Sitzungs-/Meetingmanagement – Neue Arbeitswelt als Fundament für eine nachhaltige Meetingkultur

Die Pandemie hat sich als Brandbeschleuniger für neue Arbeitsformen erwiesen. New Work ist heute das Zauberwort. Sogenannte hybride Arbeitsmodelle, sprich der Mix aus Präsenz- und mobiler Arbeit, haben in einem Großteil der Unternehmen Einzug gehalten. Als Folge sind Onlinemeetings quasi wie Pilze aus dem Boden geschossen.

Die neue Arbeitswelt steht für mehr Selbstorganisation, agilere Team- beziehungsweise Führungskonzepte und damit schnellere Innovationen sowie das flexiblere Erschließen neuer Märkte. Onlinemeetings haben sich auf breiter Front bewährt, denn die Videokonferenztechnologien sind mittlerweile ausgereift und die erforderliche Bandbreite ist gegeben. Doch eine beinahe schon inflationäre Nutzung steht einem effizienten Arbeiten entgegen.

So verbringen einer von Slack und den Marktforschern von Kantar durchgeführten Studie zufolge Mitarbeiter durchschnittlich 5,1 Stunden pro Woche in Meetings, von denen sie 2,4 Stunden als unnötig empfinden. Dies bestätigt auch eine Erhebung der Harvard Business School und Boston University : 65 Prozent der befragten Führungskräfte gaben an, Besprechungen hinderten sie am Erledigen ihrer eigentlichen Arbeit. 71 Prozent halten sie gar für unproduktiv und ineffizient. Die Meetingkultur effektiver und konstruktiver auszurichten, tut daher Not.

Dass dies gelingen kann, unterstreicht Nils Mosbach, CTO der ELO Digital Office GmbH. Ihm zufolge bedeutet New Work »Flexibilität und Zugewinn sowohl für die Mitarbeitenden als auch für das Unternehmen«, denn er sieht hybride Modelle als zukunftsweisend. Ausschließlich im Homeoffice zu arbeiten, ist für ihn kein ideales Szenario: »Dann leiden à la longue Kommunikation, Zusammenarbeit, Kreativität und Unternehmenskultur. Zudem drohen soziale Isolation und gegebenenfalls Karrierenachteile. Ein gesunder Mix aus Büro- und mobilem Arbeiten kommt den Bedürfnissen aller Beteiligten am nächsten, sofern die technischen Voraussetzungen beispielsweise in Form guter Webkonferenztechnik erfüllt sind.«

Maximale Produktivität und Struktur. Der Stuttgarter ECM-Hersteller ist in Sachen New Work gut aufgestellt: Bereits seit Jahren unterstützt er seine Kunden mit verschiedenen Fachbereichslösungen rund um den digitalen Posteingang, das Rechnungs- und Vertragsmanagement, Bewerber-, Weiterbildungs- und Wissensmanagement sowie die digitale Personalakte. Neu sind die Varianten ELO Meeting Premium und ELO Meeting für das Sitzungs- beziehungsweise Meeting-Management. »Unsere Devise lautet hier: Zeitersparnis dank intelligenter Vor- und Nachbereitung«, so Mosbach. Alle Berechtigten haben sowohl vom Büro als auch von unterwegs oder dem Homeoffice Zugriff auf die Software.

Die Neuzugänge sorgen für eine fristgerechte Durchführung von Besprechungen und Sitzungen sowie hohe Effizienz – dank integrierter Kalender-App sowie einer optionalen Einbindung in Microsoft Teams. Außerdem ermöglichen sie eine automatische Anwesenheitsprüfung der Teilnehmer sowie die Erstellung von Notizen in den Kategorien persönlich, öffentlich oder protokollrelevant. Abstimmungen sind per Handzeichen oder via Endgerät möglich und werden protokolliert. Außerdem lassen sich sowohl den Teilnehmern als auch weiteren Mitarbeitern komfortabel Aufgaben zuweisen. Im Nachgang werden die Notizen, Beschlüsse und Entscheidungen in einem Protokoll zusammengefasst und dieses im PDF-Format bereitgestellt und verteilt.

Über eine nahtlose Verknüpfung mit der Flaggschiff-software ELO ECM Suite lassen sich alle verarbeiteten Daten im Repository rechtskonform ablegen – und wieder auffinden. Zudem können die autorisierten Anwender die gesamte ECM-Funktionalität wie etwa Berechtigungskonzepte, Collaboration-Tools oder Workflows nutzen. Letztere beispielsweise, um Vorlagen, Tagesordnungen oder Protokolle in Umlauf zu bringen und eine Freigabe dafür einzuholen.

Die Lösungen im Detail. ELO Meeting Premium verfügt über effektive Werkzeuge, um komplexe Sitzungen für den Aufsichts- beziehungsweise Verwaltungsrat oder Vorstand vor- und nachzubereiten. Die Teilnehmer können ihre Tagesordnungspunkte über das System anmelden oder ändern, so dass alle dafür relevanten Dokumente im Vorfeld automatisch zusammengestellt werden. Sind die Punkte besprochen und die entsprechenden Beschlüsse (online) gefasst, sorgt die Software für deren sichere Verwaltung: Die Dokumentation beziehungsweise Protokollerstellung erfolgt inklusive Aufgabenzuweisung automatisiert anhand bearbeitbarer hinterlegter Beschlussvorlagen.

 

Die Anwesenheitsliste bei ELO Meeting Premium.

 

Die Lösung bietet jederzeit vollständige Transparenz über Unterlagen und den aktuellen Bearbeitungsstand. Möglich machen dies geregelte Informationsflüsse und eine einfache Festlegung, nach welcher Reihenfolge welcher Bearbeiter die Arbeitsschritte vornimmt – auf Wunsch auch mit hinterlegten Fristen.

ELO Meeting vereinfacht für Unternehmen aller Größenordnungen die Vor- und Nachbereitung von Meetings aller Art. Den Teilnehmern stehen die Ergebnisse transparent und jederzeit nachvollziehbar zur Verfügung. Nur so bleibt kein To-do auf der Strecke und offene Punkte lassen sich bequem auf die Agenda des Folgemeetings setzen. Die Teilnehmer können Themen und Material einreichen und so gemeinsam die Agenda mit Leben füllen, im Bedarfsfall aber auch rasch umpriorisieren. Relevante Unterlagen aus dem Repository lassen sich referenzieren oder direkt in der Solution ablegen. Alle Teilnehmer werden zeitgesteuert benachrichtigt und erinnert. Folgetermine lassen sich unkompliziert aufsetzen.

Hohe Sicherheit bei Datenzugriff und Datenaustausch. Das digitale Sitzungsmanagement zeichnet sich durch hohe Effizienz und Sicherheit aus. Im Zusammenspiel mit der ECM-Suite werden alle verarbeiteten Daten rechtskonform abgelegt. Die Gremienmitglieder haben standortübergreifenden Zugriff auf die Informationen und können diese sicher untereinander austauschen. Allerdings erhalten – dank eines umfassenden Rollen- und Rechtesystems – nur dazu befugte Personen Zugriff auf Daten und Vorgänge. Darüber hinaus sorgt eine weitere Sicherungsebene für die selektive Verschlüsselung der Daten. Die ECM-Suite nutzt hierfür bis zu zwei Millionen Schlüsselkreise sowie eine 256-bit-AES-Verschlüsselung. Sensible Daten werden so geschützt und das Sitzungsmanagement für alle Beteiligten einfach und übersichtlich gehalten.

 


Sabina Merk

 

 

 

Illustration: © Normform, Kateryna Dolmatova/shutterstock.com