Studie: Mit Office lässt sich die Produktivität im Büro um bis zu 25 Prozent steigern

screenshot madeinoffice kpi»Unternehmen können ihre Produktivität in allen Bereiche um 25 Prozent steigern.« Das ist das Ergebnis der Office-Studie 2014 [1]. Sie basiert auf einer Umfrage unter mehr als 1.000 Wissensarbeitern in Deutschland und zeigt: Das Instrument für Produktivitätssteigerung ist Microsoft Office – 92 Prozent der Befragten arbeiten täglich mit Lösungen wie Word, Excel, PowerPoint oder Outlook.

Dabei ist es weniger die inhaltliche Arbeit, die Potenzial für Optimierungen bietet. Die größten Zeitfresser liegen unter anderem bei reinen Formatierungsarbeiten, für die ein Wissensarbeiter täglich mehr als ein Drittel seiner Arbeitszeit mit Office (38 Prozent) aufbringt. Für Zeitgewinn sorgt der Studie zufolge ein dreistufiges Effizienzprogramm aus Standarderweiterung, Automatisierung und intensiver Mitarbeiterschulung.

»Zeit ist das wertvollste Gut bei unserer täglichen Arbeit«, kommentiert Dr. Thorsten Hübschen, bei Microsoft Deutschland für das Office-Geschäft verantwortlich, die Ergebnisse der Studie. »Das moderne Office soll daher nicht Zeit kosten, sondern Freiräume schaffen, die für strategische, kollaborative und kreative Aufgaben notwendig sind.« Fast drei Viertel seiner täglichen Arbeitszeit (72 Prozent) verbringt der Wissensarbeiter mit Office. Es ist daher ein unverzichtbares Werkzeug, wie »Die große Office-Studie 2014« zeigt: 69 Prozent aller Nutzer wären bei ihrer Arbeit ohne Office »stark eingeschränkt«. Sie nutzen Word, PowerPoint, Excel & Co. für das Erstellen von Dokumenten, Präsentationen und Kalkulationen, für ihre E-Mails und als Kommunikationswerkzeug.

Pro Jahr und Mitarbeiter lassen sich mit Office 443 Stunden einsparen

Wie groß das Einsparpotenzial bei der Arbeit mit Office tatsächlich ist, zeigt der Studie zufolge eine einfache Rechnung: »Wenn ein Mitarbeiter in einem Jahr 1.760 Stunden arbeitet, entfallen davon im Schnitt 1.267 Stunden auf Aufgaben, die mit Bürosoftware wie Microsoft Office erledigt werden. Durch gezielte Automatisierungen ließen sich 443 Stunden einsparen. Oder anders ausgedrückt: Ein Mitarbeiter hätte 25 Prozent mehr Zeit, sich mit wichtigen Aufgaben zu beschäftigen«, rechnet Stephan Kuhnert von der Made in Office GmbH vor.

Ein Büro ohne Office – kaum vorstellbar

Die Lösung der Zeitprobleme aus der Sicht der Studienautoren ist ein dreiteiliges Office-Effizienzprogramm:

  1. Nutzung von Standarderweiterungen (Add-Ins),
  2. Entwicklung und Implementierung von spezifischen Makros und Add-Ins sowie
  3. Intensive Mitarbeiterschulung in allen Office-Programmen.

»Die Studie zeigt, dass Microsoft Office in unseren Büros unverzichtbar geworden ist«, so Dr. Hübschen. »Aber sie zeigt auch, welches Optimierungspotenzial in der Software selbst steckt, das wir gemeinsam mit Partnerunternehmen wie der Made in Office GmbH heben.«

Das bestätigen auch Anwenderunternehmen wie beispielsweise Siemens, BMW, Evonik, Nestlé, RTL, RWE, Standard & Poor’s, Volkswagen und Continental: »Wir haben Microsoft Office durch die Erweiterungen von Made in Office auf die typischen Tätigkeiten unserer Mitarbeiter abgestimmt und somit neuen Raum für wichtigere Arbeiten geschaffen«, sagt Thomas Röhrich, Head of Brand Communications bei Continental AG. »Dadurch konnten wir nicht nur Zeit gewinnen, sondern auch die Einheitlichkeit unseres Markenauftritts verbessern – und das ohne große Investitionen in die IT-Infrastruktur.«

Office überall und auf allen Endgeräten zu Hause

»Aus genau diesem Grund haben wir Office im Herbst vergangenen Jahres mit neuen Werkzeugen und einem erweiterten Zugang auf Services für Office 365 und Visual Studio für individuelle Erweiterungen und Anpassungen geöffnet«, sagt Dr. Hübschen.

Die GfK-Studie offenbart die Existenz ungeahnter Zeitfresser im Büroalltag. Wiederkehrende Aufgaben, wie etwa die Erstellung von Präsentationen in PowerPoint, von Angeboten in Word oder von Reportings in Excel, nehmen ein Drittel der Zeit ein, die mit Office-Software gearbeitet wird. Die dafür benötigte Zeit ließe sich durch den Einsatz von Software-Erweiterungen und Add-ins aber auf ein Minimum reduzieren – und die Produktivität der Mitarbeiter um bis zu 25 Prozent steigern. Damit liegt das größte Potenzial für die Optimierung der Produktivität in Unternehmen dort, wo es meist nicht vermutet wird: in der Automatisierung der bestehenden Office-Software.

