Dokumentenmanagementsysteme im Fokus – Datenmanagement oft vernachlässigt

Immobilienunternehmen haben erhebliche Lücken was das Management ihrer Daten und Dokumente angeht, so das Fazit einer Analyse des IT-Unternehmens docunite. Erschwerend kommt hinzu, dass die Immobilienbranche in Sachen Digitalisierung lange nicht so gut aufgestellt ist, wie andere Branchen. Nach rund zehn erfolgsverwöhnten Jahren schlittert der Immobiliensektor erstmals in eine echte Krise: Effizienzsteigerung in den Prozessen ist angesagt. Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements bietet für diese Herausforderungen einen zentralen Lösungsansatz.

Die Analyse des PropTechs docunite bei einem deutschen Immobilienunternehmen untermauert die jüngsten Erkenntnisse des Zentralen Immobilienausschusses (ZIA), nach denen 94 Prozent aller Immobilienunternehmen unter Datensilos leiden. Die docunite-Untersuchung zeigt zudem: Ein Unternehmen mit den Bereichen Asset-, Fonds- und Property-Management häuft im Schnitt pro Immobilienobjekt rund 7.200 Dokumente an. Bei dem untersuchten Unternehmen mit 100 Objekten summiert sich das laut Stichproben allein in den Bereichen Asset- und Fonds-Management auf rund 126.000 Ordner mit einer halben Millionen Dateien. Davon ist laut docunite allerdings mehr als jede zweite Datei ein Duplikat (58 Prozent).

Doppelt oder sogar mehrfach abgelegte Dateien erzeu-gen nicht nur überflüssige Datenmengen, sondern verhindern auch eine transparente und sichere Zusammenarbeit. Ein weiteres Problem ergibt sich aus verschachtelten und inkohärenten Ordnerstrukturen und Ablagen. Dadurch können Mitarbeiter viele wichtige Dokumente zu Gebäuden oder Transaktionen gar nicht erst finden. Kurz: bei vielen Immobilienunternehmen herrscht Informationschaos.

Fehlendes Datenmanagement mindert die Gewinne. Hinzu kommt, dass die Immobilienbranche in Sachen Digitalisierung hinterherhängt. Umdenken oder gar Innovationen waren bisher schlicht nicht nötig. Diese Versäumnisse kommen die Branche nun teuer zu stehen: Zusätzlich zum finanziell raueren Wind, kommen auch noch aufwendigere Nachweispflichten im Zuge von ESG hinzu. So wird die falsche oder gar fehlende Daten- und Dokumentenstrategie schnell zum Unternehmensrisiko.

In diesem Mix aus Herausforderungen wird die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements zu einem zentralen Lösungsansatz, weil es die Grundlage bildet für den Effizienzgewinn im eigenen Haus. Ressourcen werden geschont, Blindleistung verhindert, die eigene Schnelligkeit erhöht. Das schützt die Margen. Mit einem guten Informations- und Dokumentenmanagement lassen sich zudem belastbare ESG-Reportings erstellen, die beispielsweise Nachhaltigkeitsanforderungen wie einen energieeffizienten Gebäu-debetrieb mit entsprechenden Nachweisen belegen können. Laut Ernst & Young gilt eine adäquate Datengrundlage allein für eine ESG-konforme Portfolio-Strategie für 98 Prozent der Immobilienunternehmen als ausschlaggebend. Ohne die passenden ESG-Daten drohen Verwaltern zum Beispiel Verluste für sogenannte Strandet Assets, also unverkäufliche Objekte.

Darüber hinaus stehen Unternehmen nun stärker denn je unter Druck, die richtigen Investitionsentscheidungen zu fällen. Fragen wie: Bei welcher Alt-Immobilie rechnet sich die Sanierung noch? Welche Immobilie muss jetzt abgestoßen werden und bei welchen Objekten handelt es sich überhaupt um einen lohnenden Kauf? lassen sich seriös nur anhand vorhandener und vor allem aktueller Dokumente beantworten.

Ordnung in den Dokumenten mit Unterstützung von KI. docunite hat für die Immobilienbranche ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) entwickelt, das die spezifischen Rollen von Asset Managern, Fonds Managern und Investment Managern im Fokus hat. Es berücksichtig die spezifischen Dokumententypen wie zum Beispiel Mietverträge, Grundbucheinträge, Gewährleistungsansprüche und vieles mehr.

Die technische Grundlage bildet eine in Deutschland gehostete Cloud-Lösung. Ein Herzstück von docunite ist die künstliche Intelligenz »Neo«. Sie hilft dabei automatisiert relevante Informationen zu erfassen wie beispielsweise zu Mietverhältnissen und diese transparent zu gestalten.

Nachdem ein Softwaremodul die Dokumente aus mehr als 70 möglichen Dateiformaten verarbeitet und in PDF konvertiert hat, liest Neo sämtliche Dokumente virtuell aus. Dabei erkennt die KI automatisiert Schlagworte und Zusammenhänge – und klassifiziert initial die Dokumente selbst. Supervised-Learning macht Neo zudem mit jedem Auslesevorgang immer besser und schlauer.

Eine zweite Besonderheit: Jedes erkannte und mit Attributen angereicherte Dokument wird nach dem Single-Source-Prinzip einmalig zentral abgelegt und mit Zugriffsrechten versehen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Dokument stets das Neueste ist und von jedem gefunden wird.

Transparente Zusammenarbeit. Das Ergebnis: Verschiedene Abteilungen greifen ausgehend von den von ihnen benötigten Informationen stets auf dasselbe Dokument zurück. Die Kombination aus Single-Source und Meta-Attributen erlaubt eine völlig neue Idee von Ordnung, die die Zusammenarbeit neu aufstellt.

Bye bye alte Ordnerwelt mit Ordnersilos und Hierarchien. Willkommen Zukunft: Dokumente werden inhaltsbasiert zentral abgelegt und völlig neu gemanagt. So wird jedes Dokument für jeden auf Knopfdruck auffindbar, der es finden soll. Und zwar in seiner aktuellen Version. Hiermit entsteht nicht nur eine digitale Ablage, sondern ein Netzwerk an Wissen und eine transparente, gemeinsame Arbeits- und Entscheidungsbasis. Die aktuelle Lage birgt für Immobilienunternehmen die große Chance, jetzt Innovationen und Digitalisierung voranzutreiben. Vom Umbruch profitiert, wer nun die Weichen für neue Strukturen legt und versteckte Ressourcen freilegt.

 


Patrick Penn,
Gründer und Geschäftsführer
der docunite GmbH
https://docunite.com

 

 

Illustration: © zo3listic/shutterstock.com