Umfassende HR-Software-Lösungen lassen sich problemlos in Unternehmen aller Größen integrieren.
Der allgemein bekannte Aufholbedarf offenbart, dass vielerorts noch dringender Bedarf nach digitaler Transformation besteht. Die Situation eröffnet Tech-Spezialisten die Bühne, ihre digitalen Kompetenzen optimal zur Geltung zu bringen und beschert ihnen bestenfalls einen schnellen Erfolg.
Allerdings stellt sie der schnelle Erfolg auch vor zahlreiche Herausforderungen. Eine davon ist die effiziente Koordination des Wachstums. Dafür müssen Bereiche wie Kommunikation, Prozessabläufe und Personalmanagement so organisiert sein, dass sie durch ein koordiniertes, zeiteffizientes Zusammenspiel zum Erfolg beitragen. Dabei hilft die Implementierung von umfassenden digitalen Lösungen.
Die digitale Transformation als Zeichen der Zeit
Tech-Unternehmen und -Startups, welche aktiv einen Beitrag zur digitalen Transformation unserer Wirtschaft leisten, sollten niemals ihre eigenen digitalen Transformationsprozesse vernachlässigen. Anhand eines konkreten Fallbeispiels lässt sich am besten zeigen, was es bedeutet, digitale Transformation konsequent zu verfolgen und damit für zukünftige Wachstumsphasen gut gewappnet zu sein.
Interlutions, eine bereits 1999 gegründete Digitalagentur mit Sitz in Köln und Niederlassungen in mittlerweile vier weiteren Städten, hat sich früh der digitalen Beratung von Unternehmen verschrieben. Durch das langjährige Bestehen auf dem Digitalisierungsmarkt besteht ein tiefergehendes Verständnis der Tragweite einer Transformation. Mithilfe ihrer vier digitalen Säulen Beratung/Konzeptionierung, Design/UX, Technologie und Online-Marketing bietet das Tech-Unternehmen seinen Kund/-innen ein ganzheitliches Portfolio, um wichtige Teilaspekte der digitalen Transformation ihrer Kunden auf ganzer Linie zu begleiten.
Ihnen kommt die aktuelle Situation zugute, dass mittlerweile immer mehr Unternehmen die Notwendigkeit der digitalen Transformation erkennen, obwohl sich zahlreiche Unternehmer dem Thema aus Furcht vor Betriebsunterbrechungen und erhöhter Komplexität nicht unbedingt gerne widmen. Dabei muss es nicht direkt um disruptive Technologien wie KI und Machine Learning gehen, denn gerade die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen spielt eine maßgebliche Rolle beim Wachstum. Dies hat auch Interlutions frühzeitig erkannt und sich für die umfassende Transformation ihrer eigenen Personalverwaltung entschieden.
Erfolgreiches Wachstum erfordert die richtigen Umstände
Gerade beim Thema Personal stehen vor allem Startups und KMUs bei zu schnell eintretendem Erfolg vor einem Problem: Mit dem Durchbruch entstehen komplexe Organisationsstrukturen, während finanzielle Mittel und personelle Ressourcen bei aufstrebenden Unternehmen normalerweise knapp sind. Da die bestehenden Verwaltungsstrukturen oft nicht für eine angemessene Steuerung des neu entstehenden Aufwands ausgelegt sind, ist oftmals Überlastung die Folge, während strategische Vorteile nicht voll ausgenutzt werden können.
Damit hier eine erfolgreiche Neuaufstellung gelingt, braucht es vor allem in der internen Verwaltung die richtigen Voraussetzungen. Diese lassen sich z. B. durch digitale Transformation und die Implementierung entsprechender Tools schaffen. Deshalb sollten auch Tech-Startups möglichst früh nach innovativen Technologien Ausschau halten, mit denen sie sämtliche Geschäftsprozesse, inklusive des Personalmanagements, effizient steuern können.
