SANY EUROPE stellt leistungsstarke Maschinen speziell für den europäischen Markt her. Um die Gehaltsabrechnung für die 170 Mitarbeitenden sicherzustellen, erfolgt diese im Tandem mit MHP als professioneller Outsourcing-Partner. Perspektivisch sollen sämtliche administrative HR-Prozesse vollständig automatisiert werden – das setzt wertvolle Ressourcen frei.
Quality changes the World: So lautet die klare Vision von SANY Europe. Als Teil der globalen SANY Group stellt das Unternehmen hochwertige Baumaschinen speziell für den anspruchsvollen europäischen Markt her. Entwickelt und produziert werden die Hydraulikbagger, Erdbewegungsmaschinen, Kräne und Hafenmaschinen von einem lokalen Team aus 170 Mitarbeitenden am Hauptsitz in Bedburg bei Köln. International ist der Hersteller in 120 Ländern mit mehr als 30.000 Mitarbeitenden präsent.
Risiken durch Kapazitätsengpässe senken
Bei der Gehaltsabrechnung sowie vor- und nachgelagerten Tätigkeiten ist es wichtig, dass diese zuverlässig und sicher erledigt werden. Kapazitätsengpässe, etwa durch eine dünne Personaldecke, Urlaub oder Krankheit, können sich Unternehmen nicht leisten. Sie müssen ihrer gesetzlichen Pflicht zur pünktlichen und fehlerfreien Abrechnung unbedingt nachkommen. Dass bei SANY alle Gehälter über eine einzige Personalverantwortliche abgerechnet wurden, brachte schon immer ein hohes Risiko mit sich. Das Unternehmen entschied sich daher, die Aufgabe in Zukunft gemeinsam mit einem erfahrenen Dienstleister durchzuführen.
Umsetzung innerhalb von sechs Monaten
Die Wahl des Shared-Service-Partners fiel auf MHP. Die Management- und IT-Beratung arbeitet bereits seit Längerem erfolgreich mit dem Baumaschinenhersteller in verschiedenen Projekten zusammen, betreut unter anderem die IT-Systeme, und wurde zunächst mit dem Backup für die Gehaltsabrechnung beauftragt. Anschließend erfolgte die Umstellung auf einen Shared Service. »Wir hatten den Vorteil, die Systeme, Programme und Prozesse des Kunden bereits gut zu kennen, haben uns den Bereich Gehaltsabrechnung nach dem Motto ‚Shift and Lift‘ dennoch genau angeschaut und dann übernommen«, sagt Sendy Terzic, Associated Partner im Bereich HR Operations bei MHP und Leiter des Services. »Grundsätzlich gehen wir bei solchen Vorhaben immer individuell und maßgeschneidert vor.«
Die Gehaltsabrechnung sowie vor- und nachgelagerte Tätigkeiten erfolgen seitdem im Tandem zwischen MHP und SANY. Das prozessuale Wissen des Kunden wird dabei mit der hohen Expertise des Dienstleisters verbunden. Die Gehaltsabrechnung wird gemeinsam über ein Screensharing vorbereitet und MHP stellt die Ressourcen bereit, die Teile der administrativen Prozesse übernehmen. Dieses Vorgehen bringt Vertrauen und hohe Transparenz.
Frank Schmidt von SANY Europe: »Uns hat insbesondere die Expertise in der Durchführung von HR-Prozessen überzeugt. MHP schaut sich die Prozesskette – von ‚Hire to Retire‘ ganzheitlich an. Zudem besitzt MHP eine hohe System- und Konfigurationskenntnis.«
Innerhalb von sechs Monaten wurde die Systembetreuung auf einen one Single Point of Entry umgestellt. Dies lief ohne größere Herausforderungen ab, da MHP bereits die Systeme und Prozesse kannte.
Im Ergebnis kann SANY die Termine zur Erstellung der Gehaltsabrechnung für die 170 Mitarbeitenden kontinuierlich einhalten und gewährleisten, dass der Prozess vollständig und korrekt nach den rechtlichen Anforderungen abläuft. Außerdem konnte die Fehlerquote in der Abrechnung erheblich gesenkt werden.
Frank Schmidt von SANY Europe: »Durch die Optimierung und Automatisierung unserer HR-Prozesse können wir uns nun besser auf strategische Aufgaben konzentrieren, zum Beispiel die Personalgewinnung und -weiterentwicklung. Dies hat uns geholfen, in Zeiten des Fachkräftemangels als attraktiver Arbeitgeber in der Baumaschinenindustrie konkurrenzfähig zu bleiben. Außerdem können wir durch die freigewordenen Ressourcen flexibler und effektiver auf dynamische Marktveränderungen reagieren.«
Vollständige Automatisierung der Prozesse
Perspektivisch könnten die Unternehmensprozesse bei SANY mithilfe von Business Process Outsourcing weiter automatisiert werden. Dadurch wird die Effizienz der Prozesse nochmals auf das nächste Level gehoben und Skaleneffekte bei der Durchlaufgeschwindigkeit, beim Fehleraufkommen und bei den Kosten erzielt. Die Erfahrung zeigt, dass im Personalwesen durch den Einsatz von KI bis zu 15 Prozent der Aufgaben vermieden und die Aufwände selbst ebenfalls um rund 15 Prozent reduziert werden können. Im Endeffekt profitieren Unternehmen in Zeiten des Fachkräfte- und Ressourcenmangels enorm von optimierten, reibungslosen Prozessen – nicht nur im Bereich HR.
https://www.mhp.com/de/services/business-process-outsourcing