Teure Rohstoffe, Marktschwankungen und unterschiedlichste Losgrößen: Für das Geschäft des Drahtherstellers Elisental sind Flexibilität, genaue Planung und ein stets aktueller Informationsstand essenziell.
Seit 1999 setzt der Hersteller auf abas ERP und hat seit deren Einführung viele Insellösungen substituiert. Obwohl die Wirtschaftsleistung von Elisental in dieser Zeit um rund 100 Prozent stieg, blieb der Personalstand gleich. Jederzeit verfügt die Unternehmensleitung über aktuelle Kennzahlen und aussagekräftige Auswertungen. So kann auf Entwicklungen an den Märkten zeitnah reagiert werden. Der Lagerbestand wurde auf eine notwendige Menge reduziert. Die Optimierung der Termintreue sowie eine Reklamationsverwaltung sind die Kernpunkte zur Steigerung der Kundenzufriedenheit.
Von der Teebeutel- und Wurstklammer bis hin zu Aluminiumdrähten als Bestandteile von Hightech-Produkten in der Automobilindustrie, Medizintechnik oder Luftfahrt scheinen die Einsatzgebiete von Draht fast grenzenlos. Drähte erfüllen vielseitige Funktionen in der Verbindungs- und Verpackungstechnik, der Biege- und Form- bis hin zur Aufdampftechnik – um nur einige Anwendungsbereiche zu nennen. Die Ansprüche an Formen, Legierungen und Oberflächenbehandlungen sind ebenso vielfältig. Zu den führenden Anbietern zählt das 1919 gegründete Traditionsunternehmen Drahtwerk Elisental in Neuenrade in Nordrhein-Westfalen. Die Sauerländer haben schon sehr früh die Vorzüge des Werkstoffes Aluminium erkannt und sich mit innovativen Fertigungstechniken eine führende Marktposition in Europa erarbeitet. Etwa 40 Prozent Anteil hat das Exportgeschäft.
Aufgrund unterschiedlicher Produkte wurden bei Elisental drei Geschäftsbereiche etabliert: Mechanische Drähte, Sonderdrähte und thermische Drähte. Mit diesen Produkten bewegen sich die Sauerländer auf sehr unterschiedlichen Märkten, die mehr oder weniger wettbewerbsintensiv sind. Der größte Geschäftsbereich der mechanischen Drähte basiert auf individuellen Bestellungen, in den anderen Bereichen werden die Kundenbedürfnisse auch über Zwischenlager gesteuert. Die Anforderungen an Produktion und Warenwirtschaft sind daher sehr unterschiedlich. Eine weitere Herausforderung stellt der Einkauf dar. Wenige Anbieter weltweit sowie stark schwankende Preise erfordern eine sorgfältige Kalkulation und hohe Flexibilität in der Fertigung. Seit die abas ERP-Software 1999 bei Elisental von den IT-Experten ComputerKomplett SteinhilberSchwehr eingeführt wurde, hat sie sich bewährt und das Unternehmen auf seinem Wachstumskurs begleitet. Heute betreuen rund 140 Mitarbeiter 750 aktive Kunden. Für die ERP-Software sind 57 Lizenzen im Einsatz.
Lagermengen und Kosten im Griff. Der Lagerverwaltung kommt bei Elisental eine große Bedeutung zu, denn rund 50 Prozent der Kosten sind Warenkosten. »Aluminium ist ein teurer Rohstoff, er wird an der Börse mit sehr schwankenden Preisen gehandelt. Wir müssen deshalb nicht nur beim Einkauf sehr umsichtig vorgehen, sondern auch die Lagerverfügbarkeit sehr genau planen. Es gilt daher, trotz geringer Lagerbestände eine optimale Verfügbarkeit zu gewährleisten«, sagt Christof Bergmann, verantwortlich für die Bereiche Finanzen und Personal bei Elisental. Das kapitalintensive Rohwarenlager, das vor abas noch manuell verwaltet wurde und nur am Inventurstichtag genaue Auskünfte über die aktuellen Bestände zuließ, ist heute einfacher zu verwalten und befindet sich ständig auf dem neuesten Stand. Dadurch ergibt sich eine hohe Transparenz für den Auftragsbestand. »Durch die direkte Implementierung der Betriebsdatenerfassung mit abas ERP sind inzwischen alle Lageplätze so optimiert, dass jederzeit die Genauigkeit der Bestände gewährleistet ist«, sagt Christof Bergmann.
