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Die Geschäftswelt steht an einem Wendepunkt: Prozesse müssen effizienter, sicherer und gleichzeitig nachhaltiger gestaltet werden. Wie fortschrittliche Trends aus BPM und GRC den Weg für technologische Innovationen ebnen.
Technologische Entwicklungen wie künstliche Intelligenz (KI), digitale Zwillinge und Intelligent Process Automation verändern die Art, wie Unternehmen arbeiten, grundlegend. Parallel dazu steigt der Druck, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig gesellschaftliche Erwartungen, etwa im Bereich Nachhaltigkeit, zu berücksichtigen.
Business Process Management (BPM) und Governance, Risk & Compliance (GRC) verschmelzen dabei zunehmend zu einem integrierten Ansatz, der technologische Innovationen mit den wachsenden Anforderungen an Transparenz und Resilienz verbindet. Der Blick auf die Trends für 2025 zeigt, wie stark neue Technologien und Ansätze die Weiterentwicklung von BPM und GRC beeinflussen. Dies eröffnet Unternehmen nicht nur neue Möglichkeiten der Effizienzsteigerung, sondern schafft auch die Basis für zukunftsfähige Geschäftsmodelle.
Top BPM- und GRC-Trends 2025:
- BPM und EAM: Prozesse und Unternehmensarchitekturen zusammenführen
Die Integration von BPM und Enterprise Architecture Management (EAM) entwickelt sich zunehmend zu einem zentralen Trend. Während BPM auf die Optimierung einzelner Prozesse fokussiert ist, bietet EAM einen Überblick über die gesamte Unternehmensarchitektur, einschließlich IT-Systemen, Daten und Prozessen. Durch die Verschmelzung dieser Disziplinen können Unternehmen Transformationsvorhaben stärker an strategischen Zielen ausrichten und Synergien zwischen operativen Abläufen und der IT-Landschaft schaffen. Dies führt zu besserer Transparenz, erhöhtem Effizienzpotenzial und einer nahtlosen Abstimmung zwischen Geschäfts- und IT-Zielen. Der klare Überblick über Anwendungen, Prozesse und Abhängigkeiten ist entscheidend, um eine flexible und zukunftsfähige Unternehmensstruktur zu schaffen.
- EAM und IT-Sicherheitsmanagement: Schutz durch Integration
Mit wachsender Bedrohung durch Cyberangriffe rückt ebenso die Verbindung von EAM und Cybersicherheit in den Fokus. EAM ermöglicht es, IT-Architekturen detailliert zu dokumentieren und Cybersicherheitsrisiken in Abhängigkeit von Prozessen und Systemen zu analysieren. Sicherheitsstrategien werden dabei zunehmend bereits in die Architekturplanung integriert. Mit der Kombination aus EAM und Cybersicherheit lassen sich so Sicherheitslücken frühzeitig erkennen und durchdachte Schutzmechanismen implementieren. Die Verbindung von EAM und GRC stellt darüber hinaus sicher, dass die IT-Systeme und Prozesse in Unternehmen jederzeit den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dadurch lassen sich IT-Ausfälle oder böswillige Cyberattacken proaktiv vorbeugen und ein nachhaltiger Schutz gewährleisten.
- KI und HumanTech: Symbiose von Mensch und Maschine
Die künstliche Intelligenz (KI) entwickelt sich immer mehr von einem reinen Automatisierungswerkzeug hin zu einer Technologie, die Mensch und Maschine effektiv zusammenführt. Der Begriff »HumanTech« beschreibt dabei die Harmonisierung von menschlicher Kreativität und technologischer Präzision. Maschinen übernehmen repetitive und fehleranfällige Aufgaben, während sich Menschen immer mehr auf strategische und kreative Tätigkeiten konzentrieren können. Dieses Zusammenspiel wird zunehmend als unverzichtbarer Bestandteil moderner Unternehmen gesehen. Statt also den Menschen zu verdrängen, arbeitet die KI vielmehr als kompetenter Partner, der Fehler erkennt und Optimierungen in Echtzeit vorschlägt. Das steigert nicht nur die Produktivität im Unternehmen, sondern hebt auch die Qualität in der Entscheidungsfindung.
