Illustration: Absmeier

Die massiv gestörten Lieferketten versetzen den Einkauf in den Krisenmodus. Viele Unternehmen stellen deshalb externe Berater ein – die die Probleme kurzfristig auch oft lösen können. Langfristig ist es aber sinnvoller, die eigenen Mitarbeiter zu befähigen. Mit Seminaren, die innerhalb weniger Tage die Teilnehmer mit Inhalten und Wissen überladen, gelingt das aber nicht. Ein nachhaltiger Wissenstransfer findet vielmehr mit einem Coaching über einen längeren Zeitraum und parallel zum Arbeitsalltag statt.

Krise folgt auf Krise: Die Corona-Pandemie und der Ukraine-Krieg sorgen weltweit für gestörte Lieferketten und Mangel an verschiedenen Produkten. Die Beschaffung stellt das vor große Herausforderungen. Es gilt, Waren schnellstmöglich und zu einem guten Preis zu besorgen. Wie – damit sind die eigenen Mitarbeitenden oftmals überfordert, weil sie für den Krisenmodus nicht gerüstet sind. Unternehmen setzen daher auf externe Einkaufsberater und kaufen sich deren Expertise ein. Teils zu einem hohen Preis: Berater fangen bei rund 1000 Euro Tageshonorar an, spezialisierte Berater verlangen oftmals das doppelte oder mehr.

Unternehmen erzielen mit solchen Projekten zwar schnell gute Ergebnisse, weil sie von der Erfahrung und dem Netzwerk des Beraters profitieren – aber auch nur einmalige. Für jedes weitere Projekte muss dann wieder viel Geld investiert werden. Zudem schwingt immer eine gewisse Unsicherheit mit: Der Nutzen externer Beratung ist nicht sofort monetär greifbar, welches Ergebnis das Projekt erzielt, kann kaum vorhergesehen werden. Einige Berater bieten ihre Leistung zwar auch auf Erfolgsbasis an; da sich der Erfolg jedoch nur bei Einsparungsprojekten gut messen lässt, ist dieses Honorarmodell nicht für alle Projekte geeignet. Zudem nehmen solche Berater nur Projekte an, deren Projektvolumen mindestes bei einer halben Million Euro liegt – und verlangen im ersten Jahr oftmals 50 Prozent der erzielten Einsparungen des ersten Jahres als Entlohnung.

Eigene Mitarbeiter zu Experten ausbilden

Einen langfristigen und nachhaltigen Effekt erzielen Unternehmen vielmehr, wenn sie ihre eigenen Mitarbeiter zu Experten ausbilden. Etliche Seminare versprechen genau das, versuchen innerhalb kurzer Zeit möglichst viel Wissen zu vermitteln. Das Problem dabei: Die Teilnehmer können die Fülle an Inhalten gar nicht innerhalb weniger Tage aufnehmen und viel Wissen geht deshalb direkt wieder verloren. Zusätzlich fallen die Mitarbeiter während des Seminars im Unternehmen aus – vieles bleibt liegen, was nach der Schulung erst wieder aufgearbeitet werden muss. Bis sie das neu Gelernte dann endlich anwenden können, haben sie die meisten Seminarinhalte schon wieder vergessen. Und selbst wenn noch etwas Theorie hängen geblieben ist, werden die Mitarbeiter mit der praktischen Umsetzung allein gelassen. Einen nachhaltigen Effekt haben solche Weiterbildungen daher eher nicht.

Abhilfe schafft ein neues Modell der Weiterbildung im Einkauf: Ein berufsbegleitendes Coaching und Mentoring über mehrere Monate hinweg. Anstatt die Teilnehmer innerhalb weniger Tage mit Inhalten zu überfrachten, finden über die Dauer eines solchen Programms hinweg unzählige kürzere Schulungen statt, entweder als Videosequenz on demand oder als Live-Coaching. Das Wissen wird so in leicht verdaulichen Häppchen vermittelt und kann deshalb langfristig abgespeichert werden. Zusätzlich sollten die Teilnehmer jederzeit die Möglichkeit haben, individuelle Fragen unkompliziert per Mail oder Sprachnachricht an die Coaches zu stellen. Tut sich im Arbeitsalltag ein Problem auf, erhalten die Teilnehmer dann direkt Hilfe vom Experten und werden auf diese Weise über Monate hinweg aktiv unterstützt.

