Zusammenspiel aus UC-Lösung und Scanner: Umstieg auf den digitalen Dokumentenaustausch

Panasonic und der Unified-Communications-Experte Ferrari electronic AG zeigen auf dem Digital Future Congress in München, Halle 4, Stand F5, am 17.09.2020 zum ersten Mal ihre gemeinsame Lösung, die den Weg zum papierlosen Büro ebnet. Das Zusammenspiel der Panasonic Scanner mit der OfficeMaster Suite 7DX von Ferrari electronic eröffnet ganz neue Möglichkeiten beim Umstieg auf die digitale Weiterverarbeitung von Dokumenten. Diese innovative Lösung treibt den digitalen Dokumentenaustausch voran und vereinfacht Workflows und Freigabeprozesse.

Den Weg zum papierlosen Büro beschreiten

Möglich wird das durch die gemeinsame Lösung von Panasonic und Ferrari electronic. Der Panasonic Scanner KV-N 1058X scannt bis zu 70 Blatt duplex pro Minute in Farbe und erstellt PDF/A Dokumente, die dann optional im Zusammenspiel mit der Software von Ferrari electronic verschlagwortet werden können und somit bearbeitbar sind – das Papierdokument liegt also in veredelter digitaler Form vor. Durch die Anbindung der OfficeMaster Suite 7DX in die netzwerkfähigen Panasonic Scanner übernimmt NGDX den direkten rechtssicheren Versand der digitalen Dokumente aus dem Scanner heraus. Hierbei bleiben nicht nur die vollständigen Dokumenteninhalte eins zu eins erhalten, sondern auch die Zusatz-Metainformationen für die digitale Weiterverarbeitung. Die Dokumente können dann vom Empfänger bearbeitet oder in ERP-Systeme übernommen werden, dadurch können zum Beispiel Rechnungen automatisiert verbucht werden.

»Viele Unternehmen und Behörden arbeiten auch heute noch mit papiergebundenen Prozessen. Die gemeinsame Lösung von Ferrari electronic und Panasonic schafft hier Abhilfe und hilft beim Umstieg auf vollständig digitalisierte Arbeitsabläufe«, kommentiert Michael Bertig, Scanner Evangelist bei Panasonic.

 

Digitale Workflows etablieren und das sicher

Mit der OfficeMaster Suite 7DX und dem Kernfeature Next Generation Document Exchange (NGDX) können Dokumente digital, im Original, in Farbe, angereichert um durchsuchbare Metadaten rechtssicher versendet werden. NGDX ist in der Lage, hybride – also von Menschen und Maschinen lesbare – Dokumente zu übertragen und verbindet damit papiergebundene mit digitalen Prozessen. Wird NGDX mit einem BPM-System gekoppelt, lassen sich Dokumente, auch ZUGFeRD 2.1 Dateien, automatisch erfassen, Inhalte extrahieren und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, anstoßen. Das Ergebnis ist eine automatisierte Dokumentenverarbeitung und ein einheitlicher digitaler Bearbeitungsprozess.
Darüber hinaus versendet NGDX Dokumente End-to-End, rechtssicher und verschlüsselt. Ist die Übertragung abgeschlossen, wird sie mit einem qualifizierten Sendebericht, der selbst vor Gericht Bestand hat, quittiert.
Stephan Leschke, CEO Ferrari electronic AG: »Mit unserer innovativen Lösung – also dem Zusammenspiel von Scanner und unserer Software – erreichen wir, dass klassisches Papier in durchsuchbarer digitaler Form für den Dokumentenversand zur Verfügung gestellt wird. Es bleiben nicht nur die vollständigen Dokumenteninhalte eins zu eins erhalten, sondern auch die Zusatz-Metainformationen für die digitale Weiterverarbeitung. Damit verschaffen wir Unternehmen eine größere Flexibilität und treiben die Digitalisierung voran.«

Fazit

Digitale Dokumentenaustauschverfahren beschleunigen und verschlanken Prozesse, reduzieren Papierberge und ersetzen die zeitaufwendige manuelle, oft fehleranfällige, Datenerfassung. Workflows und Freigabeprozesse bleiben im papierlosen Büro standortunabhängig erhalten und steigern die Effizienz von Unternehmen.

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