Mehr Effizienz und Transparenz im Projektmanagement

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Um die Projektdokumentation und -kommunikation effizienter zu gestalten wird in ein SharePoint-System ein komplexes Rollen- und Rechtekonzept integriert und auf Automatisierung gesetzt. Die Pfannenberg-Gruppe profitiert von transparenteren und effizienteren Prozessen – und das über alle Niederlassungen hinweg.

Die Pfannenberg-Gruppe, ein mittelständischer Anbieter elektrotechnischer Komponenten und Systemlösungen für die Industrie, misst und steuert alle unternehmensstrategischen Projekte mithilfe der Balanced Scorecard (BSC), einem Konzept zur Verwirklichung der Unternehmensvision. Bedingt durch seine Unternehmensstrukturen mit weltweit zehn Standorten besitzt Pfannenberg ein umfassendes Rollen- und Rechtekonzept. Um die Projektdokumentation und -kommunikation effizienter zu gestalten, sollte das bestehende, aber unausgereifte SharePoint-System weiterentwickelt werden. Die evodion Information Technologies GmbH lieferte eine automatisierte Systemlösung, die auch das komplexe Rollen- und Rechtekonzept abbildet. Die Pfannenberg-Gruppe profitiert nun von transparenteren und effizienteren Prozessen im Projektmanagement – und das über alle Niederlassungen hinweg.

SharePoint statt Excel und E-Mails. Das bereits vorhandene, englischsprachige SharePoint-System bei Pfannenberg wurde bis dato nur mit Bordmitteln genutzt. Das heißt, mit der bisherigen Oberfläche ließen sich lediglich Inhaltstypen und Listen anlegen und nur wenige Workflows abbilden. Eine intensivere Nutzung war nicht möglich, da das Know-how fehlte, um SharePoint mit Code zu bedienen und weiterzuentwickeln. Das BSC-basierte Projektmanagement erfolgte deshalb über Excel-Listen: Eine einzige Tabelle beinhaltete sowohl das Projekt als auch die zugehörigen Tasks, die schrittweise zu erfüllen waren, um das Projekt auf die nächste Bearbeitungsstufe zu bringen. Die manuelle Listenpflege war sehr aufwendig und ermöglichte keine sinnvolle Auswertung von Projekten. Zudem verursachten die projektbezogenen Kommunikationsprozesse ein hohes E-Mail-Aufkommen. »Deshalb wollten wir die bisherige Projektdokumentation und -kommunikation durch eine neue Lösung ersetzen, die auf unserem bestehenden SharePoint aufbaut, alle Prozessabläufe im Projektmanagement automatisiert und unser Rollen- und Rechtekonzept widerspiegelt«, erklärt Arne Deu, Leiter der IT-Abteilung bei der Pfannenberg-Gruppe.

Flexibilität und kurze Abstimmungswege. Für die Weiterentwicklung des aktuellen Systems entschied sich Pfannenberg rasch für evodion. Der IT-Dienstleister und Microsoft Silver Partner verfügt über einschlägige SharePoint-Erfahrung und ist wie Pfannenberg in Hamburg ansässig. »Uns war es sehr wichtig, dass wir einen lokalen Anbieter finden, der uns stets zur Verfügung steht, der kurze Abstimmungswege hat und bei dem die Chemie einfach stimmt«, begründet Arne Deu die Entscheidung. »Andere, vor allem größere Anbieter, zeigten sich weniger flexibel, was die Projektspezifikation, Abstimmungen und Zeitvorgaben angeht. Hier hat evodion ganz klar gepunktet.« Die Entwicklung der neuen SharePoint-Lösung erfolgte innerhalb einer Testumgebung, sodass Pfannenberg die Excel-Listen weiterführen konnte und keine Beeinträchtigungen im laufenden Betrieb auftraten.

