Steuertipps für IT-Freelancer

Steuern und Freiberufler – eine-ganz-besondere-Beziehung. Denn Freelancer müssen viel selbst erledigen, was sonst der Arbeitgeber übernimmt: Rechnungen schreiben, Umsatzsteuern abführen, Betriebskosten korrekt berechnen. Ein paar einfache Hinweise erleichtern aber den Umgang mit dem Finanzamt.

 

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Rechnungen richtig schreiben

Ordnungsgemäße Rechnungen sind entscheidend für eine unkomplizierte Steuererklärung. Wichtig sind bei Rechnungen die Pflichtangaben:

  • Name und Adresse von Absender und Empfänger
  • Das Rechnungsdatum
  • Eine eindeutige Rechnungsnummer, idealerweise automatisch generiert, mithilfe von Tools wie invoiz [1]
  • Die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Eine möglichst nachvollziehbare Beschreibung von Menge und Art der Dienstleistung. Wichtig sind auch Angaben zur Berechnung der Honorare, beispielsweise Pauschale, Tagessatz oder Stundenhonorar.
  • Lieferzeitpunkt oder Lieferzeitraum, also beispielsweise »17. Mai. 2018« oder »Mai-Juli 2018«.
  • Das Entgelt für die Dienstleistung (Nettobetrag), die Mehrwertsteuersumme und der Bruttobetrag (Rechnungssumme).
  • Den Mehrwertsteuersatz, in der Regel für Dienstleistungen 19 Prozent. Bei Auftraggebern aus der EU oder dem Nicht-EU-Ausland gibt es Sonderregeln, hier kann ein Steuerberater Auskunft geben.

 

Umsatzsteuer korrekt melden

Wer nicht von der Umsatzsteuer befreit ist, muss sie vierteljährlich oder (ab 7.500 Euro Steuerschuld) monatlich melden und abführen, darf dabei aber gezahlte Umsatzsteuern abziehen. Das ist in kleinem Rahmen recht einfach, da die Umsatzsteuervoranmeldung inzwischen auch online erledigt werden kann. Wem die Anmelderei aber zu unbequem ist, der kann einen Steuerberater damit beauftragen.

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Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer

Bei niedrigen Umsätzen gibt es die Möglichkeit, beim Finanzamt eine Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer zu beantragen. Nach Genehmigung kann er dann Rechnungen mit reinen Bruttobeträgen schreiben. Wichtig: Auf der Rechnung muss vermerkt werden, dass gem. § 19 Umsatzsteuergesetz keine Umsatzsteuer erhoben wird. So kann der Empfänger sie nicht irrtümlich herausrechnen.

Für diese Möglichkeit dürfen die Umsätze im Vorjahr 17.500 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreiten. Wer gerade erst Freiberufler geworden ist, darf den bisherigen Jahresumsatz für das erste Jahr als Schätzung hochrechnen – die Grenze liegt bei 17.500 Euro. Wenn die erste Rechnung mitten im Jahr liegt, wird das Jahr anteilig berücksichtigt.

 

Geringwertige Wirtschaftsgüter

Einzelposten wie Bürogeräte, Computer oder Smartphones, die maximal 800 Euro netto kosten, sind ein sogenanntes geringwertiges Wirtschaftsgut. Es muss nicht über mehrere Jahre hinweg abgeschrieben werden, sondern kann direkt im Jahr des Kaufs vollständig als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Ein Hinweis: Vor 2018 galt eine Grenze von 410 Euro.

 

Die Archivierung digitaler Belege

Grundsätzlich müssen alle Betriebskosten durch Belege nachgewiesen werden – auf Papier, aber auch digital. Papierrechnungen werden seltener, häufig gibt es nur noch PDFs per Mail oder im Archiv des jeweiligen Nutzerkontos. Doch Vorsicht: In vielen Fällen werden die Rechnungen nur eine Zeit lang zum Download angeboten, ebenso wie die Kontoauszüge der Bank. Aus diesem Grunde sollten solche Belege regelmäßig heruntergeladen und idealerweise mit einem Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden.

