Illustration: Absmeier, Quimodo
Die Digitalisierung der HR-Abteilung bietet zahlreiche Vorteile wie beschleunigte Prozesse, geringere Fehleranfälligkeit, höhere Transparenz und mehr Zeit für strategische Entscheidungen. Auch im Jahr 2019 wird die Digitalisierung im HR-Bereich weiter voranschreiten. Die aconso AG erläutert, welche HR-Trendthemen im Jahr 2019 besonders relevant sein werden.
- Collaboration wird weiter an Bedeutung gewinnen
Collaboration meint die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit cleveren, digitalen Prozessen. Dabei werden alle Prozessbeteiligten aktiv mit eingebunden, um administrative Aufwände langfristig zu minimieren. Besonders der HR-Bereich profitiert von der Vernetzung zwischen HR, Management und Mitarbeitern. Aufgaben werden dahin verlagert, wo sie entstehen und unnötige Kommunikations- und Abstimmungsschleifen vermieden. Moderne Tools und Technologien unterstützen dabei den reibungslosen Ablauf der Prozesse. Jede Aufgabe wird an die zuständige Abteilung und damit an den verantwortlichen Mitarbeiter gesendet, ganz ohne das Zutun der HR-Abteilung. Dazu wird eine bereits bestehende IT-Infrastruktur – beispielsweise die mobilen Geräte der Mitarbeiter und Führungskräfte – genutzt, was wiederum das ortsunabhängige Bearbeiten von Prozessen ermöglicht. Das steigert die Flexibilität und Mobilität aller Beteiligten.
Collaboration vereinfacht zum Beispiel Prozesse wie die Zeugniserstellung, indem zusätzlich zur HR-Abteilung auch die Mitarbeiter und Führungskräfte des Unternehmens aktiv involviert werden. Mit dem Smartphone kann die Führungskraft das Zeugnis über eine einfache Beurteilungsoberfläche innerhalb weniger Sekunden erstellen. Auch andere Prozesse werden vereinfacht, indem beispielsweise mit nur einem Klick auf das Smartphone Boni für Mitarbeiter freigeschaltet werden können. Und auch für Mitarbeiter entstehen Vorteile, wenn sie z. B. Krankmeldungen über eine Foto-Upload-Funktion schnell und bequem in digitaler Form einreichen können.
- People Analytics – Zukunftsprognosen durch Big Data
Schon heute unterstützt People Analytics HR-Abteilungen dabei, Entscheidungen im Personal- und Organisationsbereich basierend auf Big Data zu treffen. Dazu werden Daten aus unternehmensinternen und -externen Quellen betrachtet und mit analytischen Verfahren ausgewertet. Aktuelle Probleme wie eine hohe Fluktuation oder hohe Fehlzeiten werden so schneller identifiziert, sodass rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden können.
Dieser Ansatz wird im nächsten Jahr noch relevanter, da People Analytics einen breiten Anwendungsbereich bietet: Zukunftsprognosen in Bezug auf Kündigungen oder Krankmeldungen liefern wichtige Informationen für die HR-Abteilung; und auch das Management profitiert von diesen Daten, wenn Wahrscheinlichkeiten angeben, wann Mitarbeiter das Unternehmen verlassen – so können geeignete Maßnahmen ergriffen werden. Bei der Nachbesetzung von Stellen können außerdem Kennzahlen wie Cost of Hire eine wichtige Hilfestellung sein.
Beim Umgang mit personenbezogenen Daten aus dem Arbeitsumfeld sollte immer darauf geachtet werden, die Datenschutzrichtlinien der DSGVO einzuhalten und auf geeignete Software-Lösungen zu setzen, die Unternehmen bei der Umsetzung unterstützen.
- Künstliche Intelligenz hebt Digitalisierung auf neues Level
Heute schon können wiederkehrende administrative Tätigkeiten wie die Bearbeitung von Krankmeldungen oder die Ablage von Mitarbeiterdokumenten vollautomatisiert ablaufen. Durch die Kombination mit künstlicher Intelligenz (KI) ergeben sich noch umfassendere Möglichkeiten zur Optimierung von HR-Prozessen: Komplexe Prozesse wie beispielsweise das Schreiben von Arbeitsverträgen oder selbst Mitarbeiterbeurteilungen werden zukünftig automatisch erstellt. Die künstlichen neuronalen Netze der KI sind den natürlichen Vernetzungen menschlicher Nervenzellen nachempfunden und werden zukünftig in der Lage sein, Informationen aus bestehenden Mitarbeiterdokumenten zu filtern, um darauf basierend Mitarbeiterbeurteilungen zu erstellen. Dadurch entsteht der Vorteil einer objektiven Bewertung und die Beurteilung bekommt dadurch eine sachlichere Aussagekraft.
Durch künstliche Intelligenz lassen sich auch im Bereich People Analytics enorme Fortschritte erzielen, um beispielsweise Kennzahlen wie die Fluktuationsrate oder die Geschlechterverteilung zu ermitteln. Zusätzlich werden so auch mögliche Kündigungen und Kündigungsgründe vorhergesagt, sodass Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung frühzeitig ergriffen werden können.
- Robotic Process Automation zur Entlastung von HR-Mitarbeitern
Durch Robotic Process Automation (RPA) werden wiederkehrende Standardaufgaben schnell und kostengünstig von Software-Bots digitalisiert und automatisiert. Anders als bei üblichen Prozessautomatisierungslösungen müssen keine Schnittstellen programmiert werden, um die Systeme miteinander zu verbinden. Ein Software-Bot imitiert stattdessen menschliche Nutzer und bedient dazu verschiedene Programme. Komplexe, systemübergreifende Prozesse lassen sich dadurch schnell automatisieren, ohne dass ein hoher Programmieraufwand anfällt.
Eine klassische Aufgabe für einen Software-Bot ist es beispielsweise, eingehende Bewerbungen auf bestimmte Schlagwörter zu überprüfen und die Unterlagen den entsprechenden Stellenausschreibungen zuzuordnen. Der Bot kann Formulare automatisiert ausfüllen, Informationen aus dem Internet herunterladen, Daten aus einem System in ein zweites System eingeben, Berechnungen durchführen, E-Mails verschicken und Social-Media-Beiträge posten.
Die Software-Bots arbeiten hocheffizient und nehmen der HR-Abteilung lästige Routineaufgaben ab, sodass HR-Mitarbeiter wieder mehr Zeit für ihre eigentlichen Tätigkeiten haben. Dadurch werden sie auch im Jahr 2019 weiter verstärkt eingesetzt. Wird RPA mit künstlicher Intelligenz kombiniert, ist ein Bot sogar in der Lage, bei seiner wiederkehrenden Arbeit kontinuierlich dazuzulernen und selbstständig Entscheidungen zu treffen.
»Die HR-Trendthemen für 2019 zeigen, dass die Digitalisierung im HR immer weiter voranschreitet«, sagt Ulrich Jänicke, CEO und Vorstand der aconso AG. »Gerade in Arbeitsbereichen, wo das Tagesgeschäft durch administrative Aufgaben bestimmt wird, können digitale Prozesse die HR-Abteilung positiv verändern. So bleibt HR-Mitarbeitern wieder mehr Zeit, sich um ihre eigentlichen Aufgaben zu kümmern.«
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