EntekSystems, die Experten für ITAM im DACH-Raum, bieten mit Inventory360 eine moderne Inventarisierungslösung, die es Unternehmen ermöglicht, alle IT-Assets wie PCs, Hardware, Software, Lizenzen, Verbrauchsmaterial, Bestellungen und Verträge in einem zentralen System zu verwalten.
Viele Unternehmen nutzen Excel zur Inventarverwaltung ihrer IT-Assets – dies kann zu vielen Problemen führen. Excel ist nicht dafür ausgelegt, große Datenmengen zu verwalten und bietet nur begrenzte Möglichkeiten zur Analyse und Auswertung von Daten. Außerdem ist die Datenqualität oft unklar und unzuverlässig, da manuelle Eingaben von verschiedenen Personen und ohne Validierung erfolgen können. Dadurch kann es zu Inkonsistenzen und Fehlern kommen, die sich negativ auf das Unternehmen auswirken.
Die Rolle von IT-Asset-Management für Unternehmen. Inventarverwaltung spielt eine wichtige Rolle für erfolgreiches IT-Management. Es ermöglicht effektives Ressourcenverwalten und nutzen. IT-Asset-Management umfasst sowohl physische als auch virtuelle Assets wie Hardware, Software und Lizenzen sowie die Dokumentation von Änderungen und Aktualisierungen.
Die Vorteile einer effektiven IT-Inventarisierung:
- Kosten reduzieren
Bessere Planung der IT-Ressourcen. Vermeidung unnötiger Neuanschaffungen und Reduzierung von Wartungskosten. - IT-Sicherheit verbessern
Identifizierung von Schwachstellen und unerlaubten Zugriffen auf Ressourcen. Enormes Erhöhen von Security und Schutz der Daten. - Compliance sicherstellen
Einhaltung von Lizenzverträgen und Dokumentation von Sicherheitsstandards für Audits (z.B. ISO 27001, TISAX). - Zusammenarbeit fördern
Mitarbeiter aus allen Bereichen können einfacher auf die IT-Ressourcen zugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Hierdurch werden Rückfragen reduziert und Probleme können schneller behoben werden. - Effizienz und Produktivität steigern
Unternehmen können ihre IT-Ressourcen sinnvoller nutzen und dadurch die Effizienz und Produktivität steigern. Mitarbeiter können schneller auf benötigte Ressourcen zugreifen und haben weniger Ausfallzeiten.
IT-Lifecycle beschreibt das Management von IT-Assets während der gesamten Lebensdauer.
Der Ablauf von IT-Lifecycle Management für die IT-Abteilung und das Tagesgeschäft. IT-Lifecycle beschreibt das Management von IT-Assets während seiner gesamten Lebensdauer. Dieser Zyklus umfasst im Wesentlichen die folgenden 5 Phasen:
- Bedarfsanforderung
Es wird ermittelt, ob das Unternehmen Bedarf an neuen Geräten besitzt. Dazu gehört die Analyse der fachlichen und technischen Anforderungen. - Bestellung
Bei Bedarf wird eine Bestellung getätigt. Sie enthält zentrale Informationen bezüglich Kostenstellen, Standorten und Rechnungsbeträgen, sowie weitere Daten zur Bestellkontrolle wie Liefertermin, Überfälligkeit oder letztmaligem Auftrag. - Inbetriebnahme
Nach Erhalt der Geräte werden diese in Betrieb genommen und durch den Fachbereich entsprechend installiert und konfiguriert. Unter diesen Punkt fällt ebenfalls die Inventarisierung eines Assets. - Wartung / Reparatur
Innerhalb der ersten Jahre werden an den meisten Geräten Änderungen vorgenommen. Zum einen fallen Reparaturen und Modifikationen an, zum anderen müssen Geräte regelmäßig kontrolliert werden. Ebenfalls entsprechende Wartungsverträge sind hier zu beachten. - Ausmusterung
Am Ende des Zyklus steht die Ausmusterung oder die Verschrottung des Geräts. Datenbestände müssen sicher gelöscht werden, es muss sich um Entsorgung, Recycling, Weiterverkauf oder Rücksendung an den Hersteller gekümmert werden. Der Fokus liegt hier insbesondere auf dem Datenschutz.
Anwenderbeispiel: Wie man Einsparungen und Automatisierungen erreicht. Um Einsparungen und Automatisierungen durch ITAM-Software zu erreichen, sollten Unternehmen einen strategischen Ansatz verfolgen. Hier sind einige Tipps:
Definieren Sie Ihre Ziele
Bevor Sie eine IT-Inventarisierungssoftware einführen, sollten Sie klare Ziele definieren. Diese Ziele sollten sich auf die Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen und Risikominimierung konzentrieren.
Identifizieren Sie die richtige Software
Es gibt viele Anbieter auf dem Markt, daher ist es wichtig, die richtige Software zu identifizieren. Achten Sie auf Funktionen wie Automatisierung, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität.
Schulung und Support
Stellen Sie sicher, dass Sie Schulungen und Support für die IT-Abteilung und andere Benutzer anbieten. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter das Inventory-System effektiv nutzen und von seinen Vorteilen profitieren.
Datenqualität sicherstellen
Stellen Sie sicher, dass die Datenqualität hoch ist und dass alle Assets korrekt inventarisiert und dokumentiert werden. Dadurch können Sie sichergehen, dass Sie genaue Informationen über Ihre IT-Assets besitzen und potenzielle Risiken minimieren.
Das Dashboard von Inventory360.
Wie man die Einführung eines Systems am besten angeht. Eine phasenweise Einführung des ITAM-Systems trägt zur Konzentration auf bestimmte Aspekte bei und hilft schrittweise Erfolge zu erzielen. Beginnen Sie beispielsweise mit der Inventarisierung von Hardware und Software und erweitern Sie das System anschließend auf andere Bereiche.
Die folgenden Fragen sollte man sich im Vorfeld stellen:
- Habe ich bestehende Inventarlisten?
- Ist eine automatische Inventarisierung per Netzwerkscan möglich?
- Welche Abteilungen sollen beteiligt sein?
Fazit. Zusammenfassend spielt IT-Asset-Management für Unternehmen eine zentrale Rolle, da es ihnen dabei hilft, ihre Assets effektiver zu verwalten, Kosten zu reduzieren, die IT-Sicherheit zu verbessern, Compliance sicherzustellen, die Zusammenarbeit zu fördern und die Effizienz und Produktivität zu steigern. Unternehmen sollten sich jedoch bewusst sein, dass eine erfolgreiche Einführung eines ITAM-Systems sorgfältige Planung, Schulung und Support erfordert.
Auf unserer Website erfahren Sie mehr über die umfassende Inventarisierungsmöglichkeiten mit Inventory360: https://www.enteksystems.de/produkte/inventory360
Alexander Ritter,
Head of Sales & Marketing,
EntekSystems