraum zur Einbettung der Lösung in das vorhandene Rollen- und Rechtesystem inkl. einem Single-Sign-On-Dienst auf SSL-Basis. Die Zukunft wird zeigen, wie gut man das Portfolio Management mit dem Project & Task Management verbindet und ob man es schaffen wird, die Lösung überschaubar zu gestalten.

InLoox ist ein weltweit agierendes Unternehmen aus München, das mit vielen DAX-Kunden rund um den Globus aufwarten kann. Kunden sind bspw. AOK, Fraunhofer, Leonardo oder das Deutsche Rote Kreuz. Methodisch unterstützt InLoox PM verschiedene Denkmuster im Kontext des Projektmanagements und nutzt klassische Gantt-Planung wie auch Kanban-Boards (häufig in der Welt der Softwareentwicklung genutzt) und kreative Mind-Mapping-Technologien. Für Großunternehmen hält InLoox PM natürlich auch Cockpit Views bereit, um leitenden Angestellten einen Blick auf das Wesentliche zu garantieren. Die Lösung lässt verschiedenste Einsatz- beziehungsweise Nutzungsszenarien zu und kann sich auf Data Mining und/oder einen KPI-basierenden Projektmanagement-Ansatz fokussieren. Die Lösung gibt es als Outlook-integration, Web App und komplette SaaS-Suite. Die Integrationsfähigkeiten und Usability sind ebenfalls als gut zu bewerten. Der Fokus liegt auch hier u.a. auch auf der Microsoft-Plattform, die im Vergleich zu vielen anderen Lösungen nicht nur die Groupware beziehungsweise SharePoint adressiert, sondern auch SQL Server, der im Fall von Data Mining im Projektmanagement eine größere Rolle spielt. Auch zu MS Project ist man kompatibel und bietet somit viel Freiheit in der Anwendungs- und Plattformform-Wahl für das Management von Projekten und Aufgaben. Die Lizensierung ist äußerst transparent und zeigt jegliche Option, von der Einzelplatznutzung bis hin zu Server-Versionen mit Workgroup-Server. Dabei wird auch die On-Premise und SaaS-Version unterschieden, und die entsprechenden Support-Modelle wie bspw. Installation und Schulungen sind gut auffindbar. In diesem Kontext ist für interessierte Anwender dieser umfangreichen Lösung auch die Transparenz des Partnernetzwerks interessant. InLoox schlüsselt Partner nach Regionen auf, so dass Suchende schnell fündig werden.

Planio ist die leichtgewichtigste Lösung unter den Leadern und setzt auf Open Source redmine. Diese Lösung ist dabei auch nur als SaaS-Lösung im Web Browser erhältlich und vergleichsweise günstig. Dennoch bietet planio viele Möglichkeiten, mit Kollegen das Project & Task Management zu optimieren. Das Leistungsspektrum umfasst neben dem reinen Projektmanagement mit Abhängigkeiten und Meilensteinen auch die Aufgabenverwaltung beziehungsweise -zuteilung, Workflows und ein Datei- beziehungsweise Wissensmanagement, das auch in Richtung Kundenkommunikation eingesetzt werden kann. Anfragen oder Kundendialoge via E-Mail können direkt in Projekte eingebunden oder in Aufgaben gewandelt werden. Die Kollaboration findet bei planio generell über ein Online-Dashboard statt. Dieses Dashboard ist der zentrale Punkt für Kollegen beziehungsweise Teammitglieder entlang eines Projektes beziehungsweise einer Task. Für native App-Freunde gibt es bei planio auch eine iOS-App. Die Lösung ist aufgrund des schnellen und kostengünstigen Einstiegs weit verbreitet und erlaubt effizientes und fachabteilungsübergreifendes Project & Task Management. Fast schon nebenbei wird auch die Sicherheit durch SSL-Verschlüsselung und tägliche Backups zu Projekten und Dateien mitgeliefert. planio hat darüber hinaus auf viel zum Thema Zugriffsberechtigung oder Repository-Hosting unter der Haube. Trotz der Schlankheit der Lösung nutzen dieses Tool auch viele große und namhafte Unternehmen wie bspw. die Software AG oder die Allianz.

Heiko Henkes