Am Arbeitsplatz lernen und Wissen direkt anwenden

Findet das Programm berufsbegleitend statt, hat dies auch den Vorteil, dass die Mitarbeiter nicht tagelang am Arbeitsplatz fehlen, von anderen Kollegen demnach nicht ersetzt werden oder ihre Arbeit nach dem Seminar nachholen müssen. Auch Reisekosten fallen weg. Viel gewichtiger ist aber der Umstand, dass das Wissen nicht theoretisch in einer externen Schulung vermittelt wird, sondern direkt in der Arbeitsumgebung und im Alltag des Teilnehmers. Anstatt dass die Teilnehmer tagelang nur als Zuhörer in einem Seminar sitzen und höchstens in konstruierten Situationen mal zur Anwendung angeregt werden, lernen sie direkt an ihrem Arbeitsplatz und können das Gelernte im Anschluss unmittelbar anwenden. Der Lerneffekt ist auf diese Weise deutlich höher und nachhaltiger. Im Idealfall animiert der jeweilige Baustein direkt zur Umsetzung in die Praxis, vermittelt also konkrete Arbeitsaufgaben und Tipps.

Zudem können sich die Teilnehmer solch gestaltete Kurse selbst einteilen: Sie schauen sich etwa eine Videosequenz an oder bearbeiten ein Kapitel im Workbook dann, wenn sie auch Zeit dafür haben oder sie inhaltlich gerade am besten zu ihrer Arbeit passt. Die Teilnehmer sollten darüber hinaus regelmäßig Rückmeldungen zu ihren Zwischenergebnissen erhalten; dann können sie ihre Arbeitsweise bei Bedarf anpassen und weiter in die richtige Richtung lenken.

Fazit

Externe Einkaufsberater helfen Unternehmen zwar bei der Lösung kurzfristiger Probleme, sind aber auch teuer und erzielen keinen Wissenstransfer ins Unternehmen. Auf Dauer günstiger und nachhaltiger ist es, die eigenen Mitarbeiter zu befähigen. Mit klassischen Seminaren wird das schwierig bis unmöglich, weil sie innerhalb kurzer Zeit zu viele Inhalte vermitteln und fernab des Arbeitsalltags der Teilnehmer stattfinden. Einen langfristigen Effekt erzielen hingegen berufsbegleitende Coachingprogramme, die das Wissen in kleinere Bausteine aufteilen. Die Teilnehmer lernen direkt am Arbeitsplatz, können das Gelernte auf diese Weise direkt anwenden – und erzielen höhere und nachhaltige Lerneffekte.

Julia Kowal, Journalistin für Wordfinder PR

Berufsbegleitendes Coaching bei der ARNESS Academy

Ein solch neues, berufsbegleitendes Weiterbildungsformat bietet die ARNESS Academy an: Über sechs Monate hinweg finden 24 Sitzungen statt, zudem erhalten die Teilnehmer schriftliche Unterlagen in Form eines Workbooks. Rund 10.000 Euro kostet dieses Coaching, ist also günstiger als eine externe Einkaufsberatung – und hat einen langfristigeren Effekt. Geleitet wird die ARNESS Academy von Arne Zühlke, der seit 1999 im Einkauf von Maschinenbauunternehmen tätig ist und speziell in diesem Bereich über gefragtes Know-how verfügt. 2018 gründete Zühlke die Beratungsfirma ARNESS und bietet mit der Academy nun ein Format an, um Wissen und Kompetenz langfristig im Unternehmen aufzubauen. Das Coaching richtet sich an Unternehmer, Einkaufsleiter oder Gruppenleiter im Einkauf.