Klarer Blick auf die Kalkulation. Die besondere Marktsituation und teure Rohstoffe erfordern eine möglichst genaue Kalkulation von Aufträgen. Als Basis hierfür greift der Drahthersteller auf Daten aus dem ERP-System zu und bezieht Börsen und Währungskurse ein. Dienstleister ComputerKomplett SteinhilberSchwehr unterstützte hier bei der Umstellung der Kostenrechnung, Materialbewertung und Anlagenbuchhaltung von einem externen System zu abas ERP. Auch der gesamte Kalkulationsprozess wurde wesentlich verschlankt und optimiert. Des Weiteren wurde eine Kostenträgerrechnung umgesetzt und mit einer individualisierten Vorkalkulation ergänzt. Die Nutzung der Daten aus den abas Funktionsbereichen Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung ermöglichen hierbei unter anderem eine artikel- und kundenbezogene Erfolgsrechnung. Dadurch ergeben sich wesentliche Vorteile für das Controlling.
Dokumente verwalten und archivieren. Eines der jüngeren Projekte bei Elisental drehte sich um die Einführung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) von Habel. Die Berater von ComputerKomplett SteinhilberSchwehr empfahlen das leistungsfähige DMS, da eine sehr gute Integration zu abas ERP besteht. Die Software zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und E-Mails wurde bereits 2010 implementiert. »Wir haben uns hier bewusst Zeit gelassen, um zuerst die Prozesse und Workflows sauber zu definieren. Danach folgten Tests und Schulungen für die Key-User. Inzwischen läuft das DMS produktiv in den Abteilungen Einkauf sowie Vertrieb und wird sukzessive auch in anderen Bereichen eingeführt«, erklärt Arndt Kollhorst, Leitung EDV.
Die im ERP-System erstellten Dokumente werden automatisch archiviert. Der Anwender kann direkt per ERP auf archivierte Dokumente zugreifen. Durch die tiefgehende Integration in abas muss der Anwender für Arbeiten im DMS die gewohnte Oberfläche nicht verlassen. Alle Funktionen eines modernen Archivsystems wie revisionssichere Ablage, Volltextrecherche, schnelles Anzeigen und Ausdrucken mit Originalformular sind gegeben. Eingehende Papierdokumente werden gescannt und über Barcode mit den im abas ERP-System erfassten Vorgängen sowie Kunden-, Lieferanten- und Artikelstämmen verknüpft, was eine doppelte Erfassung überflüssig macht. Von Vorteil ist eine leistungsfähige Suche über Bereiche wie Stammdaten, Einkauf, Verkauf oder E-Mail hinweg sowie eine Volltextsuche.
Reklamationsverwaltung. Mit einer Reklamationsverwaltung wurde eine Access-Insellösung abgelöst. Seitdem ist keine doppelte Stammdatenverwaltung mehr notwendig und es stehen wesentlich mehr Funktionen zur Verfügung. So werden unter anderem Ausfallmengen erfasst und Gutschriften erstellt. »Früher haben wir nur Kunden- und Lieferantenreklamationen bearbeitet, mit abas ERP erfassen wir nun auch interne Reklamationen. Treten beispielsweise während der Produktion Fehler auf, wird dies in der Reklamationsverwaltung erfasst und die notwendigen Gegenmaßnahmen ergriffen. Wir erstellen außerdem Statistiken mit Qualitätsmängeln, die als Grundlage für Fehlerbehebungen beziehungsweise Verbesserungsprozesse dienen«, sagt der IT-Leiter.
Die kontinuierlichen Bemühungen zur Qualitätsverbesserung und das zeitnahe Reagieren im Falle von Reklamationen zahlen sich für Elisental auch in der Kundenzufriedenheit aus. Das Analysieren der internen Prozesse ermöglicht zudem einen fortschreitenden Verbesserungsprozess.
Kunden und Lieferanten im Blick. Nicht nur in der Reklamationsbearbeitung, sondern in allen Abteilungen, die mit Kunden oder Lieferanten in Kontakt sind, wird eine Computer Telephony Integration (CTI) genutzt. Dahinter verbirgt sich weit mehr als eine Koppelung zwischen Datenverarbeitung und Telefon: »Wir haben unsere Kunden- und Lieferantenkommunikation hiermit organisiert«, sagt Arndt Kollhorst. Dazu programmierten die IT-Mitarbeiter ein abas Infosystem, das umfassende Informationen zu den Geschäftspartnern bereithält. Neben den Stammdaten mit Kontaktperson sind auch Daten zur Geschäftsentwicklung, Angebote, Reklamationen oder Zahlungsverhalten verfügbar. Dank der Anbindung der Telefonanlage an abas, können alle berechtigten Mitarbeiter direkt aus der ERP-Anwendung telefonieren. Anrufer werden anhand der Rufnummer identifiziert und die entsprechende abas ERP-Kontaktdatenmaske automatisch geöffnet.