- ESG und Green BPM: Nachhaltigkeit im Prozessmanagement
Der Klimawandel und seine Folgen führen dazu, dass immer mehr Kunden eine höhere Transparenz und nachhaltiges Handeln von Unternehmen erwarten – und strenge internationale Vorschriften machen dies für Firmen unumgänglich. Umwelt-, Sozial- und Governance-Faktoren (engl. Environmental, Social and Corporate Governance, ESG) werden dabei zunehmend ein integraler Bestandteil von BPM. Neben ökologischen Zielen umfasst ESG auch soziale Themen und Aspekte der Unternehmensführung. Green BPM stellt sicher, dass der Aspekt der Nachhaltigkeit in die Geschäftsprozesse eingebunden wird – von der Ressourcennutzung bis zur Lieferkettenoptimierung. Unternehmen nutzen beispielsweise Analyse-Tools, um die CO₂-Bilanz einzelner Prozesse zu messen und kontinuierlich zu verbessern. Die Integration von Green BPM und ESG-Management auf einer Plattform ermöglicht es Unternehmen, nachhaltige Praktiken effektiv in den Alltag zu integrieren, die Ressourcennutzung zu optimieren und die Umweltbilanz insgesamt zu verbessern.
- Integriertes BPM- und GRC-Management: Einheitliche Steuerung von Prozessen und Risiken
Wo immer Prozesse ablaufen, spielen auch Risiken eine Rolle – ein durchdachtes Management dieser beiden Bereiche ist daher unerlässlich für den Erfolg und die Sicherheit eines Unternehmens. Die Integration von BPM und GRC-Management ermöglicht eine ganzheitliche Steuerung von Prozessen und regulatorischen Anforderungen. Unternehmen können Risiken in Echtzeit überwachen, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und gleichzeitig die Effizienz steigern. Durch die einheitliche Prozessdokumentation und gleichzeitige Risikoidentifikation können Arbeitsabläufe automatisiert, Daten besser verwaltet und Risiken effizienter behandelt werden. Indem sie alle relevanten Informationen und Prozesse zentral bündeln, können Unternehmen Risiken schneller identifizieren und adressieren. Dies führt zu einer klaren Struktur, effizienten Prozessen und mehr Sicherheit im gesamten Unternehmen.
- Intelligent Process Automation: Smarte Prozesse und umfassende Automatisierungsarchitektur
Die Automatisierung von Prozessen wird durch den Einsatz von Intelligent Process Automation (IPA) auf eine neue Ebene gehoben. Durch die Kombination von KI, Robotic Process Automation (RPA) und maschinellem Lernen (ML) entstehen selbstlernende Prozesse, die ihre Effizienz kontinuierlich steigern. So ermöglicht IPA die Automatisierung komplexer, miteinander verknüpfter Abläufe und schafft eine umfassende Automatisierungsarchitektur, die Prozesse durchgängig und intelligent steuert. Da automatisierte Prozesse schneller und fehlerfreier ablaufen, sinken gleichzeitig die Kosten, während der Kundenservice steigt. Mit einer Analyse von Echtzeitdaten wird die präzise Entscheidungsfindung leichter, zudem können Unternehmen Trends frühzeitig erkennen und proaktiv auf diese reagieren.
- Digitale Zwillinge: Virtuelle Abbilder für treffende Entscheidungen
Dank immenser technologischer Fortschritte sind digitale Zwillinge (engl. Digital Twins of Organizations, DTOs) mittlerweile zu einem wertvollen Entscheidungsfindungswerkzeug für Unternehmen verschiedenster Branchen geworden. Sie bieten eine digitale Nachbildung der gesamten Organisation, einschließlich Prozessen, Systemen, Ressourcen, Daten und deren Abhängigkeiten. Diese Modelle ermöglichen es, Szenarien zu simulieren, Risiken zu analysieren und Entscheidungen auf Basis umfassender Echtzeitdaten zu treffen. In Produktionsumgebungen werden digitale Zwillinge beispielsweise eingesetzt, um Produktionsanlagen, Lieferketten und Logistikprozesse zu überwachen und zu steuern. Durch Simulationen und Analysen können potenzielle Engpässe frühzeitig erkannt und behoben werden. Mit dem Wachstum des Internet of Things (IoT) wird die Datenbasis für DTOs immer umfangreicher, was noch präzisere Analysen und bessere Entscheidungen ermöglicht.