Umfassende HR-Softwarelösungen erweisen sich dabei als besonders zukunftsweisend, weil sie zeit- und ressourcenschonend auf Wachstumsprozesse wirken und die Entwicklung des bestehenden Personals ermöglichen. Dank API-Schnittstellen lassen sich moderne Lösungen problemlos und ohne technischen Aufwand in bestehende Strukturen integrieren und unterbrechen dabei im Optimalfall keine aktiven Abläufe. Professionelle und eingängig aufgebaute Lösungen sind daher für aufstrebende Organisationen von besonders großem Wert.
Umfassende Softwarelösungen sind gefragt
Eine durchdachte HR-Software unterstützt durch die Automatisierung aller wesentlichen Verwaltungsprozesse und ermöglicht so die unkomplizierte Weitergabe wichtiger Informationen an sämtliche Mitarbeitenden. Eine derartige HR-Software ist also nicht nur hilfreich bei der Entwicklung eines strategischen Personalmanagements, sondern trägt auch zur allgemeinen Verbesserung der Kommunikation bei. Durch Effizienz, Transparenz und optimierte interne Kommunikation können Entscheidungsträger letztlich die wichtigen Entscheidungen treffen.
Die konkrete Umsetzung einer umfassenden Transformation gelingt zum Beispiel mithilfe der HR-Software Factorial HR. Die von dem aus Barcelona stammenden, gleichnamigen HR-Unicorns entwickelte Lösung ermöglicht mitunter eine genaue Zeiterfassung, die Einrichtung von Mitarbeiterprofilen sowie die Erstellung effizienter Schichtpläne. Ein automatisiertes Berichtswesen sowie ein umfassendes Projekt- und Dokumentenmanagement sind ebenfalls Bestandteile der Software.
HR-Softwareprogramme mit dem Umfang von Factorial HR können aber noch wesentlich mehr. So erstellen sie automatisch Organigramme zur besseren Übersicht über Strukturen und Verantwortungsbereiche. Für Datenschutz und Kontrolle sorgt ein Berechtigungs- und Zugriffssystem. Da zudem die Lohn- und Finanzverwaltung für jedes Unternehmen vom Tech-Startup bis zum Großhandelskonzern ein wesentlicher Bereich ist, kann solch eine HR-Software automatisiert Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen und die Ausgaben des Unternehmens kontrollieren.
Durch effizientes, sich an den Mitarbeitenden orientierendes HR-Management lassen sich verschiedenste Tätigkeiten und Bereiche auf digitalem Wege optimal untereinander vernetzen. Darin liegt der eigentliche synergetische Mehrwert von moderner, effizient wirkender digitaler Transformation.
Eine gelungene Transformation über den richtigen Fit
Die Expertise und die Erfahrung aus der eigenen Geschäftstätigkeit führte Interlutions zu der Entscheidung, die digitale Transformation ihrer Personalverwaltung umfassend umzusetzen. Jedoch garantierte die Entscheidung nicht, dass auf dem ersten Versuch alles funktionierte: »Wir standen vor dem Problem, dass wir vorher unverlässliche Tools eingesetzt haben, darunter zahlreiche Tools, die nicht miteinander interagierten.«, so Jens Parrée, CTO von Interlutions.
Es ist daher ein ausschlaggebendes Anliegen, dass die gewählte Softwarelösung auch gut zu den fortzuführenden Systemen passt und sich bestenfalls so nahtlos wie möglich integrieren lassen. Die Lösung von Factorial HR punktet mit erhöhter Flexibilität im Einsatz: »Unsere Lösung ist an alle KMU-Konfigurationen angepasst, von der Einstellung bis zum Offboarding, für Unternehmen mit 5 bis 5000 Mitarbeitern, mit verschiedenen Büros sowie für Geschäfte, die weltweit oder aus einer einzigen Geschäftsstelle arbeiten.«, beschreibt Matthieu Souyri von Factorial HR ihre Lösung.
Mittlerweile hat Interlutions in Factorial HR den passenden »Verwirklicher« für die Digitalisierung ihrer Personalmanagementprozesse gefunden. Mit der erfolgreichen Transformation sollten dem Unternehmen keine internen organisatorischen Wachstumshürden im Weg stehen, welche durch veraltete Prozesse und Ineffizienzen ausgelöst werden.