Den Chargen auf der Spur. Der Drahthersteller liefert seine Produkte auch in Märkte, die hohe Ansprüche an ihre Zulieferer stellten, wie beispielsweise die Lebensmittelindustrie oder der Automobilbau. Hier ist die Möglichkeit der Rückverfolgbarkeit von Chargen zwingend notwendig. Bevor die Chargenverwaltung mit abas organisiert wurde, war bei Elisental eine Insellösung im Einsatz. Der Aufwand für die Pflege und das Handling war allerdings zu groß und gipfelte in per Hand ausgefüllten Materialbegleitkarten. Mit der abas Chargenverwaltung konnte dies weitgehend automatisiert und vereinfacht werden. Sie erlaubt beispielsweise die Rückverfolgbarkeit der Chargenbewegungen, gibt Auskunft über die Chargenherkunft sowie die Chargenverwendung und ermöglicht die Chargenverfolgung. »Unser Aufwand hat sich hier durch den Einsatz des ERP-Systems wesentlich reduziert und wir sind immer auf dem aktuellen Stand«, sagt Arndt Kollhorst.
Gehen Lieferungen auf die Reise ins Ausland, erleichtert abas ERP diese Vorgänge wesentlich: Auftragsinformationen aus den Rechnungen und Lieferscheinen werden in das externe Versandplanungssystem BEO übergeben und so bereitgestellt. Auch die Sanktionsprüfung sowie die Intrastatverwaltung für Exportgeschäfte in EU-Länder werden mit abas abgewickelt. Die Intrastat-Meldungen müssen von Unternehmen für den Warenversand und -empfang erstellt und an das Statistische Bundesamt übermittelt werden. Diese enthalten unter anderem Informationen zu Warengruppen, Warenmengen und Lieferwerte.
Schnell und zuverlässig. Bewährt hat sich abas ERP nicht nur wegen seiner Stabilität: »in fast 18 Jahren hatten wir nicht einen durch abas ERP verschuldeten Ausfall«, so Arndt Kollhorst. Auch die Update-Strategie der Karlsruher kommt an: »Trotz vieler Anpassungen und Eigenentwicklungen gab es nie große Probleme, wenn ein Update eingespielt wurde. Auch der Aufwand hierfür hält sich in Grenzen, da diese Arbeiten von uns selbst erledigt werden können.«
Für die hohe Ausfallsicherheit und kurze Antwortzeiten ist auch die von ComputerKomplett SteinhilberSchwehr installierte Hardware verantwortlich. Die Server werden unter VMware Vsphere betrieben, das als führendes Betriebssystem einer virtualisierten Umgebung fungiert. Der Vorteil: Obwohl mit diesem Konzept ganz unterschiedliche Hard- und Softwarekomponenten betrieben werden, ermöglicht die Virtualisierung einen einfachen und sicheren Betrieb.
Solide Informationen. Aus dem Tagesgeschäft wäre das ERP-System bei Elisental nicht mehr wegzudenken. Nicht nur in der Produktion und der Verwaltung nutzen viele Anwender das System, auch die Geschäftsleitung profitiert von aktuellen Daten und aussagekräftigen Auswertungen. »Der Metalleinkauf ist bei uns Chefsache, da wir mit sehr teuren Rohstoffen arbeiten. Mit den Infosystemen für den Einkauf erhält unser Geschäftsführer aktuelle Daten und übersichtliche Auswertungen für seine Entscheidungen. Früher mussten hierfür sehr zeitaufwändig Excel-Übersichten aufbereitet werden«, erinnert sich Arndt Kollhorst.
Den Nutzen der ERP-Software seit ihrer Einführung beschreibt diese Aussage sehr deutlich: Innerhalb der vergangenen zehn Jahre konnte Elisental seinen Umsatz verdoppeln, die Personalzahl in Produktion und Verwaltung blieb jedoch gleich.
www.elisental.de
www.computerkomplett.de
www.abas-erp.com
Illustration: © Konceptum
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