Bereichsübergreifende Projekte zeichnen sich häufig durch fehlende gemeinsame Standards, mangelnde Schnittstellen und Schachteldenken aus. Die Kanban-Methode bietet sich daher als eine abteilungsübergreifende Möglichkeit an, Aufgaben im Team zu organisieren, zu priorisieren und um Zuständigkeiten festzulegen. Dadurch erhöht sich Produktivität, Konzentration und Effizienz.
Selbst in kleinen und mittelständischen Unternehmen treffen bei Projekten Welten aufeinander: Während IT und Entwicklungsabteilungen mittlerweile häufig einen agilen Ansatz verfolgen, planen Human Resources und die Marketingabteilung oft klassisch, weil sie an feste Termine wie Events und Messen gebunden sind. Die Kundenbetreuung denkt eher in Supportfällen und Kunden, während die Geschäftsführung einen globalen Überblick über den Zustand aller Projekte benötigt, ohne sich ins operative Tagesgeschäft zu vertiefen. In jedem Unternehmen gibt es dann noch mindestens ein Team, das sich sicher ist, statt Projekten nur Aufgaben zu bearbeiten.
Natürlich verstärkt sich jede Abteilung und jedes Team mit den Tools und Applikationen, die für die eigenen Anwendungsfälle am sinnvollsten erscheinen. Projektleiter, die für bereichsübergreifende Projekte verantwortlich sind, bringt diese Situation aber häufig an den Rand der Verzweiflung. Es fehlen gemeinsame Standards und das Schachteldenken macht die Zusammenarbeit schwierig. Mangels Schnittstellen zwischen den einzelnen Abteilungen bedeuten interdisziplinäre Projekte einen enormen Abstimmungsaufwand, so dass die Projektbeteiligten viel Zeit in Besprechungen und Telefonaten zubringen. Zugleich versacken dabei wichtige Informationen häufig im System, bevor sie bei den richtigen Leuten ankommen. Für die Führungsebene wird es schwer, sich einen Überblick zu verschaffen, was wiederum das Reporting aufwendig und träge macht.
Nun könnte eine Lösung dieser Probleme darin liegen, einen Projektmanagement-Standard über das gesamte Unternehmen auszurollen, aber dagegen werden sich viele Mitarbeiter sträuben. Auch zu Recht, denn selten wird eine Methode auf alle Unternehmensbereiche gleichermaßen gut passen.
Aufgaben und E-Mails als kleinster gemeinsamer Nenner. Ein unlösbares Dilemma? Sicher nicht. Der Münchner Softwarehersteller InLoox beispielsweise verfolgt eine andere Philosophie. Die Idee ist eine Projektmanagement-Software für Alle, die einen Austausch über Team- und Methodengrenzen hinweg ermöglichen soll.
Als kleinsten gemeinsamen Nenner – egal ob im Tagesgeschäft oder in Projekten – hat InLoox in so gut wie jedem Unternehmen zwei Elemente identifiziert: Aufgaben und E-Mails. Dabei bietet die Software die Kanban-Methode als eine abteilungsübergreifende Möglichkeit, Aufgaben im Team zu organisieren, zu priorisieren und um Zuständigkeiten festzulegen. In der IT ist das Konzept seit den 00er-Jahren weithin bekannt. Es besteht aus einem Dreiklang aus unerledigten Aufgaben, Aufgaben, an denen gerade gearbeitet wird und bereits erledigten Aufgaben.
Die Kanban-Tafel visualisiert die Abarbeitung von Aufgaben.
Der Charme der Methode besteht in ihrer Nachvollziehbarkeit und Umsetzbarkeit – unabhängig von der Fachabteilung oder vom Projektinhalt. Experten empfehlen, die Menge an Aufgaben, die gerade bearbeitet werden, zu begrenzen. Ohne diese Limitierung ist die Kanban-Tafel nicht viel mehr als eine To-Do-Liste. Wenn jedes Teammitglied nur zwei bis drei Aufgaben parallel bearbeiten darf, wird schnell ersichtlich, wo sich die Flaschenhälse in der Abarbeitung befinden. Außerdem verhindert es, dass Aufgaben vergessen werden, unvollendet bleiben oder mit fragwürdiger Qualität erledigt werden. Kurz gesagt: Die Methode erhöht Produktivität, Konzentration und Effizienz.
