Die Digitalisierung schreitet voran – und mit ihr verändern sich auch die Anforderungen an das Rechnungswesen. Während viele Prozesse in Unternehmen bereits weitgehend automatisiert sind, bleibt die manuelle Kontierung von Rechnungen oft ein Flaschenhals. Hinzu kommt ein demografisches Problem: Know-how-Träger mit jahrzehntelanger Erfahrung scheiden aus dem Berufsleben aus, während neue Mitarbeitende lange Einarbeitungszeiten benötigen. Hier eröffnet Künstliche Intelligenz neue Möglichkeiten – insbesondere durch automatisierte Kontierungsvorschläge, die auf maschinellem Lernen basieren.
Automatisierte Intelligenz im SAP-Umfeld
Moderne Lösungen wie der bei xSuite eingesetzte „Prediction Server“ greifen tief in den Rechnungsprüfungsprozess ein – allerdings nicht im Sinne einer Black Box, sondern als transparente Assistenzsysteme. Die KI-Engine verarbeitet dabei Rechnungsdaten, interpretiert historische Buchungen und generiert Vorschläge zur Kontierung. Dies umfasst unter anderem:
- Sachkonten und Kostenstellen
- Prüfer- und Bearbeiterzuweisungen
- Innenaufträge, Buchungskreise und Lieferanteninformationen
In der Praxis zeigt sich: Besonders die Vorschläge zu Sachkonten und Kostenstellen bringen signifikante Effizienzgewinne, da sie den häufigsten manuell durchgeführten Schritt der Buchhaltung betreffen.
Mehr Effizienz, weniger Fehler
Die Stärken der KI liegen nicht nur in der Schnelligkeit, sondern vor allem in ihrer Fähigkeit, aus Mustern zu lernen. Während ein erfahrener Buchhalter auf seinen Wissensschatz zurückgreift, erkennt die KI wiederkehrende Buchungslogiken – und das systematisch und skalierbar. Das Ergebnis: Mitarbeitende werden entlastet, Fehlerquoten sinken, und der gesamte Rechnungsdurchlauf beschleunigt sich erheblich.
Zudem profitieren neue Teammitglieder von einem geführten System, das ihnen auch ohne jahrzehntelange Erfahrung präzise Vorschläge liefert. Der Einarbeitungsaufwand reduziert sich deutlich – ein nicht zu unterschätzender Vorteil im Wettbewerb um Fachkräfte.
Technische Basis: Deep Learning trifft SAP
Technologisch basiert der Prediction Server auf einem Deep-Learning-Modell, das über neuronale Netze trainiert wird. Die Integration in SAP erfolgt nahtlos: Sobald eine Rechnung eingelesen wird, fließen die Daten parallel in den Prediction Server. Dort erfolgt eine semantische Analyse, aus der sich Vorschläge ableiten lassen, die dem SAP-System zur Weiterverarbeitung zurückgespielt werden.
Blick nach vorn: Automatisierung mit Weitblick
Die automatische Kontierung ist erst der Anfang. Die Weiterentwicklung intelligenter Assistenzsysteme zielt auf eine weitreichende Automatisierung der Rechnungsverarbeitung – von der Anomalie-Erkennung bis hin zur Prognose künftiger Zahlungsflüsse. Das langfristige Ziel: die vollständige Dunkelverarbeitung von FI-Rechnungen (ohne Bestellbezug), also die buchhalterische Verarbeitung ohne menschliches Zutun.
Der Weg zur lernenden Buchhaltung
Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung ist datengetrieben, lernfähig und integrativ. Mit KI-gestützten Lösungen wie dem Prediction Server wird die Kontierung nicht nur schneller, sondern auch zuverlässiger und skalierbarer. Unternehmen, die frühzeitig auf diese Technologien setzen, gewinnen nicht nur an Effizienz, sondern sichern sich auch einen strategischen Vorteil im digitalen Wandel.
Dina Haack,
Senior Lead Marketing,
xSuite Group
xSuite ist Softwarehersteller von Anwendungen für dokumentenbasierte Prozesse und stellt weltweit standardisierte, digitale Lösungen bereit, die einfaches, sicheres und schnelles Arbeiten ermöglichen. Die Automatisierung wichtiger Arbeitsprozesse in Verbindung mit einem durchgängigen Dokumentenmanagement steht im Mittelpunkt. Kernkompetenz ist die Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP inkl. E-Invoicing für führende Unternehmen weltweit sowie öffentliche Auftraggeber. Ergänzt wird dies durch Anwendungen für Einkaufs- und Auftragsprozesse sowie Archivierung. Die Software wird in der Cloud oder hybrid betrieben. xSuite liefert alles aus einer Hand (Softwarekomponenten und Dienstleistungen). Regelmäßige SAP-Zertifizierungen bestätigen den hohen Qualitätsstandard. Sie gelten für verschiedene Lösungen und Einsatzumgebungen von SAP. Mit xSuite verarbeiten mehr als 300.000 User pro Jahr über 80 Millionen Dokumente in über 60 Ländern.
www.xsuite.com
Bilder: © xSuite Group, Fotostudio Cornelia Hansen