Tipps: So gelingt die automatisierte Anwendung und schnelle Anpassung von Geschäftsregeln

Wollen Unternehmen flexibler und effizienter arbeiten, benötigen sie eine Lösung für das Management von Geschäftsregeln. Die kontinuierliche Anpassung der Regeln erfolgt durch die jeweiligen Fachabteilungen und nicht durch die IT.

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Alle Unternehmen werden über Geschäftsregeln gesteuert. Die meisten sind per Programmcode fix mit einer Reihe von Unternehmens-Applikationen verbunden, andere liegen in schriftlicher Form vor und einige werden nur mündlich kommuniziert. Solche Vorschriften für Auftragsverwaltung, Buchhaltung, Preisgestaltung, Logistik oder das Qualitätsmanagement müssen immer wieder angepasst werden. Sind sie per Programmcode in Anwendungen eingebunden, wird es schwierig. Nur Entwickler können die Änderungen vornehmen. Komfortabler und effizienter wäre es, wenn dies die betroffenen Fachabteilungen machen könnten.

Genau das ist mit einer Lösung für das Management von Geschäftsregeln möglich, genauer gesagt mit einem Business-Rules-Management-System (BRMS). Durch den Einsatz eines BRMS zur Definition, Verwaltung und automatisierten Anwendung von Geschäftsregeln lassen sich Richtlinien und Regeln schneller umsetzen. Worauf es bei der erfolgreichen Einführung eines solchen Systems ankommt, hat Progress in vier Punkten zusammengefasst.

  1. Ein BRMS-System in die zentrale IT-Infrastruktur integrieren.

Für die Implementierung, den zuverlässigen Betrieb sowie die Wartung und Weiterentwicklung der zentralen BRMS-Lösung ist die IT-Abteilung verantwortlich. Sie stellt nicht nur die IT-Governance und Compliance sicher, sondern entwickelt auch ein Zugriffs- und Berechtigungssystem, in dem festgelegt ist, welche Mitarbeiter aus welchen Fachabteilungen Änderungen und Anpassungen von fachlichen Geschäftsregeln vornehmen können.

  1. Performance und Skalierbarkeit sicherstellen.

Selbst für mittelständische Unternehmen ist es wichtig, dass ein BRMS über leistungsfähige Funktionen zur Optimierung der Performance umfangreicher, komplexer Regelwerke verfügt. Die Lösung muss schnell ermitteln können, welche Regeln beziehungsweise Regelkataloge gelten. Bei hohen Anforderungen sollte es möglich sein, das BRMS in einer geclusterten Server-Konfiguration einzusetzen.

  1. Experten aus den Fachabteilungen einbinden.

Einzelne Fachabteilungen, etwa die Produktion, das Marketing oder der Vertrieb, sollten von Anfang an direkt in die Einführung einer BRMS-Applikation eingebunden sein – und zwar mit Werkzeugen, die eine klare Aufgabentrennung zwischen IT und Fachabteilung ermöglichen. Wichtig ist beispielsweise, dass die fachlichen Experten ihre gewohnten Begriffe, beispielsweise Preise, Rabatte oder Verkaufsziele, verwenden können, um damit die Geschäftsregeln zu steuern und bei Bedarf einfach und schnell anpassen zu können.

  1. Ein eindeutiges Change-Management definieren.

Um ein zuverlässiges Change-Management sicherzustellen, benötigen Unternehmen eine leistungsfähige Lösung, die automatisch Abhängigkeiten und änderungsbedürftige Geschäftsregeln ermittelt. Es empfiehlt sich, ein System einzusetzen, das es ermöglicht, Regeln mit Dokumenten wie Richtlinien, Vorschriften oder Anweisungen zu verbinden. Wichtig ist an dieser Stelle beispielsweise auch, ob es Funktionen gibt, um die Vollständigkeit der Regeln zu kontrollieren und sie auf Fehler zu überprüfen.

 

»Experten aus Einkauf, Fertigung oder Logistik, die bei der Angebotserstellung und Auftragsabwicklung zusammenarbeiten, können mit einem automatisiert arbeitenden BRMS fachliche Geschäftsprozessregeln einfacher ändern und weiterentwickeln; das Gleiche gilt natürlich auch für Dienstleistungsunternehmen. Die Fachexperten verwenden dazu die ihnen bekannten Fachbegriffe und Verfahren«, sagt Olf Jännsch, Regional Vice President South, Central and Eastern Europe bei Progress. »Wird das Geschäftsregelmanagement von der IT in die Fachbereiche verlagert, können die dortigen Experten schneller und flexibler neue Vorgaben umsetzen und Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern. Für den technisch zuverlässigen und sicheren Betrieb ist weiterhin die IT zuständig.«

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