 

Der Arbeitsplatz

Der einfachste Fall ist das Mieten von Gewerberaum: Hier können sämtliche anfallenden Kosten inklusive Strom, Wasser, Internet und Telefon als Betriebskosten geltend gemacht werden. Bei der ausschließlich beruflichen Nutzung eines heimischen Arbeitszimmers werden alle Kosten nur anteilig berechnet. Ein Beispiel: Wer in einer 100 m2 Wohnung ein 25 m2 großes Arbeitszimmer besitzt, kann nur ein Viertel der Miete sowie der Nebenkosten als Betriebsausgaben geltend machen. Das Arbeitszimmer muss ausschließlich für den Job genutzt werden. Deshalb sollte es getrennt von anderen Räumen sein, abschließbar und kein Durchgangszimmer.

 

Internet und Telefon

Im Prinzip können nur die beruflichen Kosten für Mobiltelefon, Festnetz oder Internet als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, private Anteile müssen herausgerechnet werden. Das ist allerdings in den Zeiten von Flatrates nicht so einfach. Aus diesem Grunde akzeptieren die Finanzämter ohne große Umstände den Abzug von 20 bis 30 Prozent Privatnutzung bei allen Kommunikationskosten.

 

Das beruflich genutzte Auto

Hier gibt es zwei sinnvolle und ohne großen Aufwand umsetzbare Modelle: Die Kilometerpauschale und die Vollkostenrechnung. Wer nur wenig beruflich mit dem Auto fährt, sollte es sich einfach machen und die tatsächlich gefahrenen Kilometer beim Finanzamt angeben. Der Freiberufler kann jeweils 30 Cent als Betriebsausgabe geltend machen. Dafür benötigt das Finanzamt als Nachweis ein vereinfachtes Fahrtenbuch. Wichtig sind hier nur Datum, Zieladresse, Start und Ziel der Reise sowie die gefahrenen Kilometer.

Bei der Vollkostenrechnung werden die tatsächlichen Fahrzeugkosten steuerlich geltend gemacht. Als Nachweis ist ein ausführliches Fahrtenbuch notwendig, Dies lohnt sich allerdings nur, wenn häufig berufliche Fahrten anfallen und die Kilometerkosten deutlich über 0,30 Euro liegen. Dies trifft auf jeden Fall für größere Wagen zu, der ADAC führt eine entsprechende Liste der tatsächlichen Autokosten.

Eine weitere Möglichkeit ist die Zuordnung eines neu gekauften Wagens in das Betriebsvermögen. Dazu muss der beruflich genutzte Anteil mindestens 10 Prozent sein. Bei mehr als 50 Prozent beruflicher Nutzung muss das Auto sogar verpflichtend ins Betriebsvermögen aufgenommen werden. Anschließend sind alle Kosten inklusive der Abschreibung des Kaufpreises (oder die Leasingraten) Betriebsausgaben. Der private Anteil wird entweder per Fahrtenbuch nachgewiesen oder pauschal mit Abzug von monatlich einem Prozent des Brutto-Listenpreises berechnet.

 

Viele der genannten Aspekte lassen sich mit cloud-basierten Finanz- und Rechnungsprogrammen wie invoiz [1] grundlegend vereinfachen. Aufträge können hier mithilfe der Zeiterfassungsfunktion nach Stunden- oder Tagessätzen abgerechnet und relevante Daten per Knopfdruck für den Steuerberater exportiert werden. Der Steuerschätzer ermittelt zudem auf Grundlage der Geschäftszahlen die Größenordnung der bereits aufgelaufenen Steuerbelastung.

 

Moritz Buhl ist Head of Business Unit invoiz bei der Buhl-Gruppe.

Moritz Buhl machte seinen Bachelor of Science in General Management an der EBS Business School sowie seinen Master of Science in International Management an der Università Commerciale Luigi Bocconi in Mailand. Anschließend sammelte er Erfahrungen als Sales Performance Manager bei der Vodafone Group. Schließlich stieg Moritz Buhl im Jahr 2014 als CEO bei dem Softwareunternehmen cobra computer´s brainware AG ein. Seit Mai 2017 ist Moritz Buhl Head of Business Unit invoiz bei der Buhl-Gruppe.
[1] https://www.invoiz.de/

 


 

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