Bislang nutzt erst ein Drittel der Befragten Makros oder Add-ins für Office-Anwendungen. IT-Lösungen allein genügen aber nicht – die Mitarbeiter müssen sie auch richtig anwenden können. Die Studie zeigt: 79 Prozent erhalten nicht genügend Training in Office und 24 Prozent haben nach eigener Einschätzung sogar nur Grundkenntnisse in den Office-Anwendungen, mit denen sie arbeiten müssen. Will ein Unternehmen also ein Office-Effizienz-Programm aufsetzen, sollte es zwei Stoßrichtungen haben: zum einem muss es die typischen Zeitfresser wie etwa die Folienerstellung in Powerpoint weitgehend automatisieren; und zum anderen gilt es, das Know-how der Mitarbeiter zu stärken.

Corporate Design

75 Prozent aller Unternehmensdokumente entsprechen nicht dem korrekten Corporate Design. Dabei produziert ein Mitarbeiter pro Jahr 48 Präsentationen, 180 Kalkulationen, 240 Dokumente und 7.200 E-Mails.

38 Prozent der Gesamtzeit, die für die Erstellung einer Präsentation benötigt wird, entfallen auf sich ständig wiederholende Formatierungsarbeiten. Doch nur die wenigsten Office-Arbeiter wissen, dass es für jedes Programm so etwas wie Makros und Add-ins gibt, die die immer gleichen Prozesse automatisieren. Dies spart nicht nur täglich bis zu zwei Stunden Arbeitszeit ein und macht sie für sinnvollere Tätigkeiten frei – auch die CI-Konformität ließe sich so gewährleisten.

Aber nur ein Drittel der befragten Mitarbeiter setzt solche Arbeitserleichterungen ein. Was das Problem noch verschärft: 79 Prozent der Büromitarbeiter haben das Gefühl, dass sie zu wenig Training im Umgang mit ihren täglich genutzten Programmen erhalten.

Außendienstmitarbeiter

Insgesamt vier Stunden täglich verbringt ein durchschnittlicher Außendienstmitarbeiter mit Arbeit in Office-Programmen – von der E-Mail über Textverarbeitung und Tabellenkalkulation bis hin zu Präsentationsprogrammen. Davon entfallen mehr als eineinhalb Stunden auf sich ständig wiederholende Prozesse.

Wiederkehrende Aufgaben, wie etwa die Erstellung von Präsentationen in PowerPoint, von Angeboten in Word oder von Reportings in Excel, nehmen mehr als ein Drittel der Zeit ein, die mit Office-Software gearbeitet wird. Die dafür benötigte Zeit ließe sich durch den Einsatz von Software-Erweiterungen und Add-ins aber auf ein Minimum reduzieren – und die Produktivität der Mitarbeiter steigern. Fast sieben Stunden pro Woche könnten einem Außendienstmitarbeiter zusätzlich zur Verfügung stehen. Mehr Zeit, die gewinnbringend beim Kunden verbracht werden kann. Damit liegt das größte Potenzial für die Optimierung der Produktivität in Unternehmen dort, wo es meist nicht vermutet wird: in der Automatisierung der bestehenden Office-Software.

Bislang nutzt erst ein Drittel der Befragten Makros oder Add-ins für Office-Anwendungen. IT-Lösungen allein genügen aber nicht – die Mitarbeiter müssen sie auch richtig anwenden können. Die Studie zeigt: 78 Prozent der befragten Außendienstmitarbeiter erhalten nicht genügend Training in Office und 23 Prozent haben nach eigener Einschätzung sogar nur Grundkenntnisse in den Office-Anwendungen, mit denen sie arbeiten müssen. Will ein Unternehmen also ein Office-Effizienz-Programm aufsetzen, sollte es zwei Stoßrichtungen haben: zum einem muss es die typischen Zeitfresser wie etwa die Folienerstellung in Powerpoint weitgehend automatisieren; und zum anderen gilt es, das Know-how der Mitarbeiter zu stärken.

[1] Studie nach Registrierung downloaden unter https://www.made-in-office.com/de/themen/office-studie
Die für die GfK-Studie befragten Mitarbeiter stammen aus Unternehmen der Branchen Finanzen und Versicherungen, Chemie, Pharma, Automotive, Energie, Industrie, Konsumgüter, Logistik und Dienstleistungen. Die Online-Befragung bestand aus 41 Fragen. Der Auftraggeber der Studie, die Made in Office GmbH aus Köln, ist ein Anbieter von Softwarelösungen zur Steigerung der Effizienz und Produktivität beim Einsatz von Microsoft Office in Unternehmen.
Methodik und Fakten der Office-Studie
Die repräsentative Office-Studie der GfK ist die bislang umfangreichste B2B-Studie zur Nutzung von Office-Software in Deutschland. Die Online-Befragung richtete sich an 1.017 Büromitarbeiter aus Unternehmen unterschiedlichster Branchen, u. a. Finanzwesen, Industrie und Dienstleistungen.
Die Office-Studie liefert außerdem Informationen zu folgenden Punkten:
Marktanteile von Microsoft Office, OpenOffice, Apple und Google
Intensität der Tablet- und Cloud-Nutzung bei Office-Programmen
Anteil der Arbeitszeit mit den Office-Programmen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation )
Anzahl der Dokumente, Kalkulationen, Präsentationen und E-Mails pro Mitarbeiter
Corporate-Design-Konformität aller Office-Dokumente
Office-Kenntnisse (Grundkenntnisse, Fortgeschritten, Profi) und Schulungsbedarf
Sie erhalten in der Office-Studie nicht nur einen repräsentativen Überblick über die Office-Nutzung, sondern auch Lösungsansätze zur Effizienzsteigerung.