5 Tipps zur Auswahl einer Telefonanlage für kleine Unternehmen

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Bevor der Inhaber eines KMU in ein neues Telefonsystem oder eine Unified-Collaboration-Lösung investiert, fragt er sich, ob diese Investition seine Rentabilität verbessert, die Produktivität steigert oder die Betriebskosten senkt. Denn die Investition muss eine positive Rendite liefern, und sie sollte es den Mitarbeitern ermöglichen, effizienter und produktiver zu arbeiten. Benjamin Lay, Domain Leader SMB Solutions DACH bei ALE Deutschland, erläutert, worauf es bei der Auswahl einer IP-Telefonanlage für ein kleines Unternehmen ankommt.

 

#1 Einfache Echtzeit-Kommunikation

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Laut Mobile SQUARED Advertising Report werden 90 % der Nachrichten innerhalb von drei Minuten gelesen. Das zeigt, wie wichtig die Echtzeit-Kommunikation für Unternehmen heute ist. KMU können großen Nutzen aus einfachen Tools ziehen, zum Beispiel aus einem E-Mail-Plugin, mit dem der Anwender seine Kontakte mit einem Klick per Telefon, Instant Messaging oder SMS direkt aus der E-Mail-Anwendung heraus kontaktieren kann. Das ist ein sehr effektiver Weg, um die Produktivität zu steigern und die Kosten zu senken, vor allem in Verbindung mit Third-Party-Anbietern von Internet-Telefonie.

Online-Konferenzen spielen auch eine wichtige Rolle bei der Echtzeit-Kommunikation. Es sollte möglich sein, die Lautsprecher und das Mikrofon des Tischtelefons zu testen, damit sich bei den Telefonkonferenzen alle Teilnehmer verstehen. Das ist gerade bei häufigen Telefonkonferenzen äußerst wichtig, und es wird oft übersehen, dass dadurch die Produktivität beeinflusst wird.

Viele KMU-Mitarbeiter haben noch ein Papier-Adressbuch, das sie jedes Mal nutzen, wenn sie einen Kollegen anrufen. Indem man das Telefonverzeichnis im Telefonsystem speichert und die Funktion »Call by Name« – gegebenenfalls in Verbindung mit einer externen Tastatur am Telefon – anbietet, verbessert man die Produktivität.

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#2 Investitionsschutz

Überlegen Sie sich, wie sich Ihre Anforderungen im Laufe der Zeit ändern können, und stellen Sie sicher, dass Sie ein System anschaffen, das sich an Ihren künftigen Bedarf anpasst. Das kann eine umfassende Analyse erfordern. Es ist aber wichtig, dass Sie bei Ihrer Entscheidung auch künftiges Wachstum einbeziehen – und dass Sie einen Anbieter wählen, der seit Jahren am Markt tätig ist und deshalb voraussichtlich in der Lage sein wird, Ihr System langfristig zu unterstützen.

Ersetzen Sie komplexe Systeme durch eine Anlage, die speziell für KMU entwickelt wurde und sich durch hohen praktischen Nutzen, niedrige Komplexität und einen attraktiven Preis auszeichnet. Es ist beeindruckend, wie kostengünstig und funktionsreich KMU-Telefonanlagen geworden sind. Bei deutlich geringeren Betriebskosten bieten sie oft eine erhebliche Produktivitätssteigerung. Achten Sie darauf, eine Telefonanlage auszuwählen, die einfach zu bedienen und zu warten ist. Allein das wird langfristig Ihre Betriebskosten senken.

Viele KMU betrachten sowohl die Anfangsinvestition (CAPEX) als auch die laufenden Kosten (OPEX), die beim Betrieb eines Netzwerks entstehen. Schauen Sie nicht zu sehr auf den Kaufpreis und die Installationskosten, sondern lieber auf die langfristigen Betriebskosten und analysieren Sie die tatsächlichen »Cost of Ownership«. Ein wichtiger Faktor, auf den Sie achten sollten, ist der auf das Telefonnetz zurückzuführende Gewinn oder Verlust von Umsatz. Der ROI ergibt sich aus einem Anstieg an Transaktionen, Produktivität und Kundenzufriedenheit einerseits und den eingesparten Kosten andererseits.

 

#3 Mobilität – BYOD – Remote-Zugriff

Seit Anfang 2014 sind mehr Mobilgeräte als PC und Laptops im Einsatz. Für KMU besteht die Herausforderung darin, die Risiken einer Öffnung für Mobilgeräte gegen die Vorteile und Nutzen abzuwägen, die BYOD mit sich bringt. Viele Unternehmen entschließen sich zu einem Mittelweg, indem sie den Funktionsumfang und den Zugang zu Unternehmensinformationen begrenzen.

Web-Applikationen geben den Anwendern die Möglichkeit, über den Web-Browser auf ihrem Smartphone, Tablet, Desktop-PC oder Laptop mit dem Unternehmen in Kontakt zu bleiben, sofern sie einen Internet-Zugang haben. Damit können sie auch von überall auf ihre Anruflisten zugreifen und ihre Durchwahl auf ein beliebiges Mobil- oder Festnetztelefon umleiten.

Anwendungen wie NFC (Near Field Communication) fördern die Mobilität auf dem Firmengelände, indem sie die unterbrechungsfreie Weiterleitung eines Anrufs (Session Shift) zwischen einem Tischtelefon und einem Smartphone mit NFC-Funktion ermöglichen.

Immer mehr Unternehmen wollen ihren Mitarbeitern dabei unterstützen, überall und jederzeit zu arbeiten. Dabei müssen sie sich oft entscheiden zwischen sehr sicheren, aber teuren und komplexen Lösungen und einfacheren Lösungen, die aber ein höheres Sicherheitsrisiko darstellen. Hier sollte sehr sorgfältig abgewogen werden, was für das jeweilige Unternehmen richtig ist.

 

#4 Netzwerkanalyse

KMU brauchen produktivitätssteigernde IT-Services, die kostengünstig installiert werden können. Dabei haben sie es mit einer komplexen Kombination von Netzwerksicherheit, Mobilität, Quality of Service und Benutzerklassen der lokalen Anwendungen und Cloud-Dienste zu tun, die auf ihrem Datennetzwerk laufen. Wenn Sie als KMU-Inhaber die Einführung von VoIP, BYOD oder Echtzeit-Kommunikation planen, sollten Sie unbedingt den derzeitigen Stand Ihres Datennetzwerks überprüfen.

KMU, die ihre Netzwerke öffnen wollen, müssen die richtige Balance zwischen Sicherheitsrisiken, Kosten und Vorteilen finden. Ein Upgrade des Netzwerks auf die neueste Technologie und die aktuelle Software-Version ist entscheidend, damit VoIP, UC und BYOD reibungslos auf der Infrastruktur laufen können.

 

#5: Technologie allein löst Ihre Collaboration-Probleme nicht

Wie Mark Mortensen in der Harvard Business Review schreibt, kommen jede Woche neue Geräte, Systeme oder Services auf den Markt, die bessere Zusammenarbeit versprechen. In der Praxis verbessern die meisten jedoch weder die Collaboration noch die Produktivität.

Es geht nicht um die Technologie, die Sie installiert haben. Sondern darum, wie Sie sie einsetzen. Wichtig ist es, die Systeme mit der Art und Weise abzustimmen, in der die Menschen arbeiten. Wir denken, dass die Zukunft der Zusammenarbeit von der Technologie abhängt, aber das ist nur ein Teil der Wahrheit. Die Technologie bietet Vorteile, aber es ist wichtig, dass sie mit den sozialen Systemen Hand in Hand arbeitet. Um künftig gut zusammenzuarbeiten, müssen wir beides aktiv weiterentwickeln.

 

Sprechen Sie mit Beratern

Alle diese Aspekte zu berücksichtigen, kann ein wenig dauern, aber bei der Auswahl der Infrastruktur handelt es sich um eine der wichtigsten unternehmerischen Entscheidungen überhaupt. Es wird deshalb auf jeden Fall empfohlen, dass Sie sich die nötige Zeit nehmen, um in Ruhe die richtige Entscheidung zu treffen. Als der führende europäische Anbieter von Kommunikationslösungen unterstützt Alcatel-Lucent Enterprise Sie gern und kompetent in diesem Prozess.


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