Automatisierte Projektdokumentation und -kommunikation. evodion hat für Pfannenberg eine individuelle Lösung entwickelt, die die Daten aus den alten Excel-Listen eins zu eins in SharePoint abbildet. Ein weiterer Vorteil sind separate Listen für die Projekt- und die Taskpflege. Die SharePoint-Oberfläche hat evodion so verändert, dass Anwender aus einem Projekt heraus und direkt über das Menü neue Tasks anlegen können, die wiederum auf das jeweilige Projekt zurückverweisen. Während es im vorherigen Excel-Projektmanagement undenkbar war, Projekterfolge durch Messungen sichtbar zu machen, ermöglicht die neue Lösung eine automatisierte Auswertung. Ein spezieller Control-Dialog sorgt dafür, dass alle projektrelevanten Kennzahlen in eine separate Datenbank gelangen. Über die Projekt-ID können Controlling-Verantwortliche die Kennzahlen dann mithilfe verschiedener Tools auswerten.

Umsetzung des Rollen- und Rechtekonzepts. Wie SharePoint genutzt werden darf, hängt bei Pfannenberg von bestimmten strukturbedingten Berechtigungsgruppen ab. »Weil evodion diese Gruppen in SharePoint abgebildet hat, erreichen wir einen bisher unvorstellbaren Grad an Automatisierung«, erläutert Arne Deu. »Wer wann welche Berechtigung erhält, wird jetzt durch den Projektstatus bestimmt.« Hat der Projektleiter ein Projekt erstellt und einen entsprechenden Task dazu angelegt, startet automatisch ein Workflow. Solange dieser Prozess nicht abgeschlossen ist, kann der Projektverantwortliche nichts an dem Task oder dem Projekt selbst verändern. Erst wenn alle Tasks erledigt sind, gelangt das Projekt auf die nächste Stufe beziehungsweise zum Abschluss.

Effizientere Prozesse und mehr Transparenz im Projektmanagement. Mit dem erweiterten SharePoint-System hat evodion nicht nur die Berechtigungsproblematik in Excel gelöst, sondern auch bislang manuelle Prozesse automatisiert. Der gesamte Verlauf einer unternehmensstrategischen Maßnahme ist nun viel besser nachvollziehbar. Auf einem integrierten Dashboard sieht jeder Mitarbeiter, was seine Aufgaben sind, bis wann er sie erledigen muss und wie viel Zeit er dafür aufwenden kann. Projektverantwortliche, Abteilungsleiter und Geschäftsführer einer Niederlassung erhalten zudem per Mausklick einen Überblick über sämtliche Tasks sowie den aktuellen Projektstatus. »Das führt zu mehr Transparenz für Projektbearbeiter und Führungskräfte und minimiert den Controlling-Aufwand bei uns im Unternehmen«, sagt IT-Leiter Arne Deu. Zudem konnte das E-Mail- und Datenaufkommen verringert werden: Wurden bisher zahllose Kopien der Excel-Listen per E-Mail versandt und an unterschiedlichsten Stellen abgespeichert – während sich das Original-Dokument unter Umständen bereits geändert hatte –, gibt es jetzt nur noch eine aktuelle Version. Die bisher langwierigen, über E-Mails abgewickelten Freigabe- und Abstimmungsprozesse entfallen, alles erfolgt direkt in SharePoint. Das macht auch die gesamte Umsetzung der Balanced Scorecard erheblich effizienter.

 

Pfannenberg ist ein mittelständisches Unternehmen, das innovative und hochwertige Elektrotechnik für die Industrie anbietet. Mit dem Hauptsitz in Hamburg und neun weiteren Standorten weltweit gehört das Unternehmen heute zu den Global Playern der Branche. Das Produktport-folio umfasst Komponenten und Systemlösungen für die Schaltschrank-Klimatisierung, Rückkühlung, optische und akustische Signaltechnologie sowie Art-Illumination.

 


autor_jennifer-koehlerJennifer Köhler
ist Redakteurin bei
Möller Horcher
Public Relations GmbH

 

Titelbild: © liravega/shutterstock.com