Auf dem Markt gibt es eine Reihe kostenloser Tools, die genau diese Funktionalität anbieten. Um eine Firmenfeier oder eine Hochzeit zu organisieren, eignen sich diese perfekt. Auch für eng umgrenzte Unternehmensbereiche können sie durchaus ausreichen. Ähnlich verhält es sich mit dem Kommunikationsmittel Nummer Eins in Projekten – der E-Mail. Sie mag für manche Teams durchaus ausreichen, um sich abzustimmen und sich zu organisieren – in den meisten Fällen greift sie aber zu kurz. Softwarehersteller InLoox integriert sowohl persönliche und projektbezogene Aufgaben mit Kanban als auch die allgegenwärtige E-Mail in sein Konzept. Die Projektmanagement-Software InLoox integriert sich direkt in Microsoft Outlook und erweitert die Microsoft-Lösung zur vollwertigen Projektmanagement-Plattform. E-Mails können projektbezogen abgelegt, als Basis für die Zeiterfassung genutzt oder in eine Projektaufgabe umgewandelt werden. So verschwinden Informationen aus E-Mails und die zugehörigen Dokumentenanhänge nicht in den Posteingängen einzelner Mitarbeiter, sondern werden dem gesamten Team zur Verfügung gestellt.
Angeschlossen ist ein Dokumentenmanagement, mit dessen Hilfe Unterlagen projektspezifisch abgelegt und organisiert werden können. So haben die berechtigten Mitarbeiter das passende Dokument griffbereit – auch von unterwegs. Für alle Teammitglieder, die mobil zugreifen möchten oder die nicht mit Outlook arbeiten, steht auch eine Web-Applikation zur Verfügung. Bis auf eine Mindmapping-Funktion, mit der Projektplaner Ideen, Konzepte und Entwürfe visualisieren und mit dem Team teilen können, bietet die Web App grundsätzlich die gleichen Funktionen wie die Outlook-integrierte Variante. Da beide Clients (Outlook und Web App) auf dieselbe Projekt-Datenbank zugreifen, sind alle Projektdaten immer synchron und auf dem neuesten Stand.
Professionelle Funktionen für fortgeschrittene Projektplaner. Teams, die »nur« Aufgaben und Dokumente verwalten, können diese auf derselben Plattform mit Arbeitsgruppen teilen, die umfangreiche Projektpläne mit fortgeschrittenen Planungsmethoden steuern. Die Projektplanung bietet ihnen einen grafischen Überblick über anstehende Termine, Aufgaben und den Fortschritt der Projekte. Über das integrierte Ressourcenmanagement sehen die Verantwortlichen projektübergreifend die Auslastung von Abteilungen, Teams und Einzelpersonen – so ist sofort klar, wer noch Kapazitäten frei hat und wer entlastet werden muss.
Alle diese Informationen lassen sich für Führungskräfte komfortabel zu verschiedenen Kennzahlen und Echtzeitauswertungen verdichten, so dass Abweichungen vom Plan sofort ersichtlich sind – zum Beispiel, wenn es zu Budget- oder Terminabweichungen kommt. Zusätzlich können für Stakeholder, die nicht mit der Software arbeiten, Berichte in den verschiedensten Ausgabeformaten erzeugt werden.
So kann jedes Team die bevorzugten Methoden nutzen und doch sprechen alle im Unternehmen eine gemeinsame Sprache. Das befähigt Unternehmen, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und Produkte schneller auf den Markt zu bringen.
Sabine Pfleger,
Expertin für Unternehmenskommunikation
www.inloox.de