Eine einheitliche Umgebung für Kommunikation und Zusammenarbeit ist für die Mitarbeiter einfacher, komfortabler und effektiver einzusetzen. Kommt die Sametime-Lösung auch noch aus der Cloud entstehen dem Unternehmen keine Infrastrukturkosten.

Die Kasseler Technoform-Gruppe ist ein Unternehmensverbund unter dem Dach der Holding Technoform Caprano + Brunnhofer GmbH. Die Gruppe beschäftigt an 40 Produktions- und Vertriebsstandorten in Europa, Amerika, Asien und Ozeanien rund 1.200 Mitarbeiter. Die Technoform Group gehört zu den weltweit führenden Anbietern auf dem Gebiet der Extrusion von Kunststoffen. Dazu gehören die Entwicklung und Herstellung von hoch präzisen Isolierprofilen aus Polyamid sowie Sonderlösungen für Fenster, Türen und Fassaden aus Aluminium. Leitlinie der für Familienfreundlichkeit, flache Hierarchien und ökologisches Engagement mehrfach ausgezeichneten Gruppe ist es, Kunden-, Unternehmens- und Mitarbeiternutzen in Einklang zu bringen.

Ausgangssituation. Technoform arbeitet seit mehreren Jahren mit der IBM-Domino/Notes-basierten Instant Messaging- und Konferenz-Software Sametime. Die Mitarbeiter an allen Standorten weltweit nutzen die Funktionalitäten. Überwiegend werden die Präsenzfunktionen in Verbindung mit Chat benutzt. Daneben kommen Online-Meetings zum Einsatz und seltener auch das Verschicken von Dateien.

Herausforderungen. Die Anforderung war, ein für die Technoform-Gruppe geschlossenes System zu nutzen. Kommerzielle Systeme wie Skype sollten ausgeschlossen werden. Im Rahmen von Anpassungsmaßnahmen aufgrund von neuen Geschäftsfeldern und Erweiterungen der Geschäftstätigkeit wurde es notwendig, den Mitarbeitern Sametime in der neuesten Version zur Verfügung zu stellen.

Projektbeschreibung. Sametime als einheitliche Plattform für Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen wird für die Mitarbeiter der Technoform-Gruppe zur Verfügung gestellt. Fast 900 Mitarbeiter aus Deutschland, Großbritannien, Frankreich, Italien, Spanien, Griechenland, Türkei, Russland, Dubai, China, Japan, Indien, Australien, Neuseeland und USA sollen mit der Lösung arbeiten. Netzlink betreibt Sametime auf mehreren leistungsfähigen IBM-Servern, in seinen Rechenzentren als typischen »Software as a Service« in einer sogenannten Private Cloud.

Über die gesamte Organisation hinweg werden die Sametime-Funktionen genutzt. Dazu werden, neben den Standardfeatures, Audio- und Video-Konferenzfunktionen in browserbasierten Meetings ermöglicht und einheitliche Kommunikationsfunktionen für Mobilgeräte bereitgestellt. Ziel war es, Teams durch die Sametime-Funktionen handlungsfähiger zu machen und die Organisations- und Reaktionsfähigkeit zu verbessern. Sametime bietet Echtzeitzusammenarbeit mit Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens.

Lösungsansatz. Die Sametime-Umgebung wird als Cloud-Lösung von Netzlink betrieben. Investitionen in eigene Hardware und Systeme waren für Technoform nicht notwendig.

Netzlink sorgt als ISO 9001:2008-zertifizierter Dienstleister mit dem ServiceDesk HELPLINK zusätzlich für den reibungslosen IT-Betrieb im Unternehmen. Die Umgebung ist in das System-Monitoring eingebunden. Die Systemüberwachung erfolgt 24h/Tag und 7 Tage/Woche. Die Abrechnung gegenüber dem Kunden erfolgt monatlich nach Nutzung (Anwender/Monat und Speicher/ Monat). Die IT-Systeme und die Rechenzentrumsumgebung einschließlich der breitbandigen und zuverlässigen Internetanbindung der Sametime-Umgebung werden von Netzlink bereitgestellt. Technoform muss lediglich die Anbindung der Anwender an das Internet und die lokale Netzwerkumgebung in seinen Standorten mit den Client-Systemen bereitstellen. Die zentralen IT-Ressourcen, wie Server und Speicher, können bei Bedarf schnell skaliert werden.

Alle Instant Messaging-Funktionen sowie die Punkt-zu-Punkt-Videoverbindungen und die Funktionen zur Dateiübertragung finden über verschlüsselte Verbindungen statt. Für die gesamte Sametime-Umgebung hat Netzlink ein gesondertes Datensicherungskonzept nach den Vorgaben des BSI (Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik) entwickelt. Ebenso besteht ein gesondertes Notfallhandbuch, das alle Prozesse umfasst, die für die Fortführung des Betriebes der Sametime-Umgebung erforderlich sind.

Vorteile für den Kunden. Die neue einheitliche Umgebung für Kommunikation und Zusammenarbeit ist für Benutzer einfacher einzusetzen. Die Mitarbeiter schätzen den Komfort, mit allen weltweit tätigen Kollegen auf Mausklick verbunden zu werden, zu chatten, zu reden, sich per Video zu sehen, Dokumente zu teilen und Meetings abzuhalten. Da keine verschiedenen Kommunikationslösungen benutzt werden, steigen nicht nur die Produktivität und Leistung, sondern es werden auch die Kosten gesenkt. Die Mitarbeiter arbeiten auf neue Weise zusammen und haben einen innovativen Arbeitsplatz. Die Anbindung und Integration in die bestehende IBM-Notes-Umgebung stellt einen geringen Verwaltungsaufwand sicher. Die Benutzer melden sich mit ihren gewohnten Anmeldedaten an und Sametime integriert sich nahtlos.

Schon nach kurzer Zeit zeigte sich, dass eine schnellere und qualitativ höherwertige Entscheidungsfindung auf Basis von Echtzeitinformationen möglich wird. Geschäftsprozesse beschleunigten sich und es kam zu einem effektiveren Betrieb. Der Betrieb in einer Private Cloud mit monatlicher Abrechnung nach tatsächlicher Nutzung führt zur Aufschlüsselung der tatsächlich entstandenen Kosten und zu einer transparenten Zuordnung zu einzelnen Kostenstellen. Der Kunde kann die Nutzung des Systems von seiner Umgebung aus verwalten und administrieren. Außerdem hat er die komplette Kontrolle über den Zugang und die Nutzung sowie die damit verbundenen Kosten. Deutlich niedrigere Kosten für Telefonie und Aufwendungen für Reisetätigkeiten tragen ebenfalls zur Kostenreduzierung bei. Der Cloud-Betrieb entlastet die firmeneigene IT ganz erheblich, weil keine eigenen Rechenzentrumskapazitäten zum Betrieb der Umgebung notwendig sind, keine hohe Bandbreite für das zentrale System im eigenen Hause benötigt wird und kein internes Know-how aufgebaut werden muss. Ebenso entfallen aufwendige interne Wartungsarbeiten, da das Monitoring der Umgebung über die HELP-LINK AutoAlert-Lösung von Netzlink erfolgt.

Sven-Ove Wähling,
Geschäftsführer der Netzlink Informationstechnik GmbH

www.netzlink.com

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