Social Workplace: Funktionen sozialer Netzwerke für produktivere Zusammenarbeit

Zusammenarbeit 2.0

Die Revolution der Arbeitswelt stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Home Office, mobile Mitarbeiter und Büros mit wechselnden Arbeitsplätzen machen den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit immer schwieriger. Abhilfe schaffen B2B-Lösungen, die die populärsten Technologien zur Informationsverbreitung bei den Endverbrauchern aufgreifen: soziale Netzwerke.

Diese Situation kennen viele Mitarbeiter: Man benötigt dringend wichtige Informationen, um ein komplexes Projekt zu planen oder einen Pitch erfolgreich zu bestehen. Die Kollegen haben die benötigten Kenntnisse zwar schon erworben, allerdings wurde das Wissen nicht im Unternehmen geteilt. Daher muss man mit dem Projekt nun entweder selbst von Grund auf neu anfangen oder sich auf die zeitraubende Suche nach den Informationen machen und sich bei den Kollegen durchfragen, bis man die gesuchte Antwort erhält.

Neue Arbeitswelt erfordert innovative Ansätze. Ein weiterer Trend verstärkt den Bedarf an innovativen Lösungen zur internen Kommunikation: Viele Mitarbeiter haben keinen festen Arbeitsplatz mehr und sind daher vom klassischen Austausch im Büro abgeschnitten. »Information Worker« arbeiten oft unterwegs, in verschiedenen Außenstellen oder von zu Hause aus. Technische Lösungen stoßen auf eine hohe Akzeptanz, sind einfach umzusetzen und konsequent auf die Steigerung der Arbeitseffizienz ausgelegt. Im einfachsten Fall sparen die Mitarbeiter Zeit und arbeiten effizienter, neben einer Prozessoptimierung können aber auch die Stärkung der Vertriebsaktivitäten und sogar die Neuentwicklung von Produkten realisiert werden.

Soziale Netzwerke in Unternehmen: Angepasste Lösungen sind notwendig. Soziale Netzwerke bündeln zahlreiche Dienste, die sich auch für Unternehmen adaptieren lassen: Instant Messaging, das Teilen von Dateien, Diskussionsforen und intelligente Suche sorgen dafür, dass Nutzer genau die Informationen erhalten, die sie benötigen. Haben Personen oder Unternehmen Neuigkeiten zu vermelden, erscheinen sie in der Timeline. Sollen Informationen nur mit bestimmten Nutzergruppen geteilt werden, lässt sich dies über wenige Klicks realisieren.

Für Unternehmen sind Netzwerke, die sich vorwiegend an Endverbraucher richten, allein für Marketing-maßnahmen und nicht für die interne Zusammenarbeit nutzbar. Neben der offensichtlichen Datenschutz- und Sicherheitsproblematik sind die Abhängigkeit von einem externen Anbieter, der gewinnorientiert arbeitet und oftmals für Außenstehende unberechenbar agiert, sowie die Limitierung der Funktionen weitere Nachteile. Für den Unternehmenseinsatz entwickelte Social-Workplace-Lösungen greifen zahlreiche Elemente sozialer Netzwerke auf, optimieren diese aber für den Unternehmenseinsatz. Sie sind individuell anpassbar und erfüllen die strengen Datenschutzrichtlinien.

Beratung ist Schlüssel zum Arbeitsplatz der Zukunft. Derzeit verbergen sich unterschiedliche Definitionen hinter dem Begriff »Social Workplace«. Die Lösung von SEVEN PRINCIPLES basiert auf Microsoft SharePoint 2013 und integriert auf einer Plattform sämtliche Informationen eines Unternehmens. Neben der technischen Implementierung liegt die Herausforderung vor allem in der Erfassung der verfügbaren Daten und Informationen, der Analyse des bislang bestehenden Wissenstransfers und der Beachtung der Unternehmenskultur.

Informationen und Dateien sind oftmals an unterschiedlichen Stellen auf dem Server oder in der Cloud gespeichert. Sie müssen daher zunächst erfasst werden. Bei der Nutzung einer Social-Workplace-Lösung lassen sie sich dann auch mit Mitarbeitern verknüpfen, sodass Experten zu bestimmten Themen schnell identifiziert werden können. Die Möglichkeit, Dateien oder Projekten zu folgen, erlaubt es zudem, über Änderungen und Entwicklungen automatisch informiert zu werden, was vor allem für Projektsheets, an denen mehrere Mitarbeiter auch gleichzeitig zusammenarbeiten können, eine sinnvolle Funktion ist.

Mobile Mitarbeiter profitieren von einer Social-Workplace-Lösung dadurch, dass sie nur eine Anlaufstelle haben, die mit Smartphone oder Tablet einfach und schnell zu erreichen ist. Sie können auch unterwegs als vollwertige Mitarbeiter agieren, Dateien suchen beziehungsweise bearbeiten sowie ihre Kollegen kontaktieren, ohne zwischen Apps wechseln zu müssen.

Einführung in Zusammenarbeit mit Mitarbeitern. In Unternehmen sind auch weniger Social-Network-affine Mitarbeiter beschäftigt, die sich erst auf die neue Form der Zusammenarbeit einstellen müssen. Bedenken zur Sichtbarkeit der eigenen Arbeitsleistung und zum Datenschutz lassen sich in der Regel schnell aus der Welt räumen, wenn die Mitarbeiter in den Entwicklungs- und Integrationsprozess mit einbezogen werden. Generell sollten Mitarbeiter vor der Einführung gefragt werden, was sie von der Social-Workplace-Lösung erwarten, damit diese Aspekte integriert werden können.

Zudem muss eine Beratung zu den Sicherheitsanforderungen stattfinden: Zugang und Nutzung müssen abgesichert werden, die Kontrolle über die eigenen Daten muss beim Unternehmen bleiben. So können Anwendungen und die Nutzung von Daten sicher, transparent und entsprechend unternehmensinterner Richtlinien verwaltet werden.

Unternehmen erwarten erhebliche Vorteile. An der Macromedia Hochschule für Medien und Kommunikation forscht Prof. Dr. Holger Sievert zu diesen modernen Formen der Kommunikation. Er befragte in einer Studie zur Nutzung sozialer Medien in Unternehmen 800 Experten zum Thema. Die Ergebnisse zeigten, dass sich die große Mehrheit der Befragten von der Einführung von sozialen Medien für interne Prozesse erhebliche Vorteile verspricht. »Ein besserer Wissenszugang, ein optimierter Kommunikationsfluss und beschleunigte Prozesse gehören zu den wichtigsten Faktoren«, schreibt Sievert im öffentlich verfügbaren Ergebnisbericht seiner Studie. »Allerdings zögern viele Organisationen noch mit der Einführung entsprechender Maßnahmen. Bislang sind vor allem Branchen mit einem hohen Innovationsdruck eher dazu bereit, die neuen Formen der Zusammenarbeit zu integrieren.«

Die Vorteile beschränken sich allerdings nicht nur auf einige wenige Branchen. Eine bessere Zusammenarbeit, mehr Flexibilität, einfachere Projektabwicklungen und nicht zuletzt auch eine erhöhte Attraktivität für Bewerber sprechen für sich. Daher sollten sich Unternehmen bereits heute darüber informieren, wie sie morgen ihre Zusammenarbeit regeln werden.


autor_norman_huebnerNorman Hübner, 
Head of Marketing / PR bei 7P

www.7p-group.com/