Die im Jahre 1864 gegründete Unternehmen GEBR. PFEIFFER SE ist ein weltweit erfolgreicher Maschinen- und Anlagenbauer für die Baustoffindustrie mit Hauptsitz in Kaiserslautern. Für ihre Kunden aus den Bereichen Zement, Kalk, Gips und Keramik fertigt GEBR. PFEIFFER SE hochwertige Maschinen und Gesamtanlagen, etwa zur Aufbereitung von Steinen und Erden. Heute beschäftigt das Unternehmen mehr als 400 Mitarbeiter in der Zentrale und unterhält Niederlassungen in den USA und Indien sowie Repräsentanzen in China und den Vereinigten Arabischen Emiraten.
Das klassische Projektgeschäft mit Einzelfertigung stellt den Anlagenbauer GEBR. PFEIFFER vor typische Herausforderungen beim Informationsmanagement: Zeitdruck, viele Lieferanten, ausführliche Projektdokumentation. Beim Informationsfluss in der Auftragsbearbeitung gab es im Unternehmen großes Optimierungspotenzial: Es wurde mit Papierakten und uneinheitlicher und dezentraler Dateiablage auf Netzlaufwerken und E-Mail-Servern gearbeitet. »Unsere Mitarbeiter mussten eine Vielzahl an Quellen durchforschen und sich zum Beispiel durch zirka einen Kilometer an Papierakten kämpfen, wenn sie nach einem Dokument suchten. Das war einfach zu aufwendig: »Unser digitales Zeichnungsarchiv beinhaltete rund 160.000 Zeichnungen, dazu kommen ERP-Auswertungen, Papierablage oder auch das alte PPS mit über 220.000 Arbeitsplänen, 185.000 Stücklisten, 19.000 Hauptaufträgen«, so Wolfgang Fuhr, Leiter IT & Organisation der GEBR. PFEIFFER SE.
Informationsmanagement wird zum strategischen Ziel. Das Unternehmen entschied sich, eine Lösung für besseres, unternehmensweites Informationsmanagement anzuschaffen. Die zentrale Verfügbarkeit von Informationen und die schnelle, zentrale Suche wurden zu strategischen Zielen erklärt. Die Entscheidung für die Enterprise Content Management-Software von OPTIMAL-SYSTEMS fiel nach umfangreichen Recherchen sowie Workshops mit führenden ECM-Herstellern und Referenzbesuchen. Für den umfangreichen Auswahlprozess wurden außerdem eine Ist-Analyse der Ablagestrukturen, Prozesse, Datenbestände und des Datenwachstums sowie eine Mitarbeiterumfrage zu Dokumentenmanagementsystemen durchgeführt. Die Stuttgarter Tochtergesellschaft der OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe überzeugte GEBR. PFEIFFER mit ihrer Branchen- und Projekterfahrung, ihrer Flexibilität sowie mit der persönlichen Betreuung und Fachkompetenz.
Projektkommunikation mit digitalen Akten und Transmittals. Im ersten Projektschritt wurden elektronische Projekt- und Auftragsakten eingeführt,
um den gesamten Einkaufs- und Verkaufsprozess komplett abzubilden. Wichtig war dabei, Medienbrüche zu verhindern, weshalb auch digitale und papiergebundene Ablagen zusammengeführt wurden. Das Prinzip hinter der digitalen Projekt- und Auftragsakte ist einfach: Sämtliche unterschiedlichen Informationsarten (etwa Scans, Textdokumente, Zeichnungen, E-Mails etc.) sind zentral abgelegt und werden im gemeinsamen Kontext aufbewahrt. Zusammenhängende Dokumente und Informationen, wie Auftrags-, Bestellungs-, Vertriebs- und Anfrage-Unterlagen, sind in den elektronischen Akten zusammengefasst. Dank der Schnittstelle zum bestehenden ERP-System (proALPHA), konnte eine vollständige Vorgangstruktur im ECM-System realisiert werden. Darüber hinaus wurde das alte digitale Zeichnungsarchiv abgelöst. 2-D-CAD-Dokumente können nun auch direkt im ECM-System abgelegt und zu einer Projektakte zugeordnet werden.
Die Unterstützung von Transmittals gehört zu den branchenspezifischen Besonderheiten des Projektes. »Transmittals sind für uns als Spezialist für Großprojekte im Anlagenbau eine wichtige Kommunikations- und Dokumentationsmethode«, erklärt Wolfgang Fuhr. Das ECM-System unterstützt den projektorientierten Unterlagenaustausch zwischen den Projektbeteiligten bei GEBR. PFEIFFER und seinen Kunden und Lieferanten. Die ECM-Suite unterstützt das in der Industrie weltweit bewährte Transmittal-Verfahren und erlaubt damit, den Dokumentenaustausch zu jeder Zeit nachvollziehbar beziehungsweise nachweisbar zu gestalten. Wichtige Projektdokumente, wie etwa Pläne, Datenblätter oder Protokolle, werden einfach, schnell und sicher erstellt, versendet, verwaltet und verteilt – der Verlauf wird außerdem revisionssicher protokolliert. Die Projektkommunikation ist damit einfacher. »Unsere Mitarbeiter können jederzeit nachvollziehen, welches Dokument bereits versendet wurde, welches noch im Umlauf ist, welches wann freigegeben wurde etc. Das erleichtert die Arbeit erheblich«, so Fuhr.
Revisionssicherheit und Compliance. Das ECM-System unterstützt GEBR. PFEIFFER bei der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, zum Beispiel bezüglich der Buchführung. Für die revisionssichere Archivierung von E-Mails wurde eine zentrale Lösung umgesetzt. Die E-Mail-Archivierung auf Basis des ECM-Systems fungiert quasi als »Flugschreiber« und sichert sämtliche ein- und ausgehenden Mails. Darüber hinaus muss das Unternehmen auch auf eine Vielzahl branchenspezifischer Compliance-Anforderungen achten. So unterstützt das ECM-System die Klassifikation der Dokumentenarten nach EN ISO 61355-1 sowie die normierte Ablage von Dokumenten nach EN 61355, einem Standard, der sich in den letzten Jahren im Maschinen- und Anlagenbau für die Verwaltung von Informationen etabliert hat. Die Umsetzung der Langzeitarchivierung mit Verfahrensdokumentation ist geplant.
Heute wird die ECM-Software in vielen Bereichen eingesetzt. »Viele der Mitarbeiter schätzen bereits nach kürzester Zeit die neue Transparenz und die beschleunigten Arbeitsprozesse«, kommentiert Fuhr, der den Ausbau des Einsatzbereichs des ECM-Systems bereits plant. Zunächst ist der Einsatz in den Bereichen Geschäftspartnermanagement und Projektverwaltung geplant. Für die Fachbereiche ohne Vorgangsbezug (zum Beispiel ISO-9001-Dokumentation) werden eigene Ablagestrukturen geschaffen, damit auch sie ihre Prozesse mit digitalen Akten abbilden können. Geplant ist, dass auch die Büros im Ausland mit dem System arbeiten.
Das Unternehmen wird demnächst seinen Mitarbeitern außerdem ermöglichen, auf die ECM-Software auch von unterwegs zuzugreifen. Die mobilen Lösungen auf Basis der ECM-Suite (die App OS|mobileDMS und der WebClient) werden eingesetzt werden, damit Mitarbeiter zum Beispiel auch beim Kunden vor Ort effizient arbeiten können – und zwar online sowie offline.
Angeles Galbis
Social Business Manager
OPTIMAL SYSTEMS GmbH
www.optimal-systems.de/infopaket-maschinenbau