Wegweisende Entwicklungen für die Zukunft
Die Trends für 2025 zeigen eine klare Richtung: Prozessmanager müssen sich auf die Integration neuer Technologien und die Harmonisierung von Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit konzentrieren. Dies erfordert eine enge Vernetzung und Integration verschiedener Disziplinen und Technologien, um den steigenden Anforderungen der Märkte gerecht zu werden. Unternehmen, die diese Trends frühzeitig adaptieren, können ihre Prozesse optimieren und ihre Resilienz stärken. Durch die Öffnung für diese Entwicklungen haben Organisationen die Chance, ihre Position langfristig zu sichern und sich als zukunftsfähig und wettbewerbsfähig zu positionieren.
Gregor Greinke, CEO von GBTEC
Gregor Greinke ist ein wahrer Pionier im Bereich Business Process Management. Über zwei Jahrzehnte hinweg hat er Fortune 500-Unternehmen und international agierende KMUs bei der Gestaltung, Analyse, Automatisierung und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse begleitet. Mit der Gründung von GBTEC im Jahr 2005 hat er ein heute weltweit bekanntes Softwareunternehmen im Bereich Business Process Management etabliert. https://www.gbtec.com/de/
Ganzheitliche Prozesse: BPM auf Basis intelligenter Integrationslösungen treibt die digitale Transformation voran
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Mittels Business Process Management (BPM) haben Unternehmen in der Vergangenheit aus Einzelaufgaben ganzheitliche, kundenorientierte Prozesse geformt und so die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe substanziell verändert. Mittlerweile neigen sich die Zeiten, in denen Unternehmen ihre BPM-IT-Systeme ausschließlich funktional nutzen, jedoch dem Ende zu. Wer zukünftig wettbewerbsfähig bleiben möchte, sollte zusätzlich ein ganzheitliches Prozessverständnis entwickeln und bereit sein, innovative Technologien in seine Abläufe zu integrieren. Technologische Ansätze wie KI, RESTful-APIs, GRC, Green BPM oder No/Low-Code spielen dabei eine zentrale Rolle:
- KI und BPM: Wegbereiter datenbasierter Geschäftsmodelle
Künstliche Intelligenz (KI) ist aus der Zukunft des BPM nicht mehr wegzudenken. Momentan hauptsächlich noch im Bereich Process Mining, der datenbasierten Analyse von Prozessen, eingesetzt, werden KI-gestützte Anwendungen künftig auch in anderen Bereichen wie Prozessdesign, -automatisierung oder -optimierung eine entscheidende Rolle spielen. Im Bereich Prozessmodellierung generieren KI-Modellierer, beispielsweise sogenannte AI Modeler®, bereits dynamische, branchenspezifische Prozesse bis hin zu vollständigen Prozesslandschaften – ganz ohne menschliches Zutun und bei Bedarf gleich in mehreren Sprachen. Außerdem kann die KI als Copilot und strategischer Berater fungieren, Aktivitäten und Entscheidungspunkte vorschlagen und in Echtzeit personalisierte Empfehlungen zur Optimierung und Automatisierung von Prozessen liefern. Bei der Simulation von Prozessen und Szenarien unterstützt die KI Unternehmen bei der Berechnung von KPIs, um wirtschaftlich und strategisch sinnvolle Geschäftsentscheidungen abzuleiten. Auch bei der Analyse von historischen Daten kann die KI unterstützen. Mithilfe von maschinellem Lernen und Deep Learning identifiziert sie Abhängigkeiten und erkennt Muster.
Um sich noch gezielter auf die individuellen Strukturen, Datenquellen und Herausforderungen eines Geschäftsbereichs zu fokussieren, werden sich KI-Anwendungen und -Lösungen zukünftig verstärkt branchenspezifisch aufstellen. Die vertikal-spezialisierten Anwendungen werden auf Basis passgenau zugeschnittener Algorithmen in die datenbasierten Geschäftsmodelle integriert. Als Spielmacher und „Master of the Game“ wird es jedoch weiterhin in der Verantwortung des Menschen liegen, die Aufgaben für die KI in korrekter Weise zu definieren und ihre Ergebnisse so zu interpretieren, dass sie den Alltag nicht nur sicherer und nachhaltiger, sondern vor allem auch lebenswerter machen.
