Wie teuer ist ein Dokument? Diese einfache Frage können fast zwei Drittel der Unternehmen nicht beantworten. Laut einer aktuellen Umfrage kennen gerade einmal 16 Prozent die exakten Kosten. Was das über die digitale Reife von Dokumentprozessen aussagt und warum immer mehr Unternehmen auf Document-as-a-Service setzen, zeigt die neue Studie.
Ganze 63 Prozent der Unternehmen in Deutschland und der Schweiz wissen nicht, wie teuer die Erstellung und Verarbeitung eines Dokuments ist. Nur 16 Prozent verfügen über exakte Werte, weitere 21 Prozent können lediglich grobe Schätzungen abgeben. Versteckte Kosten – verursacht durch Suchzeiten, manuelle Freigaben oder redundante Eingaben – bleiben oft unentdeckt. Das ist eines der Ergebnisse der Studie »Next Level Dokumentenmanagement: Document-as-a-Service« von MSM Research AG in Zusammenarbeit mit dem Lösungsanbieter SPS.
Digitalisieren heißt noch lange nicht modernisieren
Diese Intransparenz ist kein Versäumnis des Controllings, sondern das Resultat fragmentierter Systeme und Prozesse. Zwar geben mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen an, dass sie ihre Dokumentenprozesse bereits weitgehend digitalisiert haben. Doch die Tiefe dieser Digitalisierung ist begrenzt. »Die Ergebnisse zeigen, dass viele Unternehmen den ersten Digitalisierungsschritt längst vollzogen haben – aber noch zu selten in Prozessen denken«, sagt David Ziltener, Mitglied des Executive Boards von SPS.
In der Praxis dominiert ein hybrides Nebeneinander von Systemen, Kanälen und Zuständigkeiten. Etwa zwei Drittel der Unternehmen bearbeiten Dokumente intern, fast die Hälfte bezieht zusätzlich externe Partner ein. E-Mail, Post, Kundenportale oder App-Kommunikation existieren häufig parallel: 97 Prozent der Unternehmen versenden Dokumente per E-Mail, 47 Prozent nutzen Kundenportale, 29 Prozent mobile Apps.
Dieses Nebeneinander birgt Risiken, vor allem, wenn Abläufe dezentral und unkoordiniert laufen. »Solange Dokumente in voneinander getrennten Systemen erzeugt, geprüft und verteilt werden, bleibt ein großer Teil des Effizienzpotenzials ungenutzt und das Kundenerlebnis geschwächt. Der nächste Schritt besteht darin, Informationsflüsse als vernetzte End-to-End-Prozesse zu verstehen – und sie konsequent zu steuern«, so Ziltener.
Antwort auf hybride Prozesse: Document-as-a-Service
Die Studienautoren empfehlen Unternehmen, ihre fragmentierten Informationsströme zu konsolidieren. Anstelle einer Vielzahl unkoordinierter Einzellösungen braucht es zentrale Lösungen für das Output-Management – die dafür sorgen, dass Daten, Vorlagen, Versandkanäle und Freigabeprozesse an einem Ort zusammenlaufen.
Hier setzt ein Modell an, das die Studie als zukunftsweisend bewertet: Document-as-a-Service, kurz DaaS. Zentrale Funktionen wie Archivierung, Freigaben, Vorlagenverwaltung, Versandsteuerung oder E-Signaturen werden dabei als Service zur Verfügung gestellt, idealerweise durch einen spezialisierten Dienstleister. Dieser übernimmt Betrieb, Wartung und Change: Dadurch kann die interne IT ihre (oft limitierten) Kapazitäten auf strategische Projekte konzentrieren und gleichzeitig die Optimierungspotentiale im Dokumenten-Bereich wahrnehmen. So entsteht ein flexibles Service-Modell, das Qualität, Flexibilität und Effizienz verbindet.
Die Zahlen aus der Befragung unterstreichen diesen Trend: 42 Prozent der Unternehmen wünschen sich externe Unterstützung bei der elektronischen Archivierung, 36 Prozent bei digitalen Freigabeprozessen, 30 Prozent beim zentralen Vorlagenmanagement. Funktionen wie zentrale Dokumentenerstellung über Templates oder E-Signaturen sind für viele Unternehmen zwar relevant – werden aber bisher noch zu selten genutzt.
Benutzerfreundlichkeit vor technischen Funktionen
Die Lösungen müssen leicht und intuitiv bedienbar sein – 57 Prozent der Befragten nennen Benutzerfreundlichkeit als wichtigste Anforderung. Fachabteilungen wie Vertrieb, Kundenservice oder Marketing wollen Dokumentvorlagen und Kommunikationsabläufe eigenständig und agil verwalten, ohne für jede Anpassung auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein.
Technische Funktionen wie ein zentrales Template Management, die automatisierte Dokumentenerstellung via API und die Fähigkeit zur Mandanten- und Multichannel-Ausgabe werden als wichtige technische Enabler gesehen, stehen in der Priorität jedoch hinter der Benutzerfreundlichkeit zurück.
Dokumente als Teil der Wertschöpfung
Die Ergebnisse zeigen: Der digitale Wandel der Dokumentenwelt ist längst keine reine IT-Frage mehr, sondern eine Managementaufgabe. Wer weiter in abteilungsgetrennten Workflows arbeitet, riskiert, Effizienz, Skalierbarkeit und Prozessqualität. Der Schlüssel liegt in der Offenlegung und Konsolidierung der Informationsflüsse – und damit in der Fähigkeit, Dokumente als Teil der Wertschöpfung zu begreifen.
Auch SPS orientiert sich mit seinem Portfolio an dieser Entwicklung. Das Unternehmen kombiniert in seinen Lösungen Technologien wie automatisierte Klassifizierung, KI-gestützte Texterkennung und Omnichannel-Kommunikation zu modularen Services, die sich als DaaS-Modelle bereitstellen lassen. Damit schafft es Lösungen, die von der Poststelle bis zur cloudbasierten Datenverarbeitung reicht – ein Beispiel dafür, wie klassische Dokumentenprozesse in skalierbare Informationssysteme überführt werden können.