- RESTful APIs: Digitaler Klebstoff einer vernetzten Welt
Die digitale Welt kann nur dann zuverlässig funktionieren, wenn Produkte und Services nahtlos und ohne vorherige Anpassungen zusammenwirken und Daten sicher austauschen. Auch viele BPM-Prozesse setzen sich aus unterschiedlichen Softwarekomponenten und-diensten zusammen, beispielsweise bei No-Code/Low-Code-Automationen oder KI-Anwendungen. Den digitalen Klebstoff, der Daten, Anwendungen und Geräte im gesamten Unternehmen vernetzt und sie dazu bringt, miteinander zu kommunizieren, bilden sogenannte RESTful-APIs, kurz für Representational State Transfer Application Programming Interface (oder REST API). Sie beschreiben, wie sich ein Programm mit einem anderen verbinden und mit diesem kommunizieren kann. Im Gegensatz zu anderen API-Regelwerken bauen die webbasierten REST APIs auf bestehenden Systemen und Funktionen des Hypertext Transfer Protocol (HTTP) auf.
REST APIs lassen sich einfach durch Standard-HTTPS-Protokolle sichern. Bei Bedarf können Unternehmen zusätzlich noch Authentifizierungs- und Autorisierungsmechanismen implementieren und so den Zugriff auf Ressourcen steuern. Über eine einheitliche Schnittstelle zwischen den einzelnen Komponenten werden alle Informationen in standardisierter Form übertragen und Richtlinien und sonstige Praktiken in immer gleicher Weise implementiert.
Auch Automatisierungen lassen sich auf Basis von REST APIs durchgängig umsetzen, was nicht nur die Anzahl manueller Eingriffe, sondern auch das Potenzial für menschliche Fehler minimiert. Eine nahtlose Kommunikation und Aktualisierungen in Echtzeit sind jedoch nur dann möglich, wenn die REST APIs unternehmensweit in der gesamten IT-Infrastruktur implementiert sind und Anwendungen von überall und ohne Verzögerung auf Daten, Ereignisse und Aktionen zugreifen können. Die involvierten IT-Systeme fungieren dabei als externe Prozessbeteiligte und können die Prozessausführung jederzeit bei Bedarf initiieren, unterbrechen, fortsetzen oder beenden.
- BPM und GRC: Symbiose von Workflow und Compliance
Smarte Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen (ML) oder prädiktive Analytik verschaffen GRC (Governance-, Risiko- und Compliance-Rahmenwerk) zurzeit einen Innovationsschub. Unternehmen werden schon bald in der Lage sein, GRC-Risiken in ihren BPM-Anwendungen so früh zu erkennen, dass sie potenzielle Probleme identifizieren und in vielen Fällen auch beheben können, bevor sie überhaupt auftreten. Compliance-Anforderungen beispielsweise werden zukünftig direkt in BPM-Workflows eingebunden und automatisiert überprüft. Auf diese Weise minimiert sich das Risiko, dass wesentliche Vorschriften nicht eingehalten werden, das macht ein zeitaufwändiges Prozess-Monitoring weitgehend überflüssig.
Auditoren erhalten auf diese Weise einen schnelleren und leichteren Zugriff auf Prozessdaten und Compliance-Aufzeichnungen, was nicht nur die Berichterstattung an die Aufsichtsbehörden vereinfacht, sondern auch den Prüfungsprozess selbst. Aufgrund der integrierten Kennzahlen wird sich das Qualitätsniveau der Prozesse immer weiter verbessern. Unternehmen erhalten so eine zuverlässige und stabile Informationsbasis, die ihre datengestützten Entscheidungen treffsicherer und wettbewerbsfähiger macht.
- Green BPM: Nachhaltigkeit als Wirtschaftsfaktor
Nachhaltigkeit gehört für Unternehmen inzwischen zum Pflichtprogramm und wird auch vom Gesetzgeber eingefordert. Die Nachhaltigkeitsberichtspflicht beispielsweise fordert ab 2024 von immer mehr Firmen und Organisationen, Verantwortung für Umwelt und Gesellschaft zu übernehmen. Ein grünes Prozessmanagement, kurz Green BPM, das sich auf die Schaffung ökologisch nachhaltiger Prozesse konzentriert, bietet Firmen und Organisationen einen sinnvollen und strukturierten Rahmen, um nachhaltige, insbesondere umweltfreundliche Geschäftsprozesse zu identifizieren, zu bewerten und zu optimieren. Unternehmen, die Green BPM nahtlos in vorhandene BPM-Systeme integrieren wollen, sollten vor der Implementierung sicherstellen, dass sämtliche Prozesse, Strukturen, Lieferantenbeziehungen und sonstige interne Anforderungen den gesetzlich vorgeschriebenen Nachhaltigkeitsaspekten und -vorgaben entsprechen.
Im Grunde unterscheidet sich das grüne Prozessmanagement nicht so sehr von eingeführten Geschäftsprozessen. Es durchläuft die gleichen fünf Phasen des BPM-Lebenszyklus, nur dass grüne Prozesse mit jeder Phase stärker auf Nachhaltigkeit und Umweltverträglichkeit ausgerichtet werden. Durch speziell konfigurierte Nachhaltigkeits-KPIs (Key Performance Indicators) in Phase zwei ist es beispielsweise möglich, den Erfolg von Nachhaltigkeitsmaßnahmen präzise zu messen und zu bewerten. Der Energie- und Wasserverbrauch lässt sich durch Festlegen von maximalen Abgabemengen und minimalen Verbleibmengen genau kontrollieren. Und Emissionen können durch das Definieren energieeffizienter Prozesswerte niedrig gehalten werden, was sich unter anderem positiv auf den CO2-Fußabdruck auswirkt.
Green BPM ermöglicht zudem eine umfassende Betrachtung aller im Unternehmen eingesetzten Prozesse und vereinfacht so das Erstellen von Nachhaltigkeitsreports, das Nachweisen für Emissions- und Ressourcenverbrauch und das Durchführen von Risikoanalyse oder Kostenabschätzung von Projekten. Durch den nachhaltigen Ressourcenverbrauch, die ökologisch effizienten Prozesse und das unkomplizierte Reporting wird es möglich, Unternehmen mittelfristig so umzugestalten, dass sie Kosten sparen, ihre Effizienz steigern und gleichzeitig die Umwelt schützen.
- BPM und No-/Low-Code: Prozessautomatisierung ohne Programmierkenntnisse
Integrierte BPM- und No-Code/Low-Code Plattformen kommen weitestgehend ohne Programmierung aus. Sie erlauben Mitarbeitenden sämtlicher Abteilungen ihre Prozesse mit intuitiven Drag-and-Drop-Tools und ohne besondere Programmierkenntnisse selbst zu automatisieren. Da die automatisierten Anwendungen nahezu parallel zur Spezifikation der Anforderungen entstehen, reduzieren sie die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten von Geschäftsprozessen erheblich und beschleunigen die Time-to-Market signifikant. Vor allem repetitive Tätigkeiten wie die Freigabe von Dokumenten, das Prüfen von Rechnungen oder die Anlage von Stammdaten lassen sich mit wenigen Mausklicks automatisieren.
Anders als No-Code kann die Low-Code-Technologie auch eine tiefe Integration mit Drittsystemen eingehen, wobei die einzelnen Systeme über REST APIs miteinander kommunizieren. Low-Code unterstützt komplexe Ende-zu-Ende-Prozesse ebenso wie robotergesteuerte Automatisierungsprozesse (RPA) oder Human Centric Workflows, bei denen menschliche Tätigkeiten und automatisierte Funktionen eine perfekte Symbiose eingehen. Low-Code-Plattformen sind vielseitig einsetzbar und können IoT-fähige Apps ebenso bauen wie bestehende Legacy-Systeme ersetzen oder erweitern. Damit gilt die Low-Code-Technologie zurecht als Motor der Digitalisierung. Laut Gartner werden »bis 2025 70 % der von Unternehmen entwickelten neuen Anwendungen Low-Code- oder No-Code-Technologien verwenden, gegenüber weniger als 25 % im Jahr 2020, während die Ausgaben für Low-Code-Entwicklungstechnologien voraussichtlich auf fast 30 Mrd. US-Dollar ansteigen werden, mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 20,9 % von 2020 bis 2025« (Wong, J. und Davis K, 2022).
Ein Marathon – kein Sprint
Unternehmen werden ihre Wettbewerbsfähigkeit in den nächsten Jahren nur aufrechterhalten können, wenn sie ihre Prozesse automatisieren und mit geeigneten Maßnahmen, Strategien und Ansätzen auf neue Situationen und Anforderungen reagieren können. Nur wer den kulturellen Paradigmenwechsel akzeptiert, der mit der digitalen Transformation einhergeht, wird moderne und effiziente BPM-Prozesse etablieren können, welche die digitale Transformation voranbringen. Eine derartige Veränderung braucht jedoch Zeit. Sie gleicht einem Marathon und ist mit Sicherheit kein Sprint, der mit der Einführung eines BPM-Tools endet.
Gregor Greinke, CEO der